Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?

Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?

De werkzaamheden rondom handmatige factuurverwerking betreffen 5 processtappen:

1. Ontvangst (openen/stempelen/sorteren)
2. Inboeken (coderen/boeken/toewijzen)
3. Fiatteren (sorteren/verspreiden/bijhouden)
4. Betalen (sorteren/fiatteren/betalen)
5. Archiveren (sorteren/archiveren/opzoeken)

Naast dat papieren facturen handmatig verwerken een zeer tijdrovende activiteit is, is de kans ook groot dat er fouten gemaakt worden. Het digitaliseren van uw facturen (herkennen) of eigenlijk nog beter, het automatiseren van uw factuurverwerkings-proces (accounts payable) biedt de oplossing. Bent u actief in de maakindustrie en/of heeft u te maken met het matchen van facturen (met de order en levering)? Kies dan voor Purchase-to-Pay van Simac Document Solutions.

Wat is het digitaliseren van facturen?

Een voorbeeld van digitaliseren is het scannen van inkomende papieren facturen, een hele tijdrovende klus en dit gebeurt nog bij weinig bedrijven. De meeste bedrijven hebben een apart emailadres waar de facturen op binnenkomen als PDF. Als het proces nog niet gedigitaliseerd is wordt een factuur uitgeprint, handmatig gestempeld, verwerkt om later weer ingescnad te worden. Dan bent u dus alsnog veel tijd (en geld) kwijt per factuur. Daarbij is dit proces foutgevoelig. 

Van digitaliseren naar automatiseren

De uitdaging zit vaak niet meer in het digitaliseren. Je wilt eigenlijk dat de software de gescande facturen ook herkent, de data verwerkt, eventueel matcht aan een order en levering of een contract en de goedkeuringsflow van uw factuurstroom geautomatiseerd is zodat u (en uw collega's van de financiele afdeling) niet meer handmatig de facturen hoeven te verwerken (en te matchen). U focust zich alleen nog op de uitvalbak van facturen die lastig zijn of waar iets niet aan klopt.

Optimaliseer op deze manier uw factuurverwerkingsproces. Doordat er tijd is voor de uitzonderingen wordt het proces kwalitatief beter aangezien het grootste deel volledig automatisch gaat en doorschiet naar uw ERP-syteem om betaald te worden. Digitaliseren en wellicht automatsieren is uw vervolgstap en hiervoor heeft u software nodig die zorgt voor de herkenning (OCR) en de automatische factuurverwerking (P2P).

Wat zijn de voordelen van het automatiseren van uw papieren facturen?

• Tijd en kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking
• Verwerking van zowel papieren als digitale facturen en/of elektronische facturen
• Transparante administratie met beschikking over een digitaal archief
• Gegevens worden rechtstreeks uit uw financiële ERP-systeem gehaald
• Volledige integratie met alle gerenommeerde financiële paketten en workflow oplossingen

Bent u al zover om over te stappen?

Door de toenemende digitalisering en automatisering nemen de papieren factuurvolumes af. Het is geen fulltimebaan meer, maar je hebt wel vaak nog de nodige piekverwerking of deadlines te halen. Dit kan zorgen voor onrust binnen een organisatie en daarom kan het uitbesteden van een deel of de totaaloplossing uitkomst bieden.

Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Wilt u ook volledig inzicht en controle over uw uitgaven? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en maak met uw financiële administratie een efficiency slag.