Van den Udenhout in Eindhoven verwerkt inmiddels al bijna 3 jaar haar ca. 45.000 jaarlijks inkomende facturen met Simac Managed Services. Antoon Coolen (ambassadeur, voorheen verkoopleider) en Albert Jansen (vestigingsmanager en manager Volkswagen en Audi) blikken terug op de overstap naar deze P2P-oplossing in de cloud.
In het kort:
- De implementatie
- De huidige gang van zaken
- De voordelen en besparingen
- De samenwerking met Simac.
Geruisloze overgang naar Simac Managed Services
In 2014 stapt Van den Udenhout over op de oplossing Simac Managed Services. Mede bepalend voor deze keuze is hierbij het partnership van Simac en Keyloop waardoor er gebruik gemaakt kan worden van de unieke koppeling met Autoline. Terugkijkend zijn Antoon Coolen en Albert Jansen zeer tevreden over de wijze waarop Van den Udenhout in Eindhoven sinds 2015 de 45.000 inkomende facturen verwerkt.
"Vanuit Simac is de uitrol goed begeleid. In een dag of drie was de implementatie met koppeling en Autoline een feit en konden we live. Simac opereerde vooral achter de schermen en heeft destijds voor een geruisloze overgang gezorgd."
Albert Jansen over hoe alle facturen nu verwerkt worden: "Bij Van den Udenhout komen inmiddels geen facturen meer met de post binnen. Leveranciers versturen hun facturen, bijvoorbeeld als PDF, direct naar een speciale mailbox."
"Wij zien deze facturen pas als ze als XML-factuur in Rillion (P2P-software, red.) binnenkomen voor de goedkeuringsflow om daarna afgehandeld en betaalbaar gesteld te worden binnen Autoline. De facturen van de importeur worden gelijk elektronisch verwerkt, dit zijn namelijk al XML-facturen en die kunnen direct binnen de Rillion omgeving verwerkt worden."
Voordelen en besparingen door Simac Managed Services
Antoon Coolen: "De besparing die deze overstap ons heeft gebracht, is goed in tijd concreet te maken. Ik herinner me nog al te goed de dozen met facturen die binnenkwamen, die vervolgens in mapjes moesten met tabbladen, en dan van de ene afdeling naar de andere afdeling, of van verkoopadministratie tot werkplaats. Ook stond er zomaar iemand een hele dag te scannen. Met onze aantallen facturen besparen we daar nu zo 3 of 4 fte mee, als het zelfs niet meer is! De overgang op Rillion heeft ons zondermeer heel veel gebracht."
Meer functionaliteit en inzicht met de P2P-oplossing in de cloud
Albert Jansen: "Met de P2P-oplossing van Simac hebben we ook onze bedrijfsvoering verbeterd. Om een voorbeeld te geven, onze verkoopafdelingen van alle merken huren om diverse redenen regelmatig auto’s in bij onze eigen verhuurafdeling. Voorheen was het soms lastig om te traceren wie de opdracht had gegeven en wie de kosten moest dragen. Omdat het intern was, werden dergelijke facturen soms te gemakkelijk geaccordeerd. Nu kan men veel beter traceren wie er opdracht heeft gegeven en op welke afdeling de huurkosten geboekt moeten worden."
Over de goede samenwerking met Simac en toekomstplannen
Albert Jansen: "We zijn gewoon heel tevreden; de implementatie is soepel verlopen; de oplossing werkt goed en bij vragen kunnen we altijd terecht bij de support afdeling van Simac. We worden daar altijd heel goed geholpen worden en we krijgen duidelijke antwoorden op onze vragen. Wat dat betreft zijn we een tevreden klant en kan ik op de vraag of we Simac aan kunnen bevelen zeker met een ja beantwoorden."
"In de toekomst verwachten we geen hele grote stappen te zetten, die hebben we al genomen! Maar we blijven wel kijken hoe we ook relatief kleine processen kunnen optimaliseren. Zo kijken we bijvoorbeeld nu samen met Simac hoe we op de occasionafdeling de inkoop via particulieren kunnen verbeteren en ook die facturen soepel binnen Rillion kunnen gaan verwerken."
Over Van den Udenhout Groep
Met veel vestigingen in Brabant is Autobedrijf Van den Udenhout één van de grootste Volkswagen, Audi, Volkswagen Bedrijfswagens, SEAT en ŠKODA dealers van Nederland. Naast de verkoop en het onderhoud van deze merken biedt Van den Udenhout diensten als autoverhuur, fleetsales, zakelijke lease, privé lease, schadeherstel, Bedrijfswagen Inbouw Centrum (BIC) en een webshop.
Ook is er binnen de organisatie veel aandacht voor duurzaamheid. Van den Udenhout is ook zeer actief op het gebied van e-mobiliteit. Bekijk de website >
