Accounts Payable: de eerste stap naar een slimmere factuurverwerking

Van mailbox naar ERP, zonder handmatig overtypen 

Het principe van Accounts Payable is eigenlijk heel eenvoudig. Een factuur komt digitaal binnen, bijvoorbeeld als PDF,XML of e-invoice. De AP-software importeert leest  automatisch uw mailbox (-en) uit, herkent de belangrijkste gegevens, zoals de leveranciersnaam, het factuurnummer, de factuurdatum, inkoopordernummer, BTW bedrag en/of percentage en het bedrag. Vervolgens worden de gegevens gecontroleerd en, wanneer alles klopt, automatisch doorgestuurd naar het ERP-systeem. 

Wat eerst een reeks handmatige handelingen was, wordt daarmee een grotendeels geautomatiseerd proces:

Ontvangen → herkennen → controleren → verwerken 

Simac Document Solutions gebruikt hiervoor onder andere de AP- oplossing Tungsten Invoice Agility. Tungsten Invoice Agility is een AI-gestuurde oplossing voor digitale factuurverwerking. Het is een combinatie van een wereldwijd e-invoicing netwerk en intelligente invoice capture software, ontworpen om het Accounts Payable proces te automatiseren en te versnellen. De software combineert intelligente documentherkenning op basis van AI en Machine Learning met geavanceerde workflows en integratiemogelijkheden voor elk (ERP-) systeem.

Een veelgehoorde vraag bij automatisering is: maar wat als de software een fout maakt? 

Dat kan inderdaad gebeuren. Maar een AI-gestuurde oplossing, zoals Tungsten Invoice Agility, is goed in het herkennen van factuurgegevens, verwerken en (automatisch-) goedkeuren van facturen. Dankzij zelflerende technologie en de factuurbibliotheek wordt de herkenning van facturen, orders en andere documenten continu verbeterd. Hierdoor krijgen medewerkers van de financiële administratie steeds meer regie en controle over de inkomende factuurstroom waardoor er meer tijd is voor de afwijkende facturen, de uitzonderingen en voor meer contact met leveranciers. Het verschil zit vooral in waar de medewerker zijn tijd aan besteedt. 

In plaats van iedere factuur volledig handmatig te verwerken, controleert de medewerker vooral de facturen die aandacht nodig hebben. De standaardfacturen kunnen automatisch door het proces gaan. Dat lijkt misschien een kleine verandering, maar op grote aantallen facturen kan het een aanzienlijk verschil maken.

Tijd besparen is niet het enige voordeel 

Minder handmatig werk betekent natuurlijk tijd besparen. Maar de winst van Accounts Payable gaat verder dan dat. 

Wanneer facturen sneller worden verwerkt, wordt ook de doorlooptijd korter. Er zijn minder handmatige invoerhandelingen en daarmee minder momenten waarop fouten kunnen ontstaan. Maar misschien is er nog een belangrijker voordeel: uw medewerkers krijgen tijd terug. 

Tijd die bijvoorbeeld kan worden gebruikt om uitval te analyseren. Waarom worden bepaalde facturen steeds niet goed herkend? Waarom ontbreken bepaalde gegevens? Waar ontstaan vertragingen in het proces? Welke leveranciers kunnen we benaderen die nu de teveel van onze tijd vergen. 

Door die vragen te beantwoorden, kunt u het factuurproces steeds verder verbeteren. Automatisering wordt daarmee niet alleen een manier om sneller te werken, maar ook een manier om slimmer te werken. 

E-facturen: nog een stap verder 

Niet iedere factuur hoeft eerst door een AI-gestuurde (herken-) oplossing . 

Bij een e-factuur worden de gegevens elektronisch aangeleverd conform de wensen en eisen van het desbetreffende mandaat. Dit is per land verschillend maar de oplossing Tungsten Invoice Agility is inmiddels geschikt om voor 140 landen wereldwijd deze e-facturen te verwerken. Wij ontzorgen u als bedrijf volledig en zorgen dat u in staat bent om wereldwijd te voldoen aan de wet- en regelgeving rondom e-invoicing.De oplossing zorgt voor een totaaloplossing want de inkomende e-facturen kunnen we met deze oplossing ook zorgen dat u, volgens de compliancy wet-en regelgeving ook e-facturen kunt versturen (ongeacht uw ERP- systeem). Door de automatische verwerking van e-facturen levert dit veel tijd op, u voldoet volledig aan de wet- en regelgeving van het desbetreffende land en u heeft een toekomstbestendige- en hybride oplossing in huis. 

Accounts Payable of Purchase-to-Pay? 

Hier ontstaat vaak verwarring. Accounts Payable richt zich vooral op de verwerking van inkomende facturen. Het is daarmee een relatief overzichtelijke manier om een eerste stap te zetten in het automatiseren van uw financiële administratie. 

Een Purchase-to-Pay-oplossing gaat een stuk verder. Daarbij kijkt u niet alleen naar de factuur, maar kunt u ook met deze oplossing zelfstandig inkooporders genereren zodat u daarvoor geen extern pakket of het ERP-systeem hoeft te gebruiken. De keuze hangt dus vooral af van de vraag die u wilt oplossen. 

Wilt u vooral af van het handmatig verwerken van inkomende facturen? Dan kan Accounts Payable een logische eerste stap zijn. 

Wilt u het volledige inkoop- en factuurproces automatiseren? Dan is een Purchase-to-Pay waarschijnlijk een interessantere oplossing. Uiteraard is dit altijd afhankelijk van uw jaarlijks volume aan facturen en de verhouding tussen kosten- en inkoopfacturen. 

Beginnen met Accounts Payable en later uitbreiden 

Digitalisering hoeft niet altijd in één grote stap. Sterker nog: voor veel organisaties kan het juist prettig zijn om klein te beginnen. Door eerst de inkomende factuurstroom te automatiseren, kunnen medewerkers wennen aan de nieuwe werkwijze en krijgt de organisatie inzicht in wat automatisering daadwerkelijk oplevert. 

Welke facturen kunnen volledig automatisch worden verwerkt? Waar zitten nog uitzonderingen? Heeft u vestigingen in het buitenland die dienen te voldoen aan de e-invoicing verplichtingen, zoals bijvoorbeeld Belgie, Frankrijk, Polen of Duitsland? Welke processen rondom het inkoopproces kunnen vervolgens worden gedigitaliseerd? 

Denk verder dan alleen de software 

Een succesvolle automatisering draait overigens niet alleen om de keuze voor een AP-oplossing. De koppeling met uw ERP-systeem is minstens zo belangrijk. De systemen moeten goed op elkaar aansluiten en informatie op de juiste manier kunnen uitwisselen. Daarnaast is het verstandig om vooraf goed naar uw huidige werkwijze te kijken. 

Want als u een bestaand, handmatig proces op maat simpelweg digitaliseert, heeft u misschien wel een digitaal proces — maar nog steeds een proces wat niet te automatiseren valt. 

De beste vraag is daarom niet alleen: "Hoe kunnen we onze facturen digitaliseren?" Maar ook: "Hoe zouden we ons factuurproces opnieuw ontwerpen als we vandaag helemaal opnieuw mochten beginnen en de juiste oplossing hiervoor voor handen hebben?" Dat is vaak het moment waarop de grootste verbeteringen zichtbaar worden. 

Een kleine stap met grote mogelijkheden 

Accounts Payable hoeft geen eindstation te zijn. Het kan juist het begin zijn van een slimmer en meer geautomatiseerd financieel proces. Door facturen automatisch te herkennen, controleren en verwerken, vermindert u handmatig werk en verkort u de doorlooptijd. Tegelijkertijd ontstaat ruimte om uw medewerkers in te zetten op werkzaamheden die meer waarde toevoegen en die uw medewerkers waarschijnlijk ook interessanter vinden. En bevalt die eerste stap? Dan kunt u verder automatiseren richting Purchase-to-Pay.