Spanning… dat hing het 2e weekend van oktober in de lucht op de tweede verdieping van de Ampèrestraat 36 in Ede. Deze dagen stonden geheel in het teken van de mega-migratie van het PON-platform.
"De P2P-oplossing in de cloud voor meer dan 50 PON-dealers."
Meer dan 50 PON-dealers (met totaal 550.000 inkomende facturen per jaar) migreerden in één keer naar een geheel nieuwe omgeving met de nieuwste versie van Palette (Purchase-to-Pay oplossing). En dat was best een hele uitdaging, ook voor onze onder alle omstandigheden koelblijvende consultants. Wat was de reden voor deze migratie? Hoe is die aangepakt? Wat ging goed en wat niet? En hoe is het nu?
We blikken terug met:
- Peter Versteegt (P2P specialist en projectleider voor PON bij Simac)
- Bert Kunst (adviseur en projectleider PON)
- Gert van Amerongen (Hoofd Financiële Afdeling en gebruiker van de software bij Vallei Auto Groep)
"Peter Versteegt heeft de afgelopen jaren de oplossing onder alle (meer dan 50!) dealers uitgerold; hij kent alle ins en outs van het platform. Hij vertelt wat de reden was voor deze migratie en wat de voordelen zijn voor de gebruikers."
"Groot onderhoud noodzakelijk" aldus Peter Versteegt
"Het bestaande PON-platform was alweer zo’n 5 jaar in gebruik, groot onderhoud was noodzakelijk. Voor ons aanleiding om ook gewenste verbeteringen te realiseren. We wilden het gelijk goed aanpakken:
- Alle software is geüpdatet naar de nieuwste versie (besturingssystemen, databases, Palette P2P software).
- Alle hardware is (service etc.) door Simac IT NL vervangen naar een nieuwe omgeving die voldoet aan de huidige/ laatste stand van de techniek.
Verbeteringen:
- Na onderhoud is het platform up-to-date en klaar voor de komende jaren.
- Het platform voldoet aan alle gewenste beveiligingsnormen en eisen.
- De applicatie is nu ook geschikt voor nagenoeg alle nieuwste browsers."
Over de voorbereiding
“Begin juni 2019 zijn we begonnen met de voorbereiding. Een migratie is altijd spannend, je kunt voor verrassingen komen te staan; je kunt niet alles voorzien. Hoe goed je ook alles van tevoren test, risicoanalyses doet en alles organiseert en communiceert.”
De dag van de migratie
"Op de dag van de livegang stonden we dan ook met z’n allen stand-by want dat er altijd wel wat misgaat, bleek ook weer bij deze migratie. Zo hadden we op maandag, de dag van livegang een slechte performance. Bij bepaalde transacties en mutaties reageerden de systemen heel traag."
“Wij zijn hier bij support nog druk aan het schroeven en breken.”
"Maar juist omdat ik alles van het platform weet, we alles zo grondig hadden voorbereid, ik echt een goed gevoel had bij de nieuwe omgeving, wist ik zeker dat het wel snel goed zou komen. En dat was ook zo. We hebben alles geanalyseerd, gemonitord en gedetecteerd en het bleek om een probleem met de hardware te gaan.
Toen we de oorzaak wisten, was het probleem gelukkig snel opgelost. Een te trage schijf hebben we vervangen voor een snellere. Alle gebruikers konden snel weer gewoon werken. Natuurlijk is het dan alle hens aan dek. Ik zag al groeiende stapels facturen op de crediteurenadministraties voor me die niet verwerkt konden worden... bij wijze van spreken natuurlijk."
Een paar dagen na de migratie
"Een paar dagen later liepen we alleen nog tegen wat kleinere issues aan. En hé, dit was wel de migratie van een megaplatform, ik kijk dan toch tevreden terug; we hebben het toch maar weer mooi gefikst!" Aldus Peter Versteegt.
"Het antwoord is nu dat alles weer als vanouds zou moeten werken. Dus roep het luid om je heen, mensen, alles werkt weer en als er toch iets is, dan horen we het graag!"
"Bert Kunst is als adviseur bij PON al jarenlang betrokken bij de samenwerking tussen PON en Simac. Bij de migratie van het PON platform was hij projectleider en vertegenwoordigde hij de dealers."
6x vraag & antwoord over Simac & de migratie aan Bert Kunst
1. Waarom koos PON in 2013 voor Simac Document Solutions?
“Uit eigen ervaring kan ik deze vraag niet beantwoorden want ikzelf ben pas sinds 2015 in beeld maar ik heb begrepen dat die samenwerking destijds voor de hand lag. PON was tevreden over Simac, de contacten waren goed en er was het maatwerk wat betreft de koppeling met Autoline van CDK Global. Het was voor PON dan ook een niet meer dan logische vervolgstap.”
3. Hoe verliep de communicatie tussen alle betrokkenen?
“De communicatie met Simac was prima. De communicatie vanuit PON naar onze dealers had achteraf gezien wellicht iets beter gekund. Het platform was een heel weekend en de vrijdag uit de lucht waardoor medewerkers op de crediteurenadministratie hun gebruikelijke werkzaamheden die dag niet konden doen. Hierover hadden we denk ik nog wat eerder kunnen communiceren. De dealers hadden hier dan nog beter rekening mee kunnen houden.”
5. Hoe ging het paar weken na de migratie?
“Helemaal goed! Alles is vernieuwd, daar ben ik blij mee en alles doet t weer zoals dat ‘t eerst ook deed en daar zijn de dealers blij mee. En de dealers, die komen meestal als eerste naar mij toe als er wat is en ik hoor niks dus….“
2. Hoe kijkt u terug op de voorbereiding van deze migratie?
“Alweer een jaar of vier werk ik intensief met Peter Versteegt samen en die samenwerking is gewoon goed. Met plezier kijk ik terug ook op de intensievere samenwerking in de periode van juni tot oktober terug waarin we de migratie vrij snel hebben kunnen doen. Dat leek ons verreweg het beste, 1 x offline, 1 x alles verplaatsen! Al had dat heel wat voeten in aarde…"
4. Hoe ging de implementatie zelf?
“We hadden alles gecheckt, echt alles deed het. Maar voordat ik de maandag na de implementatie op mijn werk was, werd ik al door drie dealers gebeld. Ik wist toen dus al snel dat er iets dus toch niet helemaal goed ging. Uiteindelijk werkte ook dinsdag alles nog niet zoals zou moeten dus voor de dealers duurde dat wel te lang. Aan jullie kant werd maximaal aan oplossing gewerkt en mijn ervaring is dat Simac issues altijd snel oplost. Dus ook nu had ik er alle vertrouwen in dat het alsnog snel goed zou komen. En dat was ook zo!”
6. Hoe ziet u de samenwerking met Simac in de toekomst?
“Deze migratie was een hele klus maar als je het totaal overziet, is het ook maar weer maar klein onderdeel van de totale dienstverlening van Simac aan PON. Zo zijn we bijvoorbeeld nu weer vanuit PON drukdoende met de mogelijkheden te bekijken om vanuit Palette meer functies, meer modules aan alle dealers aan te bieden.” Aldus Bert Kunst.
Vallei Auto Groep
"Gert van Amerongen is Hoofd Financiële Administratie bij Vallei Auto Groep. Hoe heeft hij als dealer/ gebruiker de migratie van het PON-platform ervaren?"
"Goede communicatie vooraf" aldus Gert van Amerongen
“Vooraf is goed over deze migratie gecommuniceerd. We wisten lang genoeg van tevoren dat de migratie op die vrijdag en het weekend erna zou plaatsvinden en dat die vrijdag PaletteArena uit de lucht zou zijn. Ik moet zeggen dat dit voor ons ook goed uitkwam, we hadden de maand september al dichtgezet. Als het eerder was geweest was dat voor ons onhandiger geweest.”
De migratie zelf was wel even spannend
“Eerlijk gezegd viel dat de eerste dag na de migratie wel even tegen. Die maandag na de implementatie konden we niet goed inloggen, dat ging erg traag. Maar ik heb altijd goed contact met jullie support afdeling dus via die weg toch alles wat moest erin kunnen schieten. Woensdag werkte alles weer goed en kwamen de gebruikelijke issues van zo’n upgrade voorbij. Denk daarbij aan bugs, wat issues bij goedkeurders, niet soepel kunnen inloggen, dat soort dingen…. Omdat ik het systeem door en door ken, ben ik hier de Palette vraagbak. Ja, ja (met een lachje) ze weten ze me hier dan altijd goed te vinden.”
En zo ging het na de migratie
“Nu een paar weken verder gaat het prima! We hebben het snel weer op de rit gekregen. Na een week liepen we alweer helemaal in de pas. Palette werkt als vanouds, hooguit kwamen we soms nog kleine dingen tegen die nu anders gaan dan voorheen, maar dat gaat dan om veranderingen die gerelateerd zijn aan de upgrade van de software zelf.” Aldus Gert van Amerongen.
