Argent Energy kiest voor cloudoplossingen van Simac 

Lees over deze ingrijpende procesoptimalisatie

Biodiesel producent Argent Energy Netherlands B.V. migreerde onlangs van de (on-premise) oplossing ReadSoft XBOUND naar onze toekomstgerichte cloudoplossing CumulusPro en PlanetPress Connect. Een enorme procesoptimalisatie voor de verwerking van zo’n 250.000 verschillende documenten per jaar!  

Benieuwd om welke processen het gaat? Waarom is gekozen voor Simac? Hoe is de implementatie aangepakt en wat zijn de volgende stappen van dit ingezette Business Process Management traject?

Wat voor documenten verwerkt Argent Energy?

Bij Argent Energy Netherlands is het een komen en gaan van vrachtwagens uit binnen- en buitenland die grondstoffen leveren aan de fabriek in het Amsterdamse havengebied. Een scala aan papieren documenten, zo rond de 250.000, worden hierbij verwerkt. Het gaat om documenten als:

  • Afleverdocumenten
    POD’s (Proof Of Delivery) worden ’s avonds in grote aantallen bij de Truck Port gescand, die overdag door de chauffeurs zijn ingeleverd.
     
  • Cleaning certificaten
    Na het reinigen van de tank containers worden de (cleaning) certificaten gescand bij CSA (Cleaning Service Argent).
     
  • Contracten
    Op de afdeling Finance worden de contracten en toezichtsdocumenten gescand.

"We zijn door de overname in 2018 een relatief jong bedrijf en willen vroegtijdig meegaan in de ontwikkelingen die in de toekomst van ons worden geëist. We hebben dat naar Simac uitgesproken en gevraagd, help ons die weg te bewandelen als het gaat over het optimaliseren van onze bestaande processen! In Simac hebben we zo’n partij gevonden, de contacten zijn goed en met name de inzet en het meedenken van Arnoud waardeer ik zeer."

Ivan Blommaert - Controller bij Argent Energy Netherlands B.V.

Afscheid van on-premise oplossingen XBOUND en Planet Press 7

Documentverwerking uitgangssituatie

Argent Energy Netherlands maakte gebruik van de applicatie ReadSoft XBOUND, die op locatie van de klant was geïnstalleerd. Deze on-premise oplossing voor de verwerking van de input van documenten bestond uit veel modules en de licentie- en onderhoudskosten waren hoog.

'End of life'

Ook was ReadSoft XBOUND end of life; in deze oplossing werd niet meer geïnvesteerd en er is geen ondersteuning meer. Voor de output van de documenten werkte Argent Energy Netherlands met on-premise oplossing PlanetPress.

Hoe verliep het proces?

Het proces verliep als volgt: documenten scannen, herkennen van de barcode (alle documenten zijn voorzien van een barcode, deze barcode is nodig om de documenten nadat ze zijn gescand te scheiden en te archiveren), valideren en exporteren. Scannen en valideren werd handmatig uitgevoerd door de medewerkers.

"Tijdens de implementatie is de klant overgestapt op een nieuw ERP-systeem. De vervanging van een ERP-systeem is altijd erg ingrijpend in de dagelijks werkzaamheden. We hebben er daarom voor gekozen om onze oplossingen gefaseerd te implementeren. Op deze manier hielden we de impact voor Argent Energy zo klein mogelijk."

Arnoud van Heumen - RPA & BPM consultant bij Simac Document Solutions

Over op cloudoplossingen CumulusPro en PlanetPress Connect

Documentverwerking nieuwe situatie

Argent Energy Netherlands wil werken met toekomstgerichte cloudoplossingen en profiteren van de vele voordelen die cloudoplossingen bieden. Met de keuze voor onze cloudoplossing CumulusPro - een innovatief Business Process Management Platform - én de migratie naar PlanetPress Connect is deze klant weer helemaal klaar voor de toekomst.

 

CumulusPro

Het nieuwe proces verloopt als volgt: Documenten worden via de al aanwezige scanners gescand naar CumulusPro. CumulusPro leest de barcode, past documentscheiding toe en biedt deze documenten aan ter controle via een CumulusPro Web Client. Medewerkers kunnen valideren en eventueel correcties aanbrengen (splitsen, barcode invoeren).

PlanetPress Connect

PlanetPress Connect zal worden ingezet voor o.a. de uitgaande facturenstroom  (voor het dynamisch opmaken van de “lay-out” van deze facturen). Tevens wordt PlanetPress Connect gebruikt als een middleware oplossing voor diverse processen binnen Argent Energy Netherlands.

"Bij het verwerken van de cleaning certificaten (t.b.v. CSA) heb ik het proces zodanig aangepast dat er helemaal geen controle stap meer nodig is. Het verwerken van dit type documenten is nu een achtergrondproces geworden waarbij de cleaning certificaten 100% automatisch worden verwerkt en gearchiveerd."

Arnoud van Heumen - RPA & BPM consultant bij Simac Document Solutions

Over Argent Energy Netherlands
Argent Energy Netherlands produceert jaarlijks 100 miljoen liter biodiesel, uitsluitend uit afvalvetten en -oliën van andere industrieën om de wereldwijde schaarste van grondstoffen zo min mogelijk te belasten en te verspillen. Deze afvalvetten en -oliën worden bij een groot aantal adressen conform de geldende wetgeving ingezameld. De hiermee geproduceerde biodiesel is van hoge kwaliteit, legt geen belasting op het milieu en heeft een gunstig effect op de prestaties van de motor.

Argent Energy Netherlands maakt sinds 2018 deel uit van Argent Energy Group. Argent Energy Group is opgericht in 2001 en in Nederland gevestigd op het (west) Amsterdamse haventerrein. Sinds 2013 is Argent Energy een dochteronderneming van John Swire & Sons, een wereldwijd internationaal opererend Brits familiebedrijf (opgericht in 1816) en een marktleidend biodiesel producent in het Verenigd Koninkrijk.

"Bij de eerste contacten bleek al dat als we in de pas mee wilden lopen we snel moesten zijn met processen inventariseren, de problemen analyseren, alles organiseren en natuurlijk ook met het implementeren van de oplossingen zelf. De klant had vertrouwen in onze toekomstgerichte oplossingen én in Simac en was doortastend en besluitvaardig! Voor de klant telde ook mee dat Argent Energy Netherlands per livegang kostenbesparingen realiseert. Alles bij elkaar is alles heel snel en soepel gegaan en zijn we blij dat we ook nieuwe installaties van essentiële bedrijfsprocessen op afstand toch in werking krijgen. Ik kijk uit naar wat er verder staat te gebeuren."

Rikkert Niewold - Business Development Manager bij Simac Document Solutions

Welkom bij Simac

Mijn naam is Arnoud van Heumen, RPA & BPM consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Arnoud van Heumen, RPA & BPM consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!