Simac ontzorgt SORG

Met passende P2P-oplossing in de cloud

SORG (Stichting voor Onderwijs op Reformatorische Grondslag) is opnieuw klant van Simac geworden en verwerkt inmiddels met de cloud variant van onze Purchase-to-Pay oplossing PaletteArena, gekoppeld met ERP-systeem AFAS ca. 24.000 inkoopfacturen op jaarbasis.

Benieuwd waarom SORG (met de scholen Van Lodenstein College en het Hoornbeeck College) in 2019 toch weer klant van Simac is geworden? Waaruit het maatwerk voor deze klant bestaat? En waarom SORG nu zo doelbewust voor een cloudoplossing kiest? Ariën Stomphorst, financieel applicatiebeheerder bij SORG geeft u de antwoorden en vertelt over zijn ervaringen met Palette en Simac Document Solutions.

Factuurverwerking bij SORG in 3 stappen:
  1. Herkenning OCC met software OpenText Capture Center Online >
  2. Goedkeuring met P2P in de cloud PaletteArena >
  3. Betaling met gekoppeld ERP-systeem AFAS >

Oude liefde roest niet: SORG kiest opnieuw voor Simac

“SORG is voor haar factuurverwerking al eerder klant van Simac geweest. Contempus heette de oplossing waar we destijds mee werkten. Met die software was veel maatwerk mogelijk en daarom paste die toen heel goed bij ons en onze wensen. Toen Contempus end of life was, volstond de oplossing die Simac Document Solutions op dat moment bood niet voor ons. Daarom zijn we verder gaan zoeken.

De licentie van de oplossing waar we in de jaren erna mee zijn gaan werken, liep vorig jaar af en we wilden niet vanzelfsprekend met die software en aanbieder verder. Zodoende zijn we verder gaan kijken naar wat nu de beste oplossing voor onze organisatie is en via die weg kwamen we weer uit bij Simac.”

”Degene die er verstand van heeft, willen we het ook laten onderhouden.”

Ariën Stomphorst - Financieel applicatiebeheerder bij SORG

2 redenen waarom de cloudversie van Palette het beste is voor SORG

"PaletteArena is enerzijds bewezen (standaard) software maar biedt ons anderzijds veel mogelijkheden om zelf dingen in te regelen. Deze flexibiliteit, dus de mogelijkheid van maatwerk daar waren weer naar op zoek."

"We hebben in plaats van een on-premise oplossing nu heel bewust gekozen voor een onlineoplossing. Deze keuze ligt in het verlengde van ons beleid, namelijk om zoveel mogelijk niet onderwijs gerelateerde diensten en services buitenshuis te leggen. Laat een ander de software maar beheren en ons er gebruik van maken.

Het is nu ook heel duidelijk wie er verantwoordelijk is met alles wat daarbij komt kijken. Zo werken we nu dus met een serviceaccount in plaats van dat we zelf de software moeten onderhouden en staat er veel minder op onze eigen server.

Door te kiezen voor een oplossing in de cloud ontzorgen we onze eigen ICT. Door dit beleid te voeren, richt onze eigen ICT zich steeds meer op ondersteuning op het onderwijsvlak in plaats van vooral bezig te zijn met het in de lucht houden van alle ondersteunende diensten."

"Palette is Palette, ik bedoel daarmee dat PaletteArena een web gebaseerde oplossing is en dat de klant zelf bepaalt of ze de server op haar eigen locatie, of bij een andere partij, zoals Simac host. SORG heeft gekozen het beheer van de hardware aan ons uit te besteden; Ze hebben er geen omkijken meer naar, het beheer en de verantwoordelijkheid ligt geheel bij ons. Daardoor kan SORG zich (met IT-ondersteuning) volledig richten op haar onderwijsactiviteiten."

Peter Bouwmans - Directeur bij Simac Document Solutions

Uitgekiende keuze voor koppeling met AFAS 

"De koppeling met AFAS? Die werkt! Dat was trouwens ook nog een reden om voor deze oplossing te kiezen. We wisten al dat we in de toekomst meer met AFAS gingen doen, de mogelijkheden wilden uitbreiden, dus ook wat betreft de koppeling maakten we met de keuze voor Palette een veilige keuze.

Veilig omdat de koppeling er al lag, waardoor we wisten dat er binnen Simac kennis over dit systeem is. En in de praktijk bleek dat later ook gelukkig zo te zijn bijvoorbeeld toen we een issue hadden met een BTW-issue. Als ik binnen de organisatie tegen iets aanloop, is het fijn te weten dat ik met iemand kan spreken die verstand van zaken heeft."

SORG over het proces met Simac Document Solutions

Implementatie

"Dit project was net gestart toen ik het van mijn collega overnam. We zaten op dat moment al midden in de implementatie en die verliep goed."

Inwerkfase

"In maart 2019 zijn we overgegaan op Palette maar dat was eigenlijk nog de inwerkfase: ‘Werkt alles?’ ‘Hoe kunnen we dit en dat doen?’ ‘Daar moeten we nog even naar kijken!’ ‘Dit passen we gelijk nog even aan.’ Dus we waren live maar we moesten nog wel een en ander finetunen."

Livegang

"In april zijn we de facturen echt met PaletteArena gaan verwerken. En over het algemeen ging het gelijk goed, heel fijn! We liepen er toen wel tegenaan dat in aanloop naar het nieuwe systeem niet elke locatie in dezelfde mate betrokken is geweest.

Natuurlijk, elk nieuw systeem is even wennen; niet elke collega krijgt facturen te verwerken en het aantal facturen verschilt ook nog per persoon. De handleidingen volstonden niet goed voor al onze verschillende gebruikers. We hebben dit toen opgepakt door zelf instructiefilmpjes te maken en intern te delen."

Toekomst

"We verwerken nu met Palette ongeveer 24.000 facturen op jaarbasis. De verwachting is dat dat aantal de komende tijd nog verder gaat groeien. We hebben het over inkoopfacturen, voor dit soort facturen maakt het in principe niet uit of we een leerling meer of minder hebben, die verwachte toename zit meer in eventuele uitbreidingen van het aantal locaties en leveranciers om die locaties heen."

Inkoopbeleid

"Er valt op inkoopgebied voor ons nog veel te winnen, ik denk dan aan het ‘opvoeden van de collega’s’. Denk bijvoorbeeld aan 2 collega’s die apart van elkaar bestellingen doen terwijl dit goed samengevoegd kan worden tot 1 bestelling bij 1 vooraf geselecteerde leverancier aan de hand van geselecteerde gegevens. De vraag die vaker gesteld moet worden is: Moet deze bestelling nu echt bij deze leverancier geplaatst worden? Vaker dan gedacht, kan het anders!"

 

"Maar er komen ook nog steeds nieuwe leveranciers bij ons binnen. We zitten redelijk verspreid door heel Nederland heen met locaties van Goes tot Kampen en lang niet altijd hebben onze huidige leveranciers een landelijke dekking. Dan wordt er ook lokaal gezocht naar leveranciers waar je dan dus soms maar een paar facturen op jaarbasis van ontvangt.

Maar ook de relatief kleine optimalisatie stappen, lonen als je bedenkt dat we nog jarenlang met deze oplossing willen blijven werken en we nog zomaar 300.000 facturen met Palette willen verwerken!"

"Met een workshop hebben we al in de pre-sales fase eerst alle wensen van SORG goed geïnventariseerd om zo een duidelijk uitgangspunt vast te stellen. SORG bleek zich zeer bewust van haar eigen proces(sen) en ook van haar wensen. Om aan deze wensen te kunnen voldoen, hebben we de Warrantmodule geïmplementeerd en een nieuwe module voor onze P2P-oplossing Palette ontwikkeld: de Budgetmodule. Uiteindelijk hebben we voor deze klant echt iets moois neergezet, ik ben best trots op het eindresultaat!"

Erwin Meijer - Senior consultant en P2P-specialist

Met deze 2 Palette modules verwerkt SORG haar inkoopfacturen  

De Budgetmodule

"De Budgetmodule is een nieuw ontwikkelde module. Bij deze module is het budget bepalend: budgetten worden vooraf vastgesteld en geïmplementeerd in PaletteArena. Vervolgens zijn deze budgetten leidend voor de workflow binnen PaletteArena. Er kan dus geen coderingsvoorstel worden gedaan als dit coderingsvoorstel niet te koppelen is aan een vastgesteld budget."

De Warrentmodule


"De Warrantmodule is een standaardmodule. Deze module zorgt voor een workflow op basis van de codering van de factuur. Die informatie is vanuit AFAS gekoppeld aan de P2P-oplossing PaletteArena."

SORG over samenwerking met Simac

"Over het selectie- en salestraject kan ik vanuit eigen ervaringen niet veel zeggen, wel over de implementatie fase en de periode erna. In die periode heb ik het meest met Erwin samengewerkt. Vanuit SORG hadden we wensen, vragen… en Erwin was onze technische man die al die vragen kon beantwoorden; hij dacht goed met ons mee en wist onze wensen al snel te vertalen in “dat moet dan op die manier”. Dat ging goed, zo over en weer, daarin hadden we elkaar wel gevonden!"

Tip voor Simac. "Na de implementatie zelf waren er nog wat openstaande punten, voornamelijk omdat er voor een aantal wensen maatwerk vereist was. Technisch bleek dat maatwerk mogelijk maar er kwam toch aardig wat bij kijken. Omdat Erwin binnen Simac veel weet was hij ook bij andere projecten betrokken. Als er iemand op de achtergrond wat meer bij dit traject betrokken was, waren de laatste openstaande punten vast wat eerder afgerond."

Ariën Stomphorst - Financieel applicatiebeheerder bij SORG

Besparingen en voordelen voor SORG

"Het is lastig om concreet te maken wet we precies besparen nu we met Palette werken. De grootste slag qua tijdsbesparing en efficiency hebben we vooral met de eerdere oplossingen gemaakt. Nu ervaren we als grootste voordeel dat we met een oplossing werken waardoor we als organisatie ontzorgd worden.

Werken met Palette in de cloud geeft ons ruimte om meer onderwijs gerelateerde IT-ondersteuning te bieden, om onze eigen kennis en ervaring op een andere manier in te zetten. Deze stap brengt voor ons dus op twee gebieden een waardevolle kwaliteitsverbetering: voor onze factuurverwerking maar zeker ook onderwijskundig."

Beveelt SORG Simac aan?

"Het systeem doet wat het voor ons moet doen; daar ben ik tevreden over! En de lijnen zijn prettig kort. Als we vragen hebben, krijgen we snel antwoord. In het begin vooral via Erwin maar later ook bij schakelen met support, dus ook die ervaringen zijn goed, ze hebben ons tot nu toe altijd snel kunnen helpen. Dus of ik Simac kan aanbevelen? Ja absoluut!"

"SORG is een organisatie die goed bij ons, Simac, past. Voorheen was de samenwerking goed en dat is weer zo. Bij SORG zijn ze concreet, ze weten goed wat ze wel en niet willen en kunnen en de betrokkenheid en inzet van beide partijen is groot, de lijnen zijn kort. Ook was is er een klik tussen de contactpersonen bij Sorg en onze consultant, Erwin Meijer. Zo’n goede verstandhouding komt een project natuurlijk altijd ten goede. En het is natuurlijk altijd fijn als een klant weer bij je terugkomt! Dat is een mooi compliment! En natuurlijk hoop ik dat SORG nu weer voor lange tijd onze klant is maar daar heb ik met wat we nu samen hebben neergezet alle vertrouwen in."

Peter Bouwmans - Directeur Simac Document Solutions
SORG

SORG staat voor de Stichting voor Onderwijs op Reformatorische Grondslag. In deze in Amersfoort gevestigde stichting zijn het College van Bestuur en De Raad van Toezicht van de twee scholen ondergebracht: het Van Lodenstein College en van het Hoornbeeck College. Het aantal leerlingen van deze scholen is in 2019/2020 circa 11500 en het totaal aantal medewerkers is rond de 1100.


Het Van Lodenstein College biedt praktijkonderwijs, vmbo, havo en vwo en heeft locaties in Amersfoort, Barneveld, Ede, Hoevelaken en Kesteren. Het Hoornbeeck College biedt onderwijs op MBO-niveau en heeft haar hoofdvestiging in Amersfoort, nevenvestigingen in Apeldoorn, Goes, Gouda, Kampen en Rotterdam en dependances in Barneveld, Gorinchem, Hoevelaken en Kesteren. Lees meer >

Welkom bij Simac

Mijn naam is Erwin Meijer, P2P consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Erwin Meijer, P2P consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!