Inkomende facturen verwerken kost organisaties vaak meer tijd dan nodig is. Facturen moeten worden gecontroleerd, gecodeerd, gematcht, goedgekeurd en uiteindelijk verwerkt in het ERP-systeem. Wanneer daar veel handmatige handelingen bij komen kijken, neemt niet alleen de werkdruk toe, maar ook de kans op fouten.
Met Rillion als Purchase-to-Pay-oplossing (P2P) kunt u een groot deel van dit proces automatiseren. Door Rillion te koppelen aan uw bestaande ERP-systeem ontstaat een geïntegreerde workflow waarin facturen grotendeels automatisch worden verwerkt.
Simac Document Solutions heeft integraties gerealiseerd tussen Rillion en verschillende ERP-systemen, waaronder AFAS, Exact Globe, Exact Online, Microsoft Dynamics 365 (vanaf AX 2009), Microsoft Business Central, , SAP, SAPS/4HANA, Infor LN, EVA, Autoline, Glovia, IFS, Epicor, Oracle e-Business en Twinfield.
Van factuur naar ERP: minder handmatig werk
Rillion Invoice ondersteunt het volledige proces rondom inkomende leveranciersfacturen: van het genereren van inkooporders, ontvangen herkenning en validatie van facturen tot order- en contractmatching, codering, goedkeuring en archivering.
Factuurgegevens worden automatisch herkend, waarna Rillion op basis van de beschikbare informatie en op basis van AI een automatisch boekingsvoorstel en workflowvoorstel kan maken. Vervolgens wordt de factuur via de juiste goedkeuringsroute verwerkt.Na goedkeuring van de factuur kunnen de gegevens automatisch worden doorgezet naar het gekoppelde ERP-systeem. Daarnaast biedt Rillion de mogelijkheid om te worden gekoppeld aan meerdere ERP-systemen. Hierdoor beschikt de financiële administratie over één systeem met een volledig overzicht van alle relevante informatie betreffende de factuurverwerking.
Zo ontstaat een geautomatiseerde keten:
Inkooporder aanmaken → inkooporder goedkeuren → inkooporder versturen → Factuur ontvangen → herkennen → controleren → matchen → verwerken in ERP en bij kostenfacturen vervolgens coderen → goedkeuren → verwerken in ERP.
Op basis van AI kunnen we het proces ten behoeve van de kostenfacturen vereenvoudigen en automatiseren door middel van AI. Door middel van AI wordt op basis van historie uit het ERP of vanuit Rillion automatisch de juiste codering en flowvoorstel gegenereerd zodat dit de medewerkers ook geen tijd meer gaat kosten. Uiteraard zal er in het beginne wel een controle plaats moeten blijven vinden zodat dit proces op basis van Machine Learning steeds optimaler wordt.
Medewerkers hoeven hierdoor minder gegevens handmatig over te nemen en kunnen zich richten op uitzonderingen en werkzaamheden waarvoor hun kennis en beoordeling nodig zijn.
Waarom Rillion koppelen aan uw ERP-systeem?
Een ERP-systeem bevat belangrijke financiële en administratieve gegevens maar is niet gespecialiseerd in het AP of P2P proces. Met ruim dertig jaar ervaring levert Rillion aanzienlijke toegevoegde waarde, waardoor het Purchase-to-Pay-proces optimaal kan worden geautomatiseerd. De combinatie biedt verschillende voordelen:
1. Meer controle en inzicht
U krijgt beter inzicht in de status van uw inkooporders, facturen, openstaande verplichtingen en het goedkeuringsproces. Hierdoor weet u welke facturen nog actie vereisen en welke al zijn verwerkt.
2. Automatische factuurherkenning
Rillion maakt gebruik van een AI-gestuurde oplossing voor de herkenning van factuurgegevens. Alle facturen, ongeacht formaat,kunnen worden verwerkt.
3. Minder handmatige invoer
Boekingsvoorstellen en workflow voorstellen kunnen door middel van AI en Machine Learning automatisch worden samengesteld. Hierdoor hoeft de administratie niet iedere factuur volledig handmatig te verwerken.
4. Automatische matching
Facturen kunnen automatisch worden gematcht met een door Rillion gegenereerdeinkooporder, een inkooporder vanuit het ERP-systeem of met een repeterende contractfactuur (zoals lease- of huurfacturen) vanuit een vastgelegd contract. Wanneer gegevens overeenkomen, kan de factuur zonder onnodige tussenstappen verder door het proces en betaalbaar worden gesteld in het ERP-systeem.
5. Snellere verwerking
Door het automatiseren van repeterende handelingen kan de doorlooptijd van facturen aanzienlijk worden verkort. Volgens Simac kan de kostenbesparing door automatische factuurverwerking oplopen tot 50% van de bestaande verwerkingskosten, met een mogelijke verkorting van de doorlooptijd tot circa 80%, afhankelijk van de uitgangssituatie.
6. Minder fysieke administratie
Omdat het proces digitaal en webbased wordt ingericht, zijn fysieke distributie en opslag van facturen niet meer nodig.
De exacte inrichting van de koppeling is afhankelijk van uw ERP-systeem en de manier waarop uw organisatie werkt. Overigens kan Simac dankzij haar Business Process Management platform eenvoudig en naadloos zelfstandig nieuwe (API-) integraties maken voor elk (ERP-) systeem.
Daarom begint automatisering niet bij de techniek, maar bij het proces: welke handelingen worden nu uitgevoerd, welke gegevens zijn beschikbaar, tegen wat voor problemen loopt u aan en welke stappen kunnen volledig automatisch worden gemaakt?
Een praktijkvoorbeeld: A.S. Watson
Dat de automatisering in de praktijk grote voordelen kan opleveren, blijkt uit de ervaringen van A.S. Watson.
Start met facturen en automatiseer verder
Rillion Invoice kan een eerste stap zijn naar een volledig geautomatiseerd Purchase-to-Pay-proces. Naast factuurverwerking zijn bijvoorbeeld ook inkoopmanagement, ordermatching, en contractmanagement te automatiseren. Maar de mogelijkheden gaan verder dan Purchase-to-Pay.
Ook andere document- en datastromen, zoals contracten, CMR-vrachtbrieven, Proof of Deliveries (POD's), dossiers en certificaten, kunnen worden geautomatiseerd en gekoppeld aan allerlei systemen zoals een ERP, WMS, TMS of DMS. Zo groeit factuurautomatisering uit tot een bredere strategie voor digitale procesautomatisering.
Klaar om uw Purchase-to-Pay-proces te automatiseren?
Rillion en uw ERP-systeem hoeven geen losse systemen te zijn. Door beide systemen slim met elkaar te verbinden, kunt u veel handmatige werkzaamheden uit het factuurproces halen, terwijl controle en inzicht juist toenemen.
Laten we kennismaken! Plan een afspraak met Simac
Mail direct