Handmatig facturen verwerken kost tijd, is foutgevoelig en zorgt voor onnodige administratieve lasten. Met Tungsten Invoice Agility™ automatiseert u het volledige proces van factuurherkenning, matching, goedkeuring en archivering. Zo verlaagt u de kosten per factuur, versnelt u de verwerking en houdt uw AP-team meer tijd over voor uitzonderingen en leveranciersbeheer.
Wat is Tungsten Invoice Agility?
Tungsten Invoice Agility™is de hybride intelligente factuurverwerkingsoplossing in de Cloud. De cloudoplossing automatiseert het ontvangen, herkennen, matchen, valideren, goedkeuren en verwerken van inkomende facturen, ongeacht het formaat of kanaal. De oplossing bestaat uit vijf onderdelen:
- Capture: automatische herkenning van factuurgegevens.
- Line Items: herkenning van factuurregels .
- PO Matching & Exception handling: matching, codering en goedkeuring van uw facturen.
- Invoice Capture Storage: digitaal archief inclusief audittrail.
- Analytics: realtime inzicht in prestaties en verwerkingsvolumes.
Facturen automatisch ontvangen
Factuurgegevens automatisch herkennen
Facturen komen binnen via:
- Scanner
- Netwerkmap
- XML- of e-factuurstromen
Tungsten verwerkt zowel papieren facturen, PDF-facturen als elektronische facturen (zoals bijvoorbeeld PEPPOL, XML of andere e-invoice formaten uit andere landen etc.).
Met behulp van AI en Machine Learning worden factuurgegevens automatisch uitgelezen en gevalideerd. De software herkent onder meer:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Leveranciersgegevens
- Netto-, BTW- en totaalbedrag
Wilt u verder automatiseren? Dan herkent de optionele Line Items-module ook de factuurregels, waaronder bijvoorbeeld artikelomschrijving, artikelnummer, aantallen, kortingen en bedragen.
PO Matching, codering en digitale goedkeuring
Naadloze integratie met elk ERP-systeem
Voor PO-facturen ondersteunt Tungsten automatische 3-weg matching tussen:
- Factuur
- Inkooporder (PO)
- Goederenontvangst
Bij een succesvolle match kan een factuur direct worden verwerkt zonder tussenkomst van medewerkers.
Ontstaan er afwijkingen buiten de vastgestelde tolerantiegrenzen? Dan worden deze automatisch aangeboden in de Exception Handling module-ofwel de workflow. Hier kunnen gebruikers:
- Facturen coderen
- Grootboekrekeningen, kostenplaatsen,projecten of andere dimensies toewijzen
- Afwijkingen beoordelen
- Facturen goedkeuren,afwijzen of om in contact te treden met de leverancier
Goedkeuren kan eenvoudig via elk device waaronder de desktop, tablet of smartphone. Hierdoor kan je overal en op elk apparaat bij je facturen, blijven facturen niet langer liggen dan nodig en worden betaaltermijnen beter bewaakt.
Een AP-oplossing is pas succesvol als deze goed aansluit op uw bestaande (ERP-) systemen.
Daarom combineert Simac s Tungsten Invoice Agility met het eigen Business Process Management Platform. Hiermee realiseren wij als Simac snel en flexibel integraties met vrijwel ieder ERP- en financieel systeem, zoals:
- SAP
- Microsoft Dynamics 365 F&O
- Business Central 365
- IFS
- Epicor
- Oracle
- AFAS
- Exact (Online)
- Unit4
- Twinfield
Ook koppelingen met maatwerksystemen zijn eenvoudig te realiseren.
Hierdoor sluit de oplossing naadloos aan op bestaande processen zonder complexe maatwerkintegraties en kunnen wij middels extra validaties het factuurverwerkingsproces nog efficiënter maken
Inzicht met Analytics
Met de geïntegreerde Analytics-module krijgt u realtime inzicht in:
- Verwerkte factuurvolumes
- Herkenningspercentages
- Doorlooptijden
- Openstaande uitzonderingen
- Workflowprestaties
- Leveranciersprestaties
- Workload medewerkers
Zo ziet u direct waar vertraging ontstaat, welke leveranciers de meeste uitzonderingen veroorzaken en waar verdere procesoptimalisatie mogelijk is.
Waarom kiezen voor Tungsten Invoice Agility?
Klaar voor efficiënte factuurverwerking?
Met Tungsten Invoice Agility automatiseert u uw volledige factuurverwerkingsproces: van ontvangst en herkenning tot matching, goedkeuring, archivering en rapportage. Het resultaat is gemiddeld lagere kosten per factuur, kortere doorlooptijden, volledig compliant volgens wet- en regelgeving in meer dan 140 landen en meer grip op uw Accounts Payable-proces.
