"Als je facturen met software kan herkennen en verwerken, dan kan dat toch ook met salesorders."
Zo denkt Jacob als hij signaleert dat het aantal salesorders gestaag stijgt en de werkdruk toeneemt. De zoektocht naar de juiste software blijkt zo eenvoudig nog niet maar eenmaal in contact met Simac gaat het opeens snel. Bizar snel zelfs volgens een tevreden Jacob Ordelman. Lees over zijn ervaringen in dit klantverhaal.
Hoenderdaal verwerkt salesorders in 3 stappen:
1. Scanning en herkennen (header- en line item niveau) met
ReadSoft Invoices en de ReadSoft Collector (*)
2. Controle en validatie geïnterpreteerde data met ReadSoft Invoices
3. Verdere verwerking en doorzetten data naar SAP
(*) Met de ReadSoft Collector gebruikt u inkomende e-mails als bron voor uw data capture. Deze optionele module verwerkt alle bijlagen zoals: XML, ITF, JPG, PNG en PDF-bestanden.
ICT Manager Jacob Ordelman stelt zich voor
"Ik ben ICT Manager bij Hoenderdaal. In 2007, dus alweer 13 jaar geleden ben ik binnengekomen bij de commerciële binnendienst. Op een gegeven moment moesten we naar een nieuw ERP-systeem en met meer dan gemiddelde interesse in IT ben ik zo de IT 'ingerold' en zit hier goed op mijn plek. IT is echt een andere tak van sport. Als communicatieve ICT-er kan ik goed samenwerken met collega’s en dat komt me vaak goed van pas bij het koppelen van automatisering aan bedrijfsprocessen, net als nu."
Doorlopen fases Hoenderdaal
In de aanloop naar het zoeken van de juiste oplossing en het vinden van Simac Document Solutions om ons salesorder proces te automatiseren kwamen er een aantal vragen en uitdagingen bij mij en het team (gebruikers software) naar boven:
-
Hoe kunnen we de verkoopafdeling verbeteren?
-
Handmatig invoeren en verwerken van orders kost veel tijd
-
Er is een link met facturatie software
-
Een oplossing voor salesorders (b)lijkt niet op de markt
-
Online zoektocht naar leverancier die maatwerk oplossing kan bieden
-
Simac biedt Hoenderdaal oplossing met software ReadSoft Invoices van Kofax
Zoektocht naar een oplossing voor onze salesorders
Handmatige verwerking salesorders
"Omdat we snel groeien was ik actief bezig met de vraag: Welke bedrijfsprocessen kunnen we optimaliseren? Wat kunnen we op onze salesafdeling verbeteren waardoor we minder werk hebben aan het verwerken van onze salesorders? Een groot deel van de orders werd nog afgedrukt en handmatig ingeklopt." Aldus Jacob.
Geen oplossing voor verwerken van salesorders
"Ik wist dat er voor facturen mogelijkheden zijn waarbij een extern document automatisch in het ERP-systeem wordt verwerkt. Met een dergelijke oplossing voor ogen ben ik op zoek gegaan naar software voor onze salesorders. En dat viel tegen!"
"Ik heb mijn vraag links en rechts neergelegd maar software vond ik niet en ook factuurverwerkingsbedrijven die ik ken en hiervoor benaderde, hadden zo’n oplossing niet de plank liggen. Ze kenden zelfs de vraag niet. Echt bizar vond ik dat want als een PDF vanuit een mailbox ingelezen kan worden en een opdracht kan generen in een ERP dan moet dat toch ook kunnen met een order?" Aldus Jacob.
Simac komt in beeld
"Ik startte een online zoektocht waarbij ik ook Simac tegenkwam! En jullie zeiden: “Dat moet kunnen! We zetten onze software ReadSoft nu niet zo in maar dit kunnen we voor jullie regelen. Het is ook niet zo heel ingewikkeld als andere leveranciers doen geloven maar het is wel maatwerk."
Duidelijke demo
"De demo van consultant Maarten was voor ons gelijk al een mooie demo want toen bleek al snel dat de software kon voldoen aan onze wensen. Heel concreet kwam van alles aan bod: op regelniveau, op postcode, hoe krijg je je klanten in het ReadSoft pakket en hoe komt de informatie er dan weer uit en hoe kan de software trainen etc."
"Salesorders verwerken via Readsoft is echt een mooie oplossing. De uitdaging zit bij deze oplossing meestal in het uitlezen van afleveradressen en dergelijke en/of verrijken van bepaalde data. Uitdaging zit erin dat de data van de order juist naar het systeem komt. Als Simac bijvoorbeeld een order instuurt moet er in hun systeem de afleverlocatie goed terecht komen. Deze locatie moet in de meeste gevallen ook een geldig afleveradres zijn in hun systeem. Daar moet dus een match plaats vinden."
3 redenen om te kiezen voor Simac
"Voor de definitieve keuze voor Simac Document Solutions heb ik 3 redenen. Gezien het voortraject was het niet meer zo’n moeilijke keuze, al wed ik nooit gelijk op 1 paard, dus dat heb ik nu ook nu niet gedaan." Aldus Jacob Ordelman.
"De te verwachten kwaliteit van de software zelf, ReadSoft Invoices, gaf bij mij doorslag." Aldus Jacob.
"Verder was het ook wel een gevoelskwestie. Simac is een familiebedrijf; dat zijn wij ook. We houden ook van de no-nonsense houding, doe maar lekker gewoon."
"En zeker ook de contacten met Dico. Het is fijn om met iemand contact te hebben die gewoon lekker normaal is en doet; dat is bij commerciële mensen wel eens anders… alleen maar mooie verhalen, eenrichtingsverkeer, nooit de andere kant belichten, alleen vertellen wat wel kan en dus niet wat niet kan… en dat was dus bij Dico niet zo. Hij komt ook uit Veenendaal, dat gaf gelijk een klik en hij was heel duidelijk in dit kan en dit niet. De prettige contacten met hem hebben absoluut bijgedragen aan onze keuze voor Simac."
"De contacten met Jacob van Hoenderdaal zijn uiterst plezierig. Doordat hij zelf erg betrokken was bij de implementatie van onze software en zelf veel verstand van het interne proces was de samenwerking tussen Hoenderdaal en Simac snel zeer succesvol."
Bizar snelle implementatie
"Op de implementatie heb ik niets, echt helemaal niets aan te merken. Ik heb zelden zo’n vlekkeloze implementatie gehad als deze! En ik heb inmiddels best veel projecten gedaan op softwaregebied; dit keer ging echt wel heel erg soepel. Het was ook een bizar snelle implementatie, in september hadden we voor het eerst contact en begin december waren we al live! Het ging veel sneller dan ik had verwacht."
Waarom was de implementatie zo succesvol?
- Duidelijke van tevoren benoemde uitgangspunten waardoor de verwachtingen van beide partijen overeenkwamen.
- De lijntjes tijdens de implementatie waren kort, de samenwerking was echt 100%.
- De consultant, in persoon van Roland, is ervaren en vakbekwaam.
Roland Duursma (consultant Simac) over de implementatie
“De implementatie bij Hoenderdaal was voor mij een leuk project, waarbij ik fijn heb samengewerkt met Jacob. De implementatie ging relatief snel, we hebben dit in een dag of 8 gedaan.”
Koppeling met SAP
"We zijn tegen één ding aangelopen, de koppeling van ReadSoft met SAP, ons ERP-systeem. De informatie die we in ReadSoft nodig hadden, was alleen maar beschikbaar in SAP. Om deze informatie ook in ReadSoft beschikbaar te maken en de juiste informatie ook weer terug te koppelen aan SAP moesten we de ERP-client inzetten, die was in eerste instantie niet geoffreerd. Maar op het moment dat we dit constateerden, is het ook gelijk gefikst en is de licentie snel geregeld en de implementatie doorgezet."
Gebruikers hartstikke blij
"Voor livegang hebben we 2 dagen training gehad van Roland en ik kan er verder kort over zijn, de software is gewoon gebruiksvriendelijk. De software verder beoordelen vind ik wel wat lastig; want we hebben geen referentiekader, we hebben hiervoor niet met andere software gewerkt maar toch zijn we er gewoon heel tevreden mee. De oplossing ‘an sich’ doet wat we verwachten en we kunnen er fijn mee weken. Dus op de verkoopafdeling zijn ze er nog steeds hartstikke blij mee. Ik zeg ‘goedgekeurd’!"
Voordelen en besparingen van salesoder automatisering:
200 regels per uur
“We ontvingen onze orders grotendeels via mail, die we dan uitprintten en handmatig verwerkten, zo werd artikel voor artikel ingeklopt.
Eén medewerker verwerkte gemiddeld 200 regels per uur. Dit is echt een gemiddelde want 10 orders van 20 regels verwerk je minder snel dan 1 order van 200 regels. Je moet dan 10 verschillende klanten opzoeken en afsluiten, daar ben je uiteindelijk veel drukker mee.”
Tijdsbesparing van 50%
"2018 was ons eerste volledige jaar dat we met ReadSoft werkten. We hebben toen voor 450 klanten gelijk al zo’n 123.000 regels verwerkt.
Als je alleen naar tijd en aantal verwerkte regels kijkt, realiseerden we gelijk al tijdsbesparing van 50%. Door de tijdsbesparing die ReadSoft ons brengt, doen we nu met het hetzelfde aantal mensen steeds meer werk, inmiddels hebben we zelfs al een verdubbeling van het aantal orders."
Kwaliteitsverbetering
"Minstens zo belangrijk is de kwaliteitsverbetering. Op de verkoopafdeling werken 6 medewerkers waarvan 2 zich helemaal bezighouden met ordersupport en ieder jaar krijgen we er alleen maar meer klanten bij. Door ReadSoft hebben we meer tijd voor andere werkzaamheden gekregen waardoor we onze kwaliteit verbeteren, bijvoorbeeld in de communicatie naar de klant. Als een artikel er niet is, vragen we nu eerder of we een bepaald artikel als alternatief kunnen aanbieden. Een contactmoment dat je in de drukte eerder overslaat."
Dico over 2 voordelen van de oplossing voor Hoenderdaal
1. Hoge herkenningsgraad door zelflerend vermogen software: "Binnen zeer korte tijd hebben wij gezamenlijk de software zo geoptimaliseerd dat de salesorders geautomatiseerd verwerkt worden. Door het zelflerende vermogen en het internationale karakter van de software is het eenvoudig om snel een hoog herkenningspercentage te realiseren."
2. Automatische opbouw en doorsturen templates: "Het is mooi dat de software werkt op basis van Free Form en templates die automatisch worden opgebouwd zodat je daar niet veel tijd aan hoeft te besteden. Zodra de salesorder volledig herkend wordt is het mogelijk om de order direct door te sturen naar SAP zonder dat daar nog een salesmedewerker aan hoeft te werken. Dat is natuurlijk pure winst en hij/zij kan zich focussen op het klantcontact."
"Als je een PDF-factuur aan je ERP kan aanbieden, kan je ook een PDF-order aan je ERP aanbieden. Dat is de essentie van ons verhaal! En dan toegespitst op de orderregels, de line items. Het gaat niet zozeer om de hoeveelheid orders maar om het aantal regels per order. Wij hebben gemiddeld 30 regels per order en juist die 30 regels maakt verwerking van salesorders met ReadSoft Invoices voor ons zo interessant. Je bespaart er zo echt de helft van je tijd mee."
Toekomstverwachtingen
"In 2017 zijn we met ReadSoft begonnen, in de tussentijd is het aantal orders verdubbeld. Dit zijn orders van bestaande en nieuwe klanten. Eén nieuwe klant kan 50 vestigingen hebben; dat zijn dan vaak gelijk 50 orders per 1 a 2 weken. Onze verwachting is dat het aantal orders alleen maar verder oploopt."
"Wel stappen klanten ook over op een andere geautomatiseerde wijze van bestellen. Bijvoorbeeld via EDI, FTP, de bestelapp en de webshop. We hebben daarnaast ook een grote klantgroep die niet snel innoveert, de ‘doe-het-zelf’-markten op de hoek van de straat; die zijn al blij als ze een pdf kunnen versturen. Deze klanten zijn vaak nog te klein en/of te traditioneel om het anders in te richten. Ik verwacht dus zeker nog langere tijd met ReadSoft te werken!" Aldus Jacob Ordelman.
Over Hoenderdaal
Hoenderdaal Fasteners is een in Veenendaal gevestigd snelgroeiend handelsbedrijf/ familiebedrijf in bevestigingsmaterialen. Deze toonaangevende importeur/ groothandel heeft meer dan 50 jaar ervaring in het ontwikkelen van schroeven, een breed assortiment op voorraad en we zijn trots op onze eigen merken Dynaplus en Rotadrill.
"We hebben meer dan 7100 prijslijstartikelen en leveren diverse private labels aan klanten. We verkopen miljoenen schroeven per maand, met onze merken DynaPlus en Rotadrill als paradepaartjes."
Met de meer dan 60 medewerkers levert Hoenderdaal dagelijks met een hoge servicegraad aan haar klanten. Deze klanten zijn toeleveranciers in de bouw-, industrie- en DHZ-sector in zowel binnen- als buitenland. Lees meer over Hoenderdaal >
