Alles over Palette migraties en -upgrades

Hoe pakken we een migratie en/of upgrade bij Simac aan? Wie zijn erbij betrokken? Wat is de impact voor de klant? Is het altijd een verbetering en hoe lang duurt het? Consultant en Palette specialist Sebastian van Til heeft zo ongeveer iedere maand wel migratie/ upgrade van onze P2P oplossing Palette in zijn agenda staan. Hij dan is ook de persoon bij uitstek om u alles over deze migraties en upgrades te vertellen! 

Wat houdt een Palette migratie en upgrade precies in?

Het verschil tussen het upgraden en updaten van software
“In de praktijk worden de termen upgrade en update vaak door elkaar gebruikt. Bij een upgrade gaat om een nieuwere versie van de software, duidelijk door het nieuwe versienummer. Bij een update gaat het strikt gezien om aanpassingen (verbeteringen) van een bestaand programma waarbij de versie zelf dus niet is veranderd. Bij een Palette upgrade stapt de klant dus over op een nieuwere versie van Palette, waarbij het gaat om functionele veranderingen/ verbeteringen.” 

Migratie
“Een migratie is eigenlijk een verhuizing. Bijvoorbeeld van het ene platform naar het andere dus bijvoorbeeld van Windows Server 2012R2 naar Windows Server 2016. Of van een on-premise installatie bij de klant naar de oplossing in de cloud.


Een migratie gaat vaak gepaard met allerlei eisen en dit heeft best wat voeten in de aarde terwijl er functioneel voor de klant vaak niet eens zo veel verandert.”

Migratie + upgrade Palette gaat vaak samen
“In de praktijk upgraden we eigenlijk ook altijd de software als we een migratie doen. Als we toch aan de slag gaan zorgen we er graag voor dat de klant in een keer weer helemaal up-to-date is.


En bij een migratie naar een nieuw besturingssysteem, is vaak een recente versie van PaletteArena vereist.”

Wie?

Wie zijn er betrokken bij een Palette migratie?

“Vaak zijn vanuit de gebruikershoek de functioneel controller, hoofdadministratie of iemand met een soortgelijke functie bij de migratie betrokken. Daarnaast vanuit de IT zelf de systeembeheerder en de IT-leverancier. Veel van onze klanten maken naast Palette ook gebruik van onze scan- en herkensoftware zoals ReadSoft of OpenText. Parallel met de upgrade van Palette vindt dan ook de upgrade van deze software plaats. Vanuit die invalshoek schakel ik dan ook met mijn collega’s die dit deel voor hun rekening nemen.

Als het om een oplossing in de cloud gaat is het voor ons een stuk eenvoudiger om erbij te kunnen. Als de oplossing bij de klant is geïnstalleerd is dat omslachtiger, als ik op afstand werk aan een on-premise oplossing ben ik meer afhankelijk van de medewerking van mijn contactpersonen bij de klant. Maar in het algemeen kan ik meestal vrij direct schakelen met mijn contactpersonen en krijg ik zo wat ik nodig heb, want daar gaat het om!”

Hoe?

Hoe pakt Simac een Palette upgrade/ migratie aan?

Stappenplan in 3 fases:
1. Voorbereiding productiegang
“Als ik voor een Palette upgrade/migratie sta, begint het met voor mezelf goed helder te hebben: “Wat staat er en wat gaat het behelzen?” Ik kijk eerst goed naar de inrichting van het systeem en hoe het proces nu loopt. Daarna komt de voorwerkfase, de fase waarin ik zoveel mogelijk voor livegang regel terwijl de productie van de kant gewoon doorgaat. Denk aan het inrichten van de test omgeving op het nieuwe platform.”

2. In productie zetten
“De livegang zelf: van A naar B.”

3. De nazorgfase
“Dit is een relatief korte periode waarin ik direct te raadplegen ben voor vragen van de klant. Na deze fase kan de klant voor ondersteuning terecht bij onze service & supportafdeling.”

“Bij Palette upgrades en -migraties is de testomgeving key.”

Sebastian van Til - Palette consultant bij Simac Document Solutions

Hoe lang duurt een Palette upgrade/ migratie?

“Een upgrade van Palette kan vrij snel. Een concreter antwoord? Uh, gemiddeld in een dag of 3. Tenminste, mits er een actuele testomgeving beschikbaar is. Maar een upgrade gecombineerd met een migratie waar dat wel altijd nodig is, duurt al snel zo’n 60-80 uur, natuurlijk met de kanttekening dat het altijd afhankelijk is van de specifieke klantsituatie!”

Meer modules
“Onze meeste Palette klanten maken ook gebruik van modules als order- en contractmatching. Bij meer modules krijg ik meer vragen omdat de expertise bij gebruikmaking van meerdere modules vaak ook bij meerdere mensen ligt. Dus de inwerktijd/ nazorgfase kost dan meer tijd.”

Oudere versies
“Hoe ouder de versie die je moet upgraden hoe groter het verschil met de versie waar je naar toe gaat. De functionele verschillen zijn dan groter en het risico in het project neemt daarmee ook toe waarmee het stuk “onvoorzien” waar ik altijd mee te maken krijg, relatief ook groter wordt.”


“Eigenlijk ben ik constant bezig met hoe ben en blijf ik in control?” Na een korte stilte en een lach vervolgt Sebastian: “En dat lukt altijd… tot op zekere hoogte.”

“In de loop der tijd heb ik steeds meer kennis en ervaring opgedaan en dat neem ik natuurlijk mee in mijn analyse en aanpak bij een Palette migratie. Maar er is altijd wel weer iets wat bij deze klant net nieuw of anders is, er komt altijd wel weer iets om de hoek kijken maar juist dat houdt me scherp en daagt me uit.”

Sebastian van Til - Palette consultant bij Simac Document Solutions

Is iedere upgrade een echte verbetering voor de klant?

“De klant moet bij de tijd blijven om upgrades aan te kunnen, ondersteuning te krijgen etc... Vaak zijn onze klanten achteraf zeker blij met nieuwe versies omdat er in de actuele versie meer dan voorheen mogelijk is, zeker als alles vlot is gegaan.

Functioneel gezien brengt niet iedere upgrade voor de klant vooraf gewenste veranderingen. Klanten zeggen dan “Het loopt nu ook goed”. Toch is ook dan soms een upgrade nodig bijvoorbeeld in verband met een nieuw besturingssysteem op een nieuwe server. Je kan dan zeggen dat de gebruiker de veranderingen ondergaat om eventuele toekomstige mogelijkheden te faciliteren.

Maar ik maak ook wel mee dat de klant achteraf onverwacht heel blij is met een nieuwe, actuelere versie. Zo bleek recentelijk nog dat een klant blij was Palette bijgewerkt te hebben naar de laatste versie. Bij een implementatie van Single Sign On, bleek Palette naadloos samen te werken met ADFS, een methode van authenticatie die het mogelijk maakt om eenvoudig in Palette in te loggen. Dat dat vind ik dan toch leuk om te horen!" 

"Onze klanten blijven vaak lang hangen op een versie als ze geen problemen ervaren. Gaan ze eenmaal migreren naar nieuwe hardware, dan wordt dit moment vaak aangegrepen om de Palette software bij te werken naar de laatste versie.”

Sebastian van Til - Palette consultant bij Simac Document Solutions

Welkom bij Simac

Mijn naam is Sebastian van Til, consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Sebastian van Til, consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!