Ondanks het digitale tijdperk verwerken veel organisaties nog steeds papieren facturen volledig of deels handmatig. Is dat erg? Niet per se. Maar als het verwerken van papieren facturen te veel tijd kost, er te weinig personeel beschikbaar is, of er plotseling een toename van facturen (of documenten) binnenkomt, dan is digitaliseren of automatiseren de beste keuze!
Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?
De werkzaamheden rondom handmatige factuurverwerking van papieren facturen betreffen 5 processtappen:
1. Ontvangst (openen/stempelen/sorteren)
2. Inboeken (coderen/boeken/toewijzen)
3. Fiatteren (sorteren/verspreiden/bijhouden)
4. Betalen (sorteren/fiatteren/betalen)
5. Archiveren (sorteren/archiveren/opzoeken)
Naast dat papieren facturen handmatig verwerken een zeer tijdrovende activiteit is, is de kans ook groot dat er fouten gemaakt worden. Door facturen te digitaliseren (herkennen) of, eigenlijk nog beter, het gehele factuurverwerkingsproces te automatiseren (accounts payable). Bent u actief in de maakindustrie en/of heeft u te maken met het matchen van facturen (met de order en levering)? Kies dan voor Purchase-to-Pay van Simac Document Solutions.
Welke oplossing past u?
Wilt u een eerste stap zetten door papieren facturen te digitaliseren, of kiest u direct voor een complete accounts payable-oplossing? Duik in ons interactieve adviesformulier en ontvang direct een eerste advies!
Wat is het digitaliseren van papieren facturen?
Een veelgebruikte methode om papieren facturen te digitaliseren is het scannen van binnenkomende documenten. De meeste bedrijven hebben een apart emailadres waar de facturen op binnenkomen als PDF. Als het proces nog niet gedigitaliseerd is wordt een factuur uitgeprint, handmatig gestempeld, verwerkt om later weer ingescnad te worden. Dan bent u dus alsnog veel tijd (en geld) kwijt per factuur. Daarbij is dit proces foutgevoelig.
Van digitaliseren naar automatiseren
Papieren facturen digitaliseren is slechts de eerste stap. Je wilt eigenlijk dat de software de gescande facturen ook herkent, de data verwerkt, eventueel matcht aan een order en levering of een contract en de goedkeuringsflow van uw factuurstroom geautomatiseerd is zodat u (en uw collega's van de financiele afdeling) niet meer handmatig de facturen hoeven te verwerken (en te matchen). U focust zich alleen nog op de uitvalbak van facturen die lastig zijn of waar iets niet aan klopt.
Optimaliseer op deze manier uw factuurverwerkingsproces. Doordat er tijd is voor de uitzonderingen wordt het proces kwalitatief beter aangezien het grootste deel volledig automatisch gaat en doorschiet naar uw ERP-syteem om betaald te worden. Digitaliseren en wellicht automatsieren is uw vervolgstap en hiervoor heeft u software nodig die zorgt voor de herkenning (OCR) en de automatische factuurverwerking (P2P).
Een vraag, meer informatie of een demo?
Start vandaag nog met het digitaliseren van uw papieren facturen!
Wat is Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay (P2P) automatiseert het volledige ‘van bestellen tot betalen’-proces. Dit betekent dat papieren facturen niet alleen worden gedigitaliseerd, maar ook automatisch gematcht worden met orders en leveringen.
Waarom overstappen op P2P?
✔️ Volledige automatisering van het goedkeuringsproces
✔️ Minder fouten bij factuurverwerking
✔️ Snellere betalingen door directe koppeling met ERP-systemen
✔️ Inzicht in uitgaven en betere controle over kosten
Wat zijn de voordelen van het automatiseren van uw papieren facturen?
- Tijd en kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking
- Verwerking van zowel papieren als digitale facturen en/of elektronische facturen
- Transparante administratie met beschikking over een digitaal archief
- Gegevens worden rechtstreeks uit uw financiële ERP-systeem gehaald
- Volledige integratie met alle gerenommeerde financiële paketten en workflow oplossingen
Bent u klaar om afscheid te nemen van papieren facturen?
Door de toenemende digitalisering neemt het aantal papieren facturen snel af. Toch blijft piekverwerking een uitdaging. Dit kan zorgen voor onrust binnen een organisatie en daarom kan het uitbesteden van een deel of de totaaloplossing uitkomst bieden.
Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Wilt u ook volledig inzicht en controle over uw uitgaven? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en maak met uw financiële administratie een efficiency slag.
Ontdek onze succesverhalen
Maak jij ook de overstap?
Ga nog een stap verder!
Start vandaag Kies voor elektronisch factureren
