Het Purchase-to-Pay proces en de bijbehorende kosten bestaan uit het managen van het contract, de inkooporder, ontvangst van goederen en diensten, de factuur verwerken, het bewaken en rapporteren en uiteindelijke het betalen van de leverancier.
Hoe zijn de kosten van Purchase-to-Pay opgebouwd?
Maak allereerst een keuze op welke manier u de software wilt kopen en beheren. Past een on-premise oplossing, een cloud oplossing of Simac Managed Services bij uw bedrijfsfilosofie? Oftewel wilt u alles in eigen beheer houden, kiest u voor het huren van software maar doet u de factuurverwerking wel zelf? Of wilt u volledig ontzorgt worden door Simac Document Solutions?
Als dat duidelijk is nemen we uw huidige (factuurverwerkings)processen door, dan weten we uw wensen en eisen en kunnen we met een voorstel en een functioneel ontwerp komen. Afhankelijk hoe uitgebreid uw factuurverwerkingsporces is en wat u wilt automatiseren kiest u naast workflow aanvullende modules van Rillion.
Vervolgens is het van belang met welk ERP-systeem u nu werkt of gaat werken en zijn er nog andere (branche gerelateerde) systemen waar we rekening mee moeten houden? Hebben we al eerder een koppeling gebouwd met dat ERP-systeem of het zijn beide cloud pakketten die elkaar al kennen, dan is het vrij standaard maar is de integratie er nog niet dan zullen we die maken en dat kost extra tijd.
Koppelen met uw ERP
Lees over onze koppelingenWat levert automatisering van het Purchase-to-Pay proces u op?
"Op onze crediteurenadministraties waren veel fte-ers bezig met inklopwerk, prijzen controleren, ontvangstbonnen printen, bonnen toevoegen, postbakjes etc. Met Palette verwerken we nu het maximale van onze licentie, zo’n 100.000 facturen. Meer dan de helft van de facturen zien we niet eens meer. Dit percentage ligt bij de facturen die met PO-matching verwerkt worden zelfs rond de 90%. Hierdoor besparen we zeker een aantal fte-ers uit. Maar die zijn niet ontslagen hoor, die hebben nu tijd voor andere werkzaamheden; zoals voor facturen die niet gematcht worden."
Bo-mij bespaart!
Lees het klantverhaalWelke besparing heeft Purchase-to-Pay MAG45 opgeleverd?
"Vooraf hadden we geen businessplan gemaakt, alleen een inschatting, meer niet. En die inschatting die klopt ongeveer wel. Alleen al in Nederland waren er eerst 3 a 4 personen met de factuurverwerking bezig en dat zijn er nu nog maar 1 a 2. Voor ons betekent dat dus een tijdsbesparing van ongeveer 50%."
Hoe wordt uw Purchase-to-Pay oplossing ingericht?
Voor de exacte invulling, de keuze voor de software en de compleetheid van de P2P oplossing doen we een gedegen onderzoek. We stellen u vragen zoals:
- Hoeveel facturen verwerkt u per jaar?
- Om wat voor soort facturen gaat het? (Papier, PDF, XML etc)
- Is herkenning op header niveau of line items van belang?
- Hoeveel administraties zijn er in het spel?
- Zijn er internationale vestigingen die ook direct betrokken zijn?
- Hebben we te maken met buitenlandse valuta?
- Moeten de facturen ook gematcht worden?
- Heeft u veel contracten?
- Wat verwacht u van het Purchase-to-Pay proces?
- In welke mate wilt u automatiseren?
- Voor welke periode wenst u deze P2P oplossing?
Waarom kiezen voor Purchase-to-Pay?
“Dat we de facturen die we al digitaal ontvingen opnieuw moesten printen en scannen, dat was absoluut ons grootste pijnpunt.”
McDonald's kiest voor Purchase-to-Pay
Hoe verwerkt McDonald’s Nederland haar ca. 15.000 inkomende facturen? Met een volledige P2P oplossing via herkenning, goedkeuring en de juiste koppeling met het ERP.
Hoe automatiseert een P2P-oplossing uw proces?
"Vanuit ReadSoft Invoices wordt in 1 veld de vestiging en afdeling meegegeven. Afhankelijk waar het mee begint, volgt het object veld en daardoor is de codering in Palette compleet. Hierdoor kan de factuur meteen ingelezen worden in Palette en de juiste flow ingaan zonder verdere inspanning van de crediteuren administratie. Het is een kwestie van goed uitvragen en een stukje maatwerk, al zie ik het eigenlijk nog meer als goed configureren: Wat heeft de klant nodig voor een boeking en kan je die informatie al in ReadSoft achterhalen?"
Hoe is de samenwerking met Simac Document Solutions?
"Vanaf het begin tot nu ben ik overal wel bij betrokken dus bij de inrichting van Palette, hoe de workflows gaan, de limieten, de interface naar ons pakket… noem maar op."
P2P bij MAG45
Marina Ansems, assistent controller bij MAG45 ging in 2016 op zoek ging naar een P2P oplossing. Nu 5 jaar later maakt ze de balans op: Wat heeft P2P software Palette gebracht? Wat zijn de voordelen? En hoe groot zijn de besparingen?
Snel uw investering terugverdienen?
Kies voor een besparing en zorg voor een geautomatiseerde verwerking van uw facturen. Uiteindelijk wilt u weten op welke termijn uw investering in het Purchase-to-Pay proces is terugverdiend. Wij gaan graag het gesprek met u aan!
P2P klanten van Simac Document Solutions
