Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?

Ondanks het digitale tijdperk, zijn er nog steeds organisaties die volledig of deels handmatig de inkomende facturen verwerken. De dagelijkse volumes variëren van enkele tientallen, honderden tot zelfs duizenden facturen.

Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?

De werkzaamheden rondom handmatige factuurverwerking betreffen 5 processtappen:

1. Ontvangst (openen/stempelen/sorteren)
2. Inboeken (coderen/boeken/toewijzen)
3. Fiatteren (sorteren/verspreiden/bijhouden)
4. Betalen (sorteren/fiatteren/betalen)
5. Archiveren (sorteren/archiveren/opzoeken)

Naast dat papieren facturen handmatig verwerken een zeer tijdrovende activiteit is, zorgt dit ook voor veel fouten. Het digitaliseren van uw facturen of eigenlijk nog beter, het automatiseren van uw factuurverwerkingsproces biedt de oplossing.

Wat is digitaliseren van facturen?

Een voorbeeld van digitaliseren is het scannen van de inkomende facturen wat inmiddels een standaard handeling en gemeengoed is geworden. Heel veel bedrijven matchen nog steeds handmatig inkoopfacteren met orders etc. U kunt hiervoor gebruik maken van een multifunctional of van een geavanceerde scanner. 

De uitdaging zit eigenlijk niet meer zo zeer in het digitaliseren. Je wilt eigenlijk dat de software de gescande facturen ook gaat herkennen zodat uw factuurverwerkingsproces automatisch gaat en u en/of uw collega's van de financiele afdeling alleen nog maar hoeven te focussen op de uitval. Dit is de vervolgstap en hiervoor heb je geavanceerde software nodig die zorgt voor de herkenning (OCR) van de gewenste informatie.

Wat zijn de voordelen van het automatiseren van uw papieren facturen?

• Tijd en kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking
• Verwerking van zowel papieren als digitale facturen en/of elektronische facturen
• Transparante administratie met beschikking over een digitaal archief
• Gegevens worden rechtstreeks uit uw financiële ERP-systeem gehaald
• Volledige integratie met alle gerenommeerde financiële paketten en workflow oplossingen

Bent u al zover om over te stappen?

Door de toenemende digitalisering en automatisering nemen de papieren factuurvolumes af. Het is geen fulltimebaan meer, maar je hebt wel vaak nog de nodige piekverwerking of deadlines te halen. Dit kan zorgen voor onrust binnen een organisatie en daarom kan het uitbesteden van een deel van de oplossing of een totaaloplossing de uitkomst bieden.

Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Wilt u ook volledig inzicht en controle over uw uitgaven? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en maak met uw financiële administratie een efficiency slag.