Automatische PO matching

Matchen van verzamelfacturen en het registreren van (deel)leveringen.

Bent u werkzaam in de maakindustrie? Bent u een groothandel of een bouwbedrijf? Werkt u projectgericht? Heeft u te maken met de inkoop en verkoop van (veel) producten of grondstoffen? Dan heeft u vast ook te maken met PO matching van verzamelfacturen en het registreren van (deel)leveringen.

"Dan is automatische PO matching een slimme aanvulling in de automatisering van uw factuurverwerkingsproces."

Peter Versteegt - Senior P2P consultant bij Simac Document Solutions

Wat is PO matching? 

PO matching, ook wel vouchering of matching genoemd, betekent dat de ontvangen factuur vergeleken wordt met de goedgekeurde bestelling. Deze goedgekeurde bestelling wordt ook wel Purchase Order genoemd. Bij PO matching vindt het vergelijk vaak plaats op regelniveau. Als dit handmatig gebeurt, is dit een tijdrovende en foutgevoelige klus. Helemaal als een verzamelfactuur, een factuur met regels die betrekking heeft op meerdere orders, moet matchen met alle regels op die orders.

Hoe werkt automatische PO matching?

Bij automatische PO matching worden als eerste de regels op uw facturen herkent met OCR software Kofax AP Essentials, met Artificial Intelligence of Peppol via het cloud platform van Simac. De herkende factuurdata wordt doorgestuurd naar de gekoppelde Purchase-to-Pay software Rillion. Daar worden de facturen direct gematcht met de PO orders die vanuit het ERP-systeem zijn geïmporteerd. 

Alle PO orders worden nu automatisch gematcht. Er hoeft alleen nog gestuurd te worden op de uitzonderingen en mismatches. Deze uitzonderingen worden in een workflow afgehandeld door de juiste personen. Matcht de factuur volledig met de inkooporder(s)? Omdat de goedkeuring al heeft plaatsgevonden wordt uw factuur automatisch betaalbaar gesteld in uw ERP-systeem, WMS, TMS of DMS.

Wat zijn de voordelen van automatische PO matching? 

  • PO matching is 100% nauwkeurig.
  • PO matching verloopt automatisch, u hoeft u alleen nog maar tijd te besteden aan de herkenning van uw factuurdata en ook dat kunt u automatiseren. 
  • De status van alle orders inclusief (deel)leveringen, bijlagen en opmerkingen staat in één overzicht.  

Matching overzicht in Rillion (P2P-software)

Rillion software heeft een 'verzamelbak' waar de orders uit verschillende bronnen staan te 'wachten' op nieuwe factuurinput vanuit bijvoorbeeld Kofax AP Essentials om te kunnen matchen. Dit overzicht muteert dus steeds als er nieuwe facturen instromen worden die gematcht in Rillion. Dit gebeurt volledig automatisch.

Legrand & Simac

De PO matching module maakte het voor ons mogelijk om goederenontvangsten geregistreerd in Baan IV (ons ERP-systeem) automatisch te matchen met betreffende goederenfacturen. Sinds 2014 werken we al samen met Simac en we zijn nog steeds tevreden.
 

Lees het klantverhaal

Wat is het verschil tussen 2 way-, 3 way- en 4 way matching?

2-way match

Klopt de prijs op de factuur met de prijs op de order? Bij 2 way matching gaat het puur om deze controle.  

3-way match

Bij 3-way matching neem je ook de ontvangstregistratie mee. Dus kloppen de geleverde aantallen ook daadwerkelijk met wat er besteld is. Lees meer over three way matching >

4-way match

Bij 4-way matching speelt ook de kwaliteitscontrole een rol: Is de levering overeenkomstig het bestelde? Zijn er geen beschadigingen? Is de kwaliteit goed? Voldoet de levering aan de gestelde eisen keurmerken etc.? Soms wordt dit ook met de registratie van de levering tijdens de 3-way match meegenomen. 

Maakindustrie

Factuurverwerking in deze branche is vaak complex en tijdrovend vanwege de PO matching van verzamelfacturen op regelniveau en het registreren van (deel) levering t.b.v three way matching. Lees meer over de voordelen van 3-way matching voor deze branche >

Is de automatische PO match module iets voor u?
Vanwege AVG-wetgeving moeten we u vragen de marketing-cookies te accepteren.
Software voor PO matching
Mijn naam is Peter Versteegt, P2P consultant bij Simac en ik vertel u graag meer over onze P2P-software Rillion!