In de meest drukke tijd van het jaar, maakte Karin van der Velde (Accounting) en Alwin Duivenvoorden (IT information Manager) tijd om even bij te praten met Michelle Tijsterman (marketing bij Simac). We hadden tijdens het evaluatiegesprek al begrepen dat D.O.R.C blij is met de nieuwe cloudsoftware voor het verwerken van hun facturen. Daar willen we natuurlijk het fijne van weten!
Oude & Nieuwe situatie
Wat was de oude situatie bij D.O.R.C?
Karin: “Met de oude factuurverwerkingssoftware hadden we veel handmatige handelingen, een klein deel van onze facturen ging automatisch. Ook was het aantal uitgevallen facturen erg groot, die we factuur voor factuur handmatig moesten bekijken en verwerken. Onze ‘uitvalbak’ was bijna nooit leeg en dat geeft druk. Vanuit finance kregen we te horen dat de ‘oude’ software (die we gebruikte) end of life was en dat was voor ons een mooi moment om op zoek te gaan naar een beter alternatief.”
Hoe gaat de factuurverwerking nu?
Inmiddels werkt het team van Karin met de cloudoplossing Tungsten AP Essentials om enkele tienduizenden facturen per jaar automatisch te verwerken (op header- en regelniveau). Het is, vanwege ervaring met andere software, een bewuste keuze van D.O.R.C. om alle facturen te zien en voorlopig nog zelf te verifiëren (indien nodig). Als alle velden juist herkend zijn, gaan de facturen door naar het ERP-systeem IFS.
Karin: “Tungsten AP Essentials is zelflerend. We ervaren steeds vaker dat we een goed voorstel krijgen als 2 of 3 facturen van dezelfde leverancier goed gemapt worden door de software. De herkenning gaat automatisch en we zien ze pas weer in ons ERP-systeem. Dat scheelt ons veel tijd en dat gaat ons in de toekomst nog meer tijd schelen als er steeds meer facturen automatisch verwerkt worden.”
Wat heeft deze stap D.O.R.C. opgeleverd?
"Het werken met factuurverwerkingssoftware Tungsten AP Essentials heeft ons vooral veel rust gebracht. We hebben niet meer dagelijks die stress of alle facturen wel goed zijn binnengekomen, of we alle facturen wel op tijd verwerkt krijgen en of ze goed doorgaan naar IFS (ERP). We maken minder fouten, er zijn minder uitgevallen facturen en de facturen die nog wél in de uitvalbak belanden gaan we gelijk mee aan de slag. En het fijnste, die bak is gewoon leeg aan het eind van de dag."
Hoe ging de koppeling van Tungsten AP Essentials met IFS?
Alwin: “De integratieconnector naar Tungsten AP Essentials was er al voor IFS dus het was voor de consultant meer configuratie dan dat de koppeling technisch nog helemaal gebouwd moest worden. Dat maakte ook dat alles snel was aangesloten op elkaar en facturen automatisch doorschieten van de factuurverwerkingssoftware naar IFS.”
Hoe heeft D.O.R.C. de samenwerking en de implementatie ervaren?
Alwin: “Het is allemaal heel vlot gegaan. In juni hebben we getekend en begin september waren we live. Ondanks de zomervakantie is er heel flexibel geschakeld door Roland en Ryan, de capture consultants van Simac Document Solutions. We zijn erg tevreden over de samenwerking. We hebben ervoor gekozen om tijdens de implementatie ook een IFS-consultant erbij te hebben zodat we op alle vlakken professionele ondersteuning hadden en goed door dit proces zouden komen. En dat is gelukt.”
Karin: “We werkten al met factuurverwerkingssoftware dus we hebben de overgang naar Tungsten AP Essentials als soepel ervaren. We hebben eerst een demo gezien van AP Essentials, vervolgens hebben de consultants van Simac de inrichting verzorgd, beide partijen hebben uitvoerig getest om daarna te starten met de verwerking van de inkomende facturen. En dat ging gelijk al heel goed bij iedereen. Het is een heel gebruiksvriendelijk product.”
Wat is het nut van een goede voorbereiding?
Karin: “Het resultaat van 2 jaar lang alle leveranciersgegevens en andere data in onze database goed zetten en controleren, is dat de nieuwe factuurverwerkingsoplossing meteen heel goed werkte. Hierdoor hadden we een hele soepele overgang met het verwerken van onze facturen in Tungsten AP Essentials. Facturen gingen er goed doorheen en we hadden relatief weinig werk aan het handmatig corrigeren van data van verschillende leveranciers.”
"En we hebben er 1000!” Voegt Alwin eraan toe “dus dat zijn er nogal wat. Dat zou ons tijdens de livegang en daarna heel veel tijd hebben gekost als we dan nog allerlei correcties moesten doen."
Waarom de keuze voor Simac Document Solutions?
Alwin: “We hebben wel gekeken welke oplossingen er zijn op de markt voor het automatiseren van factuurverwerking maar het contact met Simac Document Solutions was er al. Vanuit Simac kwam er een voorstel en dat viel bij ons in de smaak. Tungsten AP Essentials voelde heel gebruiksvriendelijk dus we hebben niet lang getwijfeld. Ook had Simac al een integratieconnector voor IFS (om te koppelen met Tungsten AP Essentials) dus dat maakte de keuze ook logisch.”
Wat doet D.O.R.C.?
DORC, a ZEISS company, is one of the world’s leading suppliers of equipment, instruments and liquids for ophthalmic surgery. The company improves eye surgery globally and maximizes surgeon control by providing innovative quality approaches for eye disorders.
