Over automatische PO matching

Matchen van verzamelfacturen en het registreren van (deel)leveringen.

Bent u werkzaam in de maakindustrie? Bent u een groothandel of een bouwbedrijf? Werkt u projectgericht? Heeft u te maken met de inkoop en verkoop van (veel) producten of grondstoffen? Dan heeft u vast ook te maken met PO matching van verzamelfacturen en het registreren van (deel)leveringen.

"Dan is automatische PO matching een slimme aanvulling in de automatisering van uw factuurverwerkingsproces."

Peter Versteegt - Senior P2P consultant bij Simac

Wat is PO matching? 

PO matching, ook wel vouchering of simpelweg matching genoemd, betekent dat de ontvangen factuur vergeleken wordt met de goedgekeurde bestelling. Deze goedgekeurde bestelling wordt vaak Purchase Order genoemd a.k.a. levering. Bij PO matching vindt het vergelijk vaak plaats op regelniveau. Als dit handmatig gebeurt, is dit een tijdrovende en foutgevoelige klus. Helemaal als een verzamelfactuur, dus een factuur met regels die betrekking hebben op meerdere orders, moet matchen met alle regels op die orders

 

Hoe werkt automatische PO matching?

Bij automatische PO matching worden als eerste de regels op uw facturen herkent met scan- en herken software ReadSoft. Deze factuurdata wordt doorgestuurd naar de gekoppelde Purchase-to-Pay software Palette. Daar worden de facturen direct gematcht met de PO orders die vanuit het ERP-systeem zijn geïmporteerd. 

Alle PO orders worden nu automatisch gematcht. Er hoeft alleen nog gestuurd te worden op de uitzonderingen, de mismatches. Deze uitzonderingen worden in een workflow afgehandeld door de juiste personen. Matcht de factuur volledig met de inkooporder(s)? Omdat de goedkeuring al heeft plaatsgevonden is het mogelijk deze factuur automatisch betaalbaar te stellen in uw ERP-systeem.


Wat is het verschil tussen 2 way-, 3 way- en 4 way matching?

2-way match

Klopt de prijs op de factuur met de prijs op de order? Bij 2 way matching gaat het puur om deze controle.  

3-way match

Bij 3-way matching neem je ook de ontvangstregistratie mee. Dus kloppen de geleverde aantallen ook daadwerkelijk met wat er besteld is. Lees meer over three way matching >

4-way match

Bij 4-way matching speelt ook de kwaliteitscontrole een rol: Is de levering overeenkomstig het bestelde? Zijn er geen beschadigingen? Is de kwaliteit goed? Voldoet de levering aan de gestelde eisen keurmerken etc.? Soms wordt dit ook met de registratie van de levering tijdens de 3-way match meegenomen. 

Maakindustrie?

Factuurverwerking in deze branche is vaak complex en tijdrovend vanwege de PO matching van verzamelfacturen op regelniveau en het registreren van (deel) levering t.b.v three way matching. Lees meer over de voordelen van 3-way matching voor deze branche >

Wat zijn de voordelen van automatische PO matching? 

  • Omdat de PO matching automatisch verloopt, hoeft u alleen nog maar tijd te besteden aan de herkenning van de factuurdata. De rest doet het systeem voor u!
  • De PO matching is 100% nauwkeurig.
  • De status van alle orders inclusief (deel)leveringen, bijlagen en opmerkingen in één overzicht.  

Afbeelding: Matching overzicht in Palette (P2P software)

Dit is de 'verzamelbak' waar de orders uit verschillende bronnen staan te 'wachten' op nieuwe factuurinput vanuit bijvoorbeeld ReadSoft om te kunnen matchen. Dit overzicht muteert dus steeds als er nieuwe facturen instromen in de P2P software Palette komen die gematcht kunnen worden. Dit gebeurt volledig automatisch.

Is de automatische PO match module iets voor u?
Vanwege AVG-wetgeving moeten we u vragen de marketing-cookies te accepteren.

Mijn naam is Peter Versteegt, P2P consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen over order matching. Stuur via de groene knop direct een mail naar het bedrijfsburo of bel met ons!

Mijn naam is Peter Versteegt, P2P consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen over order matching. Stuur via de groene knop direct een mail naar het bedrijfsburo of bel met ons!

Direct contact over order matching

Actief in de maakindustrie?

Factuurverwerking in deze branche is vaak complex en tijdrovend vanwege de PO matching van verzamelfacturen op regelniveau en het registreren van (deel) levering t.b.v 3 way matching.

Bekijk de P2P mogelijkheden

Referenties & klantverhalen

Bent u benieuwd hoe andere klanten dit ervaren? Nieuwsgierig hoe zij hun factuurverwerkingsproces hebben ingericht? En met welke modules?

Lees onze klantverhalen