“Een pakket voor factuurverwerking dat enerzijds aansluit op AFAS en anderzijds een XML kan generen voor verwerking van alle facturen die wij nog niet automatisch inlezen of verwerken…”
Dit was de vraag die we op 6 april van dit jaar in onze infobox ontvingen van de alarmcentrale VHD. Op 6 augustus, op de dag af 4 maanden later mogen we VHD als klant van Simac verwelkomen. Klant worden in coronatijd… Hoe ging dat? We vroegen het Peter Varenkamp, algemeen directeur VHD.
VHD over het salestraject van Simac
Peter Varenkamp: "Ronald Koomen (Teamleider Finance) heeft het traject opgestart. Ik kende Simac Document Solutions niet voordat Simac door Ronald en Joris Nolens (Teamleider ICT) werd voorgedragen als partij om mee verder te gaan; om stappen mee te zetten wat betreft onze factuurverwerking."
"Ik ben ronduit positief. Ons team is dat ook over de contacten met Simac; via teams meetings, de online demo, afstemming via de mail... dat ging allemaal gewoon goed! Ook als we vragen hadden werd er snel gereageerd, daar houden we zelf ook van."
"Uiteindelijk hebben we in juli nog een keer op kantoor afgesproken. Ik vind het belangrijk dat er een klik is. Dat wij Simac kennen en Simac ons kent! Ook dat verliep aangenaam. Het team en ik hebben alle contacten zeker als prettig ervaren. We kijken dan ook met gezonde spanning en vertrouwen uit naar de komende periode met de implementatie, livegang en natuurlijk vooral het zelf werken met onze nieuwe oplossing!"
De oplossing voor VHD met jaarlijks tienduizenden inkomende facturen
-
Herkenning op basis van de leveranciersgegevens en de factuurregels (headerniveau en line items)
-
Factuurverwerking met de on-premise oplossing OpenText Capture Center
-
Koppeling met een eigen systeem
-
Sluitstuk automatische verwerking van alle facturen
VHD verklaart voorkeur voor een on-premise oplossing
"We hebben heel bewust gekozen voor een on-premise oplossing. We willen zoveel mogelijk zelf in huis hebben en houden, daarbij hebben we zelf ook een uiterst betrouwbaar data center. Alleen als het echt niet anders kan, kiezen we ervoor om in de cloud te gaan. Maar het kon hiervoor prima on-premise, zo bleek. Maar als je zelf geen data center hebt, snap ik ook heel goed dat je anders besluit." Aldus Peter Varenkamp, algemeen directeur VHD.
Kiezen voor OpenText Capture Center is een slimme keuze:
- Uitstekende automatische herkenning op basis van freeform- en templates.
- Zelflerend systeem en uitgebreide trainingsmogelijkheden voor templates.
- Standaard UBL2.0 (XML)output.
- Ongelimiteerd aantal scanstations en gebruikers (validatie/verificatie) zonder extra kosten.
- Eenvoudige uitbreiding voor verwerking andere documentstromen.
- Gebruiksvriendelijk.
- Maatwerk vindt plaats op parametrisering en is relatief eenvoudig in te richten.
Dico Harteman over de samenwerking met VHD
"Ik kan niet anders zeggen dat de contacten met de projectgroep van VHD, ondanks de bizarre COVID’19 tijd waarin we leven, erg plezierig waren."
"In het voortraject hebben we helaas vanwege de maatregelen geen face-2-face gesprekken gehad maar hebben we toch het gehele project zorgvuldig online doorgenomen en samengewerkt."
De scope
"Allereerst hebben we gezamenlijk de scope van de inkomende facturen van de verschillende leveranciers bepaald en de eventuele extra eisen en wensen uitgebreid besproken. Op basis van de scope en de requirements van VHD hebben wij vervolgens een demo gegeven van 2 verschillende oplossingen die voor VHD passend waren."
De oplossing
"Uiteindelijk hebben we gezamenlijk, vanwege maatwerk, besloten dat de OCR-oplossing van OpenText Capture Center de best passende oplossing voor VHD is. Met OpenText Capture Center voegen we namelijk vrij eenvoudig maatwerk toe om de werkzaamheden voor onze opdrachtgevers te vereenvoudigen:
- Voor VHD herkennen we bijvoorbeeld de factuurregels van de business partners en gebruiken we de omschrijving van het artikel om een corresponderende productcode vanuit de database van VHD te halen.
- Daarnaast maken we een interface die het mogelijk maakt dat de gebruikers van de software ontbrekende omschrijvingen zelf kunnen toevoegen aan de database. Dit bespaart VHD erg veel handmatige handelingen en dus tijd en VHD voorkomt hierdoor veel onnodige fouten.
- Tenslotte verwerkt en automatiseert VHD op deze manier sneller de inkomende facturen van haar partners, zodat er steeds minder menselijke handelingen aan te pas komen."
Welkom bij Simac, VHD
"Wij zien als Simac Document Solutions enorm uit naar een succesvolle- en langdurige samenwerking met VHD en verwelkomen daarom ook met gepaste trots dit mooie bedrijf in onze klantenportefeuille.” Aldus Dico Harteman, sales manager bij Simac.
VHD is al meer dan 50 jaar een 100% Nederlandse alarmcentrale en gespecialiseerd in het organiseren van hulp na incidenten in Nederland en via haar partnernet in ruim 200 andere landen.
Naast noodhulp biedt VHD ook hulp en advies in alledaagse situaties met een minder urgent karakter. In Deventer staan hiervoor dagelijks meer dan 200 mensen klaar met een uitgebreid pakket aan diensten op het gebied van mobiliteit, zorg, reparatie & onderhoud, particuliere alarmcentrale (PAC) en klantcontact, alles uiteraard 24/7. Uitgangspunt hierbij is altijd een 9+ ervaring voor de klant. Lees meer over VHD >
