Ondanks het digitale tijdperk, zijn er nog organisaties die volledig of deels handmatig inkomende facturen verwerken. De dagelijkse volumes variëren van enkele tientallen, honderden tot zelfs duizenden facturen.
Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?
De werkzaamheden rondom handmatige factuurverwerking betreffen 5 processtappen:
1. Ontvangst (openen/stempelen/sorteren)
2. Inboeken (coderen/boeken/toewijzen)
3. Fiatteren (sorteren/verspreiden/bijhouden)
4. Betalen (sorteren/fiatteren/betalen)
5. Archiveren (sorteren/archiveren/opzoeken)
Naast dat papieren facturen handmatig verwerken een zeer tijdrovende activiteit is, zorgt dit ook voor veel fouten. Het digitaliseren van uw facturen of eigenlijk nog beter, het automatiseren van uw factuurverwerkingsproces biedt de oplossing.
Wat is het digitaliseren van facturen?
Een voorbeeld van digitaliseren is het scannen van de inkomende facturen wat inmiddels een standaard handeling en gemeengoed is geworden. Heel veel bedrijven matchen nog steeds handmatig inkoopfacteren met orders etc. U kunt hiervoor gebruik maken van een multifunctional of van een geavanceerde scanner.
Van digitaliseren naar automatiseren
De uitdaging zit vaak niet meer in het digitaliseren. Je wilt eigenlijk dat de software de gescande facturen ook herkent, de data verwerkt, eventueel matcht aan een order en levering of een contract en de goedkeuringsflow van uw factuurstroom geautomatiseerd is zodat u (en uw collega's van de financiele afdeling) niet meer handmatig de facturen hoeven te verwerken (en te matchen). U focust zich alleen nog op de uitvalbak van facturen die lastig zijn of waar iets niet aan klopt.
Optimaliseer op deze manier uw factuurverwerkingsproces. Doordat er tijd is voor de uitzonderingen wordt het proces kwalitatief beter aangezien het grootste deel volledig automatisch gaat en doorschiet naar uw ERP-syteem om betaald te worden. Digitaliseren en wellicht automatsieren is uw vervolgstap en hiervoor heeft u software nodig die zorgt voor de herkenning (OCR) en de automatische factuurverwerking (P2P).
Wat zijn de voordelen van het automatiseren van uw papieren facturen?
- Tijd en kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking
- Verwerking van zowel papieren als digitale facturen en/of elektronische facturen
- Transparante administratie met beschikking over een digitaal archief
- Gegevens worden rechtstreeks uit uw financiële ERP-systeem gehaald
- Volledige integratie met alle gerenommeerde financiële paketten en workflow oplossingen
Bent u al zover om over te stappen?
Door de toenemende digitalisering en automatisering nemen de papieren factuurvolumes af. Het is geen fulltimebaan meer, maar je hebt wel vaak nog de nodige piekverwerking of deadlines te halen. Dit kan zorgen voor onrust binnen een organisatie en daarom kan het uitbesteden van een deel of de totaaloplossing uitkomst bieden.
Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Wilt u ook volledig inzicht en controle over uw uitgaven? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en maak met uw financiële administratie een efficiency slag.
Wat is Purchase-to-Pay?
Ontdek hier het antwoord
Wilt u ook het gemak van Purchase-to-Pay?
Kies de module die bij u past
Ga nog een stap verder!
Kies voor elektronisch factureren
