SAAS (software as a service), cloud software of cloud applicatie. U hoort bijna niet meer anders tegenwoordig. Schrikt u daarvan of juist niet? Wilt u het liefst alles op uw eigen server? “Stel er gebeurt iets met mijn data of het datacenter en wat als alles weg is?” Of denkt u wat een gedoe, dan ben ik zelf verantwoordelijk voor de beveiliging, hosting etc. “Ik besteed het liever uit zodat ik zeker weet dat alles goed geregeld is.” En los van de SAAS-software? Wat houdt zelflerend in? Wat is daar het voordeel van? En wat kunt u ermee?
Voordelen van SAAS-software voor factuur- en documentherkenning
Hoge herkenningsgraad
Zowel op headerniveau als op line-items is de herkenning hoogwaardig. Het is een zelflerend systeem waarbij de herkenning gebaseerd is op zowel Free Form als templates. Het maken van templates kost bij Kofax AP Essentials (SAAS-software) geen extra tijd, de templates worden automatisch opgebouwd. Wij gaan altijd uit van minimaal 85-95% automatische herkenning. Dit is uiteraard afhankelijk van de kwaliteit van de inkomende facturen, van het leveranciersbestand en uw ERP, WMS, TMS of DMS-systeem.
Gebruikersvriendelijk
Kofax AP Essentials is zeer gebruiksvriendelijke software en wordt door gebruikers als prettig ervaren. Na een korte (remote-)training van 2 uur weten de gebruikers en applicatiebeheerder(s) Kofax AP Essentials op waarde te schatten en kan de SAAS-software in gebruik worden genomen. Uiteraard is er ook een app beschikbaar waardoor u altijd en overal, via alle devices, uw facturen of documenten goedkeurt.
Altijd up-to-date
U bent altijd verzekerd van de laatste versie, dus geen gedoe met upgrades of extra implementatie werkzaamheden. Als uw ERP-systeem ook een cloudapplicatie is ervaart u geen problemen in uw factuur- of documentverwerking. Updates worden automatisch gedaan en maandelijks zijn er weer nieuwe en verbeterde functionaliteiten waardoor uw herkenning of digitale verwerking steeds optimaler wordt.
Snelle implementatie
Het is een kant en klare oplossing met een snelle implementatie. Een standaardimplementatie (zonder bijzondere wensen en eisen van de software) is in enkele dagen mogelijk. Bij zeker 80% van onze klanten is de software met 3 werkdagen geïmplementeerd en ingericht naar uw wensen/ eisen. Een koppeling met uw ERP, WMS, TMS of DMS-systeem gaat snel als we deze integratie al eens eerder gemaakt hebben en beide een cloud applicatie zijn. Ontdek of Kofax AP Essentials al met uw systeem koppelt.
"Wist u dat het aantal verzamelfacturen terugloopt sinds een aantal jaar omdat het door OCR-software net zo gemakkelijk is om enkelzijdige facturen te herkennen. De herkenning gaat automatisch en met enkelzijdige facturen hoeft u niet te herkennen op regelniveau wat een extra functionaliteit is bij Kofax AP Essentials. Matching is ook veel gemakkelijker."
ERP-integraties met Kofax AP Essentials
Simac Document Solutions heeft via het eigen cloudplatform directe integraties gemaakt tussen Kofax AP Essentials en ERP, WMS, TMS of DMS-systemen zoals: AFAS, Epicor, Twinfield, Exact, SAP, Infor, IFS, Oracle Netsuite, Fiton, Microsoft Dynamics 365 F&O, NAV en Business Central. Werkt u met een van deze systemen of gaat u ermee werken? Dan gaat de aansluiting snel en gemakkelijk via een API.
Directe integratie met Purchase-to-Pay software
Ook heeft Simac via het eigen cloudplatform een koppeling gemaakt tussen Kofax AP Essentials en Rillion (P2P-software). Hierdoor kunt u een stap verdergaan dan alleen herkenning/ digitale factuurverwerking. Na het herkennen en valideren gaan uw facturen de workflow in om automatisch goedgekeurd te worden, eventueel gematcht aan order en/of levering of uw maandelijks terugkerende contracten. Ontdek wat een complete P2P-oplossing u te bieden heeft. Automatiseer uw factuurverwerking vanaf de bestelaanvraag t/m de betaling in uw ERP, WMS, TMS of DMS-systeem.
Het verhaal van...
Het verhaal van Jan, een klant van Simac Document Solutions
"We werken nu twee jaar met Kofax AP Essentials. Veel dingen gaan makkelijker zoals het herkennen van leveranciers. De SAAS-software heeft de precisie beter gemaakt, we hebben een veel betere herkenning dan toen we het eerder handmatig deden. Het team moest wel wennen aan het nieuwe systeem en aan de nieuwe manier van werken. Dat is logisch! "We matchen nog geen inkooporders, dat is nog te vroeg."
"We hebben er bewust voor gekozen om het mailadres niet automatisch te koppelen met een inbox waardoor de facturen direct in Kofax AP Essentials binnenkomen. Dat is een optie in de software. De reden waarom we dat niet willen is omdat we ook heel veel andere mails binnenkrijgen dus zo voorkomen we dat Kofax AP Essentials vervuilt. Wij bepalen dus zelf welke mails/ facturen er in de herken software binnenkomen. Is dat niet heel tijdrovend vroeg ik: "Nee, dit weegt voor ons niet op tegen de vervuiling van Kofax AP Essentials."
"Dankzij Kofax AP Essentials zijn de meeste cellen automatisch ingevuld behalve de btw-code, die moeten wij nog handmatig aanvullen. Dat is eigenlijk bij alle inkomende facturen dus 0% van onze facturen gaat automatisch door naar het ERP-systeem. Is dat niet vervelend vroeg ik? "Nee hoor zei Jan, een beetje controle vinden we wel fijn! Dit ligt ook niet aan Kofax AP Essentials maar aan ons ERP-systeem waar veel maatwerk in zit. We kiezen er bewust voor om het (voor nu) op deze manier te doen."
Wat is het voordeel van zelflerende software?
Automatisch aanmaken van templates
Met Kofax AP Essentials maakt u direct gebruik van de kennis en ervaringen van het systeem wat betreft templates van leveranciers die al eerder in de SAAS-software verwerkt zijn. Van alle facturen en documenten die u verwerkt, worden uw templates via machine learning geoptimaliseerd doordat nieuwe velden, talen, (internationale) btw-codes etc gebruikt worden ter lering.
De software werkt op Microsoft Azure
Kofax AP Essentials is een SAAS-oplossing die gebruik maakt van het Microsoft Azure cloud platform, een vertrouwd platform. Deze echte multi-tenant SAAS-software wordt 24/7 door een online supportteam in de gaten gehouden om optimale prestaties (gemiddeld 99,9% uptime) en een automatische afhandeling van uw facturen te garanderen.
"Verwerk veel facturen en/of documenten en maak uw eigen SAAS-software steeds slimmer!"
Kan ik mijn oplossing voor factuurherkenning uitbreiden?
Kofax AP Essentials is een modulaire oplossing met aanvullende modules die je wel/ niet allemaal of later kan afnemen. Stel de software zelf samen n.a.v. de wensen en eisen van uw organisatie en uw bedrijfsprocessen. Er zijn 4 modules namelijk: Capture (herkenning op headergegevens), Line-items (herkennen van factuurregels), Workflow (goedkeuren van facturen) en een Digitaal Archief. Het is dus mogelijk om gefaseerd de modules af te nemen zodat uw organisatie meegroeit met deze oplossing.
