Met het ondertekende contract door Van Tilburg Bastianen (TB) sluit Simac Document Solutions 2021 goed af en legt een goede basis voor 2022. Benieuwd wat zij exact gekocht hebben stel ik Peter de vragen: “Welke stappen doorloopt een factuur met deze oplossing, wat zijn de voordelen en hoe heb je het contact met hen ervaren?”
Zo gaat Van Tilburg Bastianen haar (inkoop)facturen verwerken:
- Cloud oplossing voor herkenning van facturen op header- en regelniveau.
- Cloud oplossing voor de inkoop, matching en goedkeuring van facturen.
- Koppeling met de nieuwste versie van Incadea, gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central.
“Op de laatste werkdag voor de Kerst ben ik naar Breda gegaan om het contract te ondertekenen. Een mooie afsluiting van 2021. Vanaf het begin was mijn gevoel al goed maar uiteindelijk telt het pas als de handtekening staat.”
Wat bereikt Van Tilburg Bastianen met deze oplossing van Simac?
- Het goedkeuringsproces gaat automatisch en daardoor veel sneller.
- Hoge mate van automatisering.
- Mogelijkheid om (alleen) te kunnen bestellen via ‘preferred suppliers’.
- Standaardisatie in systemen en processen tussen de verschillende divisies.
- Verbetering van het systeemonderhoud.
- Integraties ter optimalisering van de communicatie met andere afdelingen.
“De implementatie zal gefaseerd plaatsvinden waarbij in eerste instantie wordt gestart met de Truck vestigingen in Nederland. Van Tilburg Bastianen bestaat uit 3 divisies namelijk: Truck Nederland, Truck Polen en Auto Nederland.”
Waarom automatiseer je het inkoop- en factuurverwerkingsproces?
Van Tilburg Bastianen verwerkt in totaal 60.000 tot 70.000 facturen per jaar, teveel om handmatig te herkennen, matchen en goedkeuren. Voor de verwerking van facturen onderscheiden zij 3 varianten:
1. Kostenfacturen waar géén PO (order) tegenover staat.
2. Facturen waarvan de PO is aangemaakt in het DMS van Incadea.
3. Facturen waarvan de PO is aangemaakt in Buyer (inkoopmodule van Rilion).
Van Tilburg Bastianen was op zoek naar een ‘Inkoop verwerking systeem in de cloud’ voor het automatiseren van het inkoop- en factuurverwerkingsproces. Gebruikmaken van zoveel mogelijk standaardfunctionaliteiten was het uitgangspunt.
Welke stappen doorloopt een factuur in het ‘Inkoop verwerking systeem’?
De oplossing voor het verwerken van facturen bij Van Tilburg Bastianen wordt volledig vanuit de cloud aangeboden en bestaat uit factuurherkenning sofware Kofax AP Essentials en workflowsoftware Rillion gekoppeld aan Incadea.
In eerste instantie worden alle facturen herkend op zowel header- als regelniveau. Vervolgens worden deze facturen doorgezet naar Rillion waar de kostenfacturen ter goedkeuring worden aangeboden bij de juiste budgethouder en de orderfacturen zoveel mogelijk automatisch gematcht worden. Na goedkeuring worden de resultaten geëxporteerd naar het Dealer Management Systeem Incadea Business Central en daar geboekt
Bent u ook op zoek naar een Inkoop verwerking systeem in de cloud maar wilt u eerst zien hoe deze oplossing voor u kan werken?
“Het salestraject is vlot en plezierig verlopen! 4 juni 2021 kwam de vraag van TB bij ons binnen via de website. Sindsdien zijn er prettige en constructieve gesprekken geweest en verschillende demo’s wat uiteindelijk leidde tot een offerte en contact met Incadea voor de koppeling met hun DMS. Simac Document Solutions is al jaren actief met factuurverwerking in de personenwagenbranche. Door de samenwerking met Van Tilburg Bastianen en de koppeling met Incadea Business Central wordt nu ook een stap gezet in de vrachtwagenbranche.”
