Waarom automatiseer ik mijn inkomende facturen?

Krijgt uw organisatie ook op veel verschillende manieren facturen binnen? Per post (papier), per mail (PDF) en/of elektronisch als XML? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en besteed meer tijd aan uw core business.

Digitaliseren van facturen doen we al

Ongetwijfeld ontvangt uw organisatie nog de meeste facturen via e-mail (met daarin een PDF als bijlage) en nog een klein deel op papier of zelfs al als XML (elektronische facturen). Al die verschillende manieren maakt het factuurverwerkingsproces er niet makkelijker op. Zonder processen te veranderen lijkt het vaak het handigst om de PDF en elektronische facturen te printen, wat weer de nodige aandacht, tijd en papier kost. 

De groei aan inkomende facturen is voor veel organisaties de aanleiding om de inkomende facturenstroom te optimaliseren. Papieren facturen worden inmiddels op grote schaal gescand, dat is een standaard handeling en gemeengoed geworden. De gescande facturen worden dan handmatig gekoppeld aan uw boeking. Ook de PDF en XML-facturen worden vaak nog geprint, gescand en handmatig gematcht.

De volgende stap is om uw factuurstroom te automatiseren

Juist het automatiseren van het gehele proces is wat de uitdaging brengt. Denk bijvoorbeeld aan het geautomatiseerd ontvangen van de verschillende vormen van inkomende facturen (scans, email, XML), het digitaal uniformeren en aanbieden voor verdere verwerking.

En dat zonder menselijk handelen, zoals bijvoorbeeld eerst de PDF factuur uit de email halen. Dit is een belangrijk aspect in geautomatiseerde factuurverwerking als u een stap verder wil gaan dan alleen digitaliseren.

Welke voordelen geeft het automatiseren van inkoopfacturen

Het automatiseren betekent dat het factuurverwerkingsproces steeds eenvoudiger wordt om inkoopfacturen sneller en makkelijker te verwerken. Echter, dit gaat niet vanzelf. De praktijk wijst uit dat iedere organisatie haar eigen specifieke wensen heeft en eisen stelt.

Bij de ene organisatie ligt de nadruk op het invoergedeelte (boeken van de facturen), terwijl een andere organisatie juist grip wil krijgen op het logistieke (fiatterings-) proces. Een volgende organisatie wil haar inkoopfacturen en kostenfacturen met zowel het ERP of Inkoopsysteem als het boekhoudsysteem verwerken. Juist deze diversiteit aan wensen en eisen maakt het automatiseren van inkomende facturen een interessant onderwerp.

Het uiteindelijke streven is dat organisaties de belasting op hun administratieve werkzaamheden verder kunnen verlichten en transactieprocessen kunnen optimaliseren.

Bent u al zover om over te stappen?

Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Wilt u ook volledig inzicht en controle over uw uitgaven? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en maak met uw financiële administratie een efficiency slag.


05 november 2018
Whitepaper: Waar moet u opletten bij het kiezen van een P2P oplossing?

Wij verwerken uw persoonsgegevens conform ons privacybeleid. Wij zijn wettelijk verplicht om uw toestemming te vragen voor het opslaan en verwerken van uw contactgegevens. Daarom vragen wij hieronder uw akkoord.