Vanaf 1 september 2026 is Frankrijk gestart met de gefaseerde invoering van verplichte elektronische facturatie (e-invoicing) en e-reporting.
Grote ondernemingen en middelgrote organisaties (ETI's) zijn als eerste aan de beurt om voor zowel de inkomende- als voor uitgaande facturen te voldoen aan e-facturatie. Kleinere ondernemingen hoeven alleen nog te voldoen aan de verplichting tot inkomende e-facturatie.
Vanaf 1 september 2027 gelden uitgaande e-facturatie en e-rapportering ook voor kleinere ondernemingen. Daarmee zet Frankrijk een belangrijke stap in de digitalisering van factuur- en btw-processen. Maar de ontwikkeling gaat verder dan Frankrijk alleen. In heel Europa worden de regels rondom elektronische facturatie aangescherpt. Voor organisaties die internationaal actief zijn, is dit dan ook hét moment om het eigen e-invoicing landschap onder de loep te nemen.
Van PDF naar echte elektronische facturatie
Een factuur als PDF per e-mail versturen is digitaal, maar nog geen elektronische factuur in de moderne betekenis van het woord.
Bij e-invoicing worden factuurgegevens in een gestructureerd en machine leesbaar formaat uitgewisseld. Hierdoor kunnen systemen de informatie automatisch verwerken, zonder dat medewerkers gegevens handmatig hoeven over te nemen.
De traditionele werkwijze: ERP → PDF → e-mail → handmatige verwerking maakt steeds meer plaats voor: ERP → gestructureerde e-factuur → digitaal netwerk → ERP
Dat biedt niet alleen voordelen voor belastingautoriteiten, maar ook voor organisaties zelf. Minder handmatige verwerking betekent minder kans op fouten, snellere factuurverwerking en meer mogelijkheden voor automatisering.
Maak uw facturatie klaar voor E-invoicing.
Wat verandert er in Frankrijk?
De Franse hervorming bestaat uit twee belangrijke onderdelen: e-invoicing en e-reporting. Bij e-invoicing worden elektronische facturen tussen bedrijven uitgewisseld via het Franse e-invoicing systeem.
Alle Franse btw-plichtige ondernemingen moeten vanaf 1 september 2026 elektronische facturen kunnen ontvangen. Voor het versturen van e-facturen geldt vanaf die datum de verplichting voor grote ondernemingen en ETI's. PME's en TPE's volgen vanaf 1 september 2027.
Daarnaast is er e-reporting. Hierbij worden bepaalde gegevens over transacties en betalingen digitaal aan de Franse belastingautoriteiten gerapporteerd. Voor organisaties met activiteiten in Frankrijk betekent dit dat facturatieprocessen, ERP-systemen en fiscale rapportages goed op elkaar moeten aansluiten.
Frankrijk is onderdeel van een grotere Europese beweging
De ontwikkelingen in Frankrijk staan niet op zichzelf. Met VAT in the Digital Age (ViDA) werkt de Europese Unie aan een verdere digitalisering van btw-processen. Het doel is onder andere het terugdringen van btw-fraude, het verbeteren van btw-rapportage en het vereenvoudigen van grensoverschrijdende handel.
Ook Duitsland beweegt richting verplichte elektronische facturatie. Andere Europese landen hebben al verplichtingen ingevoerd of breiden bestaande systemen verder uit. Voor internationaal opererende organisaties ontstaat daardoor een nieuwe realiteit: e-invoicing wordt Europees, maar de uitvoering blijft voorlopig sterk nationaal bepaald.
Een Europese markt, verschillende standaarden
Een organisatie die actief is in meerdere Europese landen kan te maken krijgen met verschillende factuurformaten, netwerken en lokale regelgeving voor e-invoicing. Denk bijvoorbeeld aan:
- Peppol in Belgie en Nederland;
- KSeF in Polen
- Factur-X in Frankrijk;
- FatturaPA in Italië;
- XRechnung in Duitsland;
- en aanvullende nationale eisen voor rapportage en factuurverwerking.
Dat maakt e-invoicing niet alleen een vraagstuk voor finance, maar ook voor IT. Veel organisaties werken bovendien met verschillende ERP-systemen, zoals bijvoorbeeld AFAS, Exact, SAP, IFS, Epicor, Oracle, Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations of Business Central. De uitdaging is dan om al deze systemen op een betrouwbare manier te verbinden met de verschillende nationale e-invoicing netwerken en standaarden.
Waarom een centrale oplossing steeds belangrijker wordt
Een veelgebruikte aanpak is om per land een afzonderlijke oplossing of koppeling te implementeren. Dat kan op korte termijn werken, maar zorgt op langere termijn voor een versnipperd landschap.
Elke nieuwe regelgeving kan dan leiden tot een nieuwe koppeling, nieuwe leverancier of nieuw beheerproces. Een centrale oplossing voor wereldwijde e-invoicing biedt een alternatief. Vanuit een uniforme architectuur kunnen verschillende ERP-systemen, landen, standaarden en digitale netwerken worden ondersteund.
De lokale verschillen worden daarbij zoveel mogelijk in de oplossing voor e-invoicing afgehandeld, terwijl de bestaande ERP-systemen hun centrale rol behouden. Dit levert organisaties onder andere op:
- Minder technische complexiteit door centrale integratie.
- Snellere compliance wanneer nieuwe nationale verplichtingen ontstaan.
- Meer automatisering van inkomende en uitgaande factuurprocessen.
- Betere datakwaliteit dankzij gestructureerde factuurgegevens
- Meer schaalbaarheid wanneer nieuwe landen of entiteiten worden toegevoegd.
E-invoicing is meer dan compliance
Het is verleidelijk om e-invoicing vooral te zien als een verplichting waar organisaties aan moeten voldoen. Maar de overstap naar gestructureerde elektronische facturen biedt ook kansen.
Wanneer factuurdata rechtstreeks tussen systemen wordt uitgewisseld, kunnen organisaties processen verder automatiseren. Denk aan automatische controles, matching met orders en ontvangsten, goedkeurings workflows, boekingen en rapportages.
Daarmee kan e-invoicing onderdeel worden van een bredere digitaliseringsstrategie voor finance. De vraag verschuift dan van “Hoe voldoen we aan de regelgeving?” naar “Hoe kunnen we deze ontwikkeling gebruiken om onze financiële processen slimmer en efficiënter te maken?”
Simac Document Solutions helpt organisaties vooruit
De Europese ontwikkelingen rondom e-invoicing vragen om een aanpak die verder kijkt dan een land of een verplichting. De Europese ontwikkelingen rondom e-invoicing vragen om een aanpak die verder kijkt dan een land of een verplichting. Simac Document Solutions helpt organisaties bij het digitaliseren en automatiseren van document- en factuurprocessen en bij het verbinden van verschillende ERP- en bedrijfssystemen.
Onze wereldwijde oplossingen voor e-invoicing ondersteunen zowel inkomende als uitgaande facturen en gerelateerde documenten en kunnen verschillende internationale standaarden en digitale uitwisselkanalen ondersteunen, waaronder Peppol, FatturaPA, Factur-X en XRechnung.
Zo ontstaat een centrale en schaalbare oplossing waarbij u als opdrachtgever alleen per factuur betaald en niet per transactie, terwijl lokale eisen en standaarden kunnen worden ondersteund.
Klaar voor e-invoicing in Europa?
Nieuwe regelgeving hoeft niet te betekenen dat uw IT-landschap steeds complexer wordt. Met de juiste strategie voor e-invoicing kunt u verschillende landen, standaarden en ERP-systemen vanuit een schaalbare oplossing ondersteunen.
Wilt u weten wat de Franse verplichting en de Europese ontwikkelingen rond e-invoicing betekenen voor uw organisatie? De volgende landen voeren per 1 januari 2027 een verplichting voor elektronische facturering in: Duitsland, de Verenigde Arabische Emiraten, Noorwegen, Slowakije, Estland, Spanje en Bosnië
Onze consultants denken graag met u mee over uw huidige factuurprocessen, ERP-landschap en de stappen die nodig zijn om uw organisatie klaar te maken voor de toekomst.
Laten we kennismaken! Plan een afspraak met Simac
Mail direct