Michelle Tijsterman ging deze maand een dagje op pad met onze Sales Manager Dico Harteman. Lees haar verslag en krijg zo een impressie van een dagje buitendienst met Simac Document Solutions.
"We begonnen de dag met taart voor Bo-mij want ze zijn live met hun Purchase-to-Pay oplossing."
"We hadden om 10 uur bij Bo-mij afgesproken. Keurig op tijd reden we het industrieterrein op. Voordat ik kon denken waar zit Bo-mij zag ik links en rechts alles rood kleuren. Dat is duidelijk; ongeveer de hele straat is Bo-mij! Ik kreeg een trots gevoel en dat terwijl ik er niet eens werk. Binnen ademt alles een prettige no-nonsense sfeer: “Gewoon hard werken en weinig gedoe eromheen."
Tevreden taart eten
We hadden een afspraak met onze contactpersonen bij Bo-mij: Pieter Scholten, Thom Schroder en Michiel Mantel. Ze waren blij verrast met de taart. Michiel snijdt lekker grote stukken en deelt rond. Ook onze eigen consultant Peter Versteegt was bij deze meeting aanwezig en prikt een vorkje mee.
Hoe gaat het nu met de factuurverwerking?
Natuurlijk zijn we benieuwd hoe Bo-mij de oplossing ervaart, hoe het implementatietraject is verlopen en naar de samenwerking met Simac dus daar praten we over door. Heel fijn te horen dat ze zo tevreden zijn! Op de vraag van Dico wat het grootste voordeel is van Palette, antwoordt Pieter Scholten (Bo-mij) gevat: "Dat het werkt! We hebben helaas ook andere ervaringen maar we hebben nu iets gekocht wat werkt!"
"Het was best spannend om voor de zomer nog live te gaan maar we hadden vooraf veel getackeld; we hadden alles in de hand!"
"Gaaf dat jullie het aangedurfd hebben vrij snel live te gaan! Dat gebeurt niet vaak! Ik ben erg tevreden over de samenwerking. Complimenten voor jullie voortvarendheid."
Bo-mij start met P2P oplossing Palette bij Van der Peijl
Van der Peijl Groep (onderdeel van de Bo-mij groep) was het eerste bedrijf dat gebruik ging maken van de OCR- applicatie van ReadSoft Invoices en de Purchase-to-Pay applicatie van Palette. Reden voor de keuze om te starten met de Van der Peijl Groep was dat dit bedrijf, met meer dan 60.000 facturen, een belangrijk deel van het totaalvolume aan inkomende facturen verwerkt. Doordat voorheen de goedkeuring van facturen handmatig verliep, was er sprake was van achterstallige werkzaamheden. De optimalisatie- en digitaliseringsslag was juist hier dan ook zeer gewenst.
"Sinds de livegang in juli hebben we al meer dan 10.000 facturen verwerkt. Ja, we zijn tevreden; het systeem verdient zichzelf terug."
Pieter vertelt verder: "Zo snel live vonden wij ook spannend maar we waren er klaar voor, we hadden alles goed voorbereid. In het begin hebben we alles centraal gehouden, niet te veel mensen erbij betrokken, een goede strategie. En Palette is een goed product. Bij de verdere uitrol naar de andere bedrijven van Bo-mij houden we graag de snelheid erin. (Gekscherend) als het aan Andries Borgeld ligt het liefst morgen! Maar we moeten natuurlijk wel de capaciteit hebben om alles goed uit te rollen en het zonder problemen te laten verlopen.”
Bo-Rent en andere bedrijven die onder de Bo-mij paraplu vallen, volgen binnen afzienbare tijd. Het uiteindelijk jaarvolume aan facturen dat via onze P2P applicatie verwerkt gaat worden, zal boven de 100.000 facturen zijn!
De verwachting is dat bij Bo-Mij Groep uiteindelijk meer dan 100 gebruikers in de Purchase-to-Pay applicatie van Palette werken. Op naar meer dan 100.000 facturen en 100 gebruikers. Lees meer over Bo-mij BV >
"Voor deel 2 van deze dinsdag (op pad met Dico) gaan we van Hoorn naar Barendrecht, naar BUVA."
Op naar BUVA in Barendrecht
Na deze leuke afspraak gingen we goedgestemd op naar de volgende klant: Buva Homecare Systemen in Barendrecht.
"De 130 km die we moeten afleggen, komt goed van pas om met Dico bij te praten, die door zijn drukke agenda niet vaak op kantoor is. We zijn wat te vroeg in Barendrecht maar dat pakt voor ons goed uit. De vriendelijke dame achter de balie ontvangt ons hartelijk en we komen even bij met een kop koffie in de hal die aanvoelt als een huiskamer."
Zo kwam BUVA Homecare Systemen in contact met Simac
"Eind juni kreeg ik via de chat van BUVA de vraag om meer informatie over onze Purchase-to-Pay oplossing. BUVA gaf aan haar huidige P2P-oplossing te willen vervangen, nog voor de vervanging van haar huidige ERP-pakket. Ze wilde meer weten over onze oplossing en onze koppelingen met Microsoft gelieerde pakketten. De contacten verliepen prettig en een week later stond er al een afspraak voor kennismaking en een demo in de agenda."
Hoe wordt de workflow een happy flow?
De financiële- en IT afdeling was goed vertegenwoordigd. We zaten aan tafel met 5 mensen van BUVA. Dico ging dieper in op onze P2P-oplossing en er kwamen veel deelonderwerpen en vragen aan bod als:
- Wat is de huidige herkenningsgraad van ReadSoft?
- Hoe werkt matching op headerniveau, pre-registratie en ordermatching?
- Standaardisatie versus maatwerk?
- Wat is de beste volgorde, eerst een Purchase-to-Pay oplossing implementeren of eerst een nieuw ERP-systeem?
"Dit zijn vragen die onder veel van onze klanten en prospects leven. Natuurlijk bespreken we alles uitgaande van de bestaande situatie bij BUVA met bijbehorend gespecificeerde kostenplaatje. Het is een inhoudelijke en intensieve afspraak en ik vind het fijn erbij aanwezig te zijn. Voor marketing is het belangrijk te horen welke keuzes onze klanten moeten maken en wat daarbij komt kijken."