Vallei Auto Groep

Over prettig werken met Palette (P2P) en meer...

Vallei Auto Groep is al jarenlang klant van Simac. Deze langdurige samenwerking dateert vanaf 2007 als Vallei Auto Groep kiest voor de factuurverwerkingsoplossing van Simac, de voorloper van het huidige Palette. In 2016 stapt Vallei Auto Groep over op het PON platform met de Purchase-to-Pay oplossing Palette én Autoline.

"Hoe ervaart deze klant de oplossing waar zij jaarlijks 15.000 facturen mee verwerkt? Hoe is de samenwerking met Simac? Benieuwd naar de antwoorden, gaan we in gesprek met deze klant."

Marianne in 't Veld - Marketing executive, Simac

In het kort:

  • Even voorstellen
  • Waarom Simac?
  • De overgang naar het PON platform
  • Prettig werken met Palette
  • Procesoptimalisatie

We stellen onze gesprekspartners aan u voor   

Aan tafel zitten we met Arjen den Oudsten en Gert van Amerongen.

Arjen den Oudsten is sinds april 2017 in dienst bij Vallei Auto Groep als Manager Finance & Control en verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van alle financiële zaken van de 5 vestigingen.

Gert van Amerongen is Hoofd Financiële Administratie. Hij opent uitnodigend het gesprek: “Vanuit verschillende functies heb ik hier in ruim 13 jaar veel meegemaakt ook qua systemen en veranderingen, dus kom maar op met je vragen.”

Over de keuze van Vallei Auto Groep voor Simac

"Tot 2007 werkten we op onze crediteurenadministratie met een papieren boekhouding en Excel. De facturen werden gestempeld en kwamen in een papieren postzak naar de afdeling. Soms waren we facturen kwijt, dan weer moesten facturen in Veenendaal zijn maar lagen ze op een andere vestiging… dat wilden we niet meer."

Gert van Amerongen - Hoofd Financiële Administratie

"We hebben destijds meerdere oplossingen voor factuurverwerking vergeleken en gekozen voor Contempus van Simac, de voorloper van Palette. De overstap naar Contempus was dus onze eerste digitaliseringsslag en al een hele verbetering!"

Overgang op het PON Platform met P2P-oplossing Palette

PON zoekt een oplossing voor het automatiseren van facturen voor al haar dealers en via die weg krijgt Vallei Auto groep opnieuw te maken met Simac.

Gert van Amerongen: “Al in 2011 of 2012 kregen wij een grote presentatie van PON van een oplossing voor factuurverwerking in combinatie met DMS Autoline, waar we op over zouden gaan. Dit was toen Palette, de Purchase-to-Pay oplossing van Simac. Ik weet nog dat er toen veel dealers bij zaten die nog voornamelijk papieren facturen verwerkten."

"Voor ons was deze overgang lang niet zo groot als voor andere dealers omdat wij al met Contempus werkten. Contempus was in 2016 einde oefening, uitgefaseerd. Daardoor liepen we in die tijd tegen wat bugs op, werkten er wat dingen minder goed maar dat was voor ons aanvaardbaar omdat we wisten dat we op korte termijn met een andere oplossing zouden werken.”

Gert van Amerongen - Hoofd Financiële Administratie



De grote overstap van de implementatie

2016

Gert van Amerongen: “In juni 2016 zijn we overgestapt op Palette én Autoline. Dat ging in één keer. Vooraf wisten we wel het nodige van de oplossingen maar door een programma te beleven, merk je pas hoe het echt is. Alsof de hele organisatie bij een andere werkgever gaat werken, zo voelde het de eerste paar weken."

PON

"Palette had nog wel de nodige overeenkomsten met Contempus maar Autoline was voor ons helemaal nieuw. De hele implementatie werd door 6 man goed begeleid vanuit PON, ook hier op locatie. Met Palette konden we binnen een week al goed uit de voeten.” Aldus Gert. 

Prettig werken met Palette

"Je kan wel zeggen dat Palette gebruiksvriendelijk is, er werken hier zo’n 50 van onze 250 medewerkers met Palette... omdat veel verschillende mensen facturen goedkeuren en dat gaat soepel."

Arjen den Oudsten - Manager Finance & Control

Gert van Amerongen: “Er is een groene goedkeuringsknop en een vraagteken, facturen goedkeuren is zo vrij eenvoudig. Naast deze medewerkers zijn er 2 personen bij ons die echt het hele systeem kennen met coderen, boeken etc. Wat ook fijn aan Palette is, is dat je in Palette werkt met algemene rollen in plaats van namen. Als medewerkers in of uit dienst gaan of van functie of rol veranderen is dit snel en eenvoudig in te regelen”. 

Procesoptimalisatie

Wat de overstap op het PON-platform met de P2P oplossing Palette Vallei Auto Groep concreet heeft opgeleverd qua tijd- en kostenbesparing blijkt lastig concreet te maken. "In 2007 is de grootste digitaliseringsslag al gemaakt en in de jaren erna zijn processen geleidelijk verder geoptimaliseerd."

95%

“Inmiddels is wel 95% digitaal, als het niet meer is...” voegt Gert van Amerongen toe.

2018

“We hebben ook veel minder archief, als je kijkt naar 2018 gaat het nog maar om een paar mappen!” Arjen den Oudsten: We groeien dus het aantal facturen zal in toekomst alleen maar toenemen. Maar ook andere processen hebben onze aandacht, denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van onze verkoopdossiers.”

“Ik zeg maar zo, een goede supportafdeling is altijd fijn!”

Gert & Arjen, Vallei Auto Groep

Over de samenwerking met Simac zijn de heren het eens, die is goed. 

Arjen den Oudsten: “In de ideale situatie heb je één groot systeem waar alles in zit, maar dat zal zo snel niet gebeuren. We hebben ook maar een enkele keer ruis op de lijn en dat zit dan meestal niet in Palette.”

Gert van Amerongen: “We hebben al die jaren altijd goed contact gehad met Simac. Onze hulplijnen zijn al jaren Pieter Roos (senior softwarespecialist, supportafdeling red.) en Şenol Sözen (softwarespecialist, supportafdeling red.). Het gaat af en toe om kleine dingen en we komen er altijd wel snel uit. Ik zeg maar zo, een goede supportafdeling is altijd fijn!”

Welkom bij Simac

Mijn naam is Marianne in 't Veld en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Marianne in 't Veld en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!