Vallei Auto Groep is al jaren klant van Simac. Deze langdurige samenwerking dateert vanaf 2007 als Vallei Auto Groep kiest voor de factuurverwerkingsoftware van Simac, de voorloper van het huidige Rillion. In 2016 stapt Vallei Auto Groep over op het PON platform met de P2P-software Rillion i.c.m. DMS Autoline. Hoe ervaart deze klant de oplossing waar zij jaarlijks 15.000 facturen mee verwerkt?
In het kort:
- Even voorstellen
- Waarom Simac?
- De overgang naar het PON platform
- Prettig werken met Rillion software
- Procesoptimalisatie
We stellen onze gesprekspartners aan u voor
Aan tafel zitten we met Arjen den Oudsten en Gert van Amerongen.
Arjen den Oudstenis sinds april 2017 in dienst bij Vallei Auto Groep als Manager Finance & Control en verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van alle financiële zaken van de 5 vestigingen.
Gert van Amerongen is Hoofd Financiële Administratie. Hij opent uitnodigend het gesprek: "Vanuit verschillende functies heb ik in ruim 15 jaar veel meegemaakt ook qua systemen en veranderingen, dus kom maar op met je vragen."
Over de keuze van Vallei Auto Groep voor Simac
"Tot 2007 werkten we op onze crediteurenadministratie met een papieren boekhouding en Excel. De facturen werden gestempeld en kwamen in een papieren postzak naar de afdeling. Soms waren we facturen kwijt, dan weer moesten facturen in Veenendaal zijn maar lagen ze op een andere vestiging… dat wilden we niet meer."
"We hebben destijds meerdere oplossingen voor factuurverwerking vergeleken en gekozen voor Contempus van Simac, de voorloper van Rillion. De overstap naar Contempus was dus onze eerste digitaliseringsslag en al een hele verbetering!"
Overgang op het PON Platform met P2P-software Rillion
PON zoekt een oplossing voor het automatiseren van facturen voor al haar dealers en via die weg krijgt Vallei Auto groep opnieuw te maken met Simac Document Solutions.
Gert van Amerongen: "Al in 2011 of 2012 kregen wij een grote presentatie van PON van een oplossing voor factuurverwerking in combinatie met DMS Autoline, waar we op over zouden gaan. Dit was toen Rillion, de P2P-software van Simac. Ik weet nog dat er toen veel dealers bij zaten die nog voornamelijk papieren facturen verwerkten."
"Voor ons was deze overgang lang niet zo groot als voor andere dealers omdat wij al met Contempus werkten. Contempus was in 2016 einde oefening, uitgefaseerd. Daardoor liepen we in die tijd tegen wat bugs op, werkten er wat dingen minder goed maar dat was voor ons aanvaardbaar omdat we wisten dat we op korte termijn met een andere oplossing zouden werken.”
Gert van Amerongen: "In juni 2016 zijn we overgestapt op Rillion én Autoline. Dat ging in één keer. Vooraf wisten we wel het nodige van de oplossingen maar door een programma te beleven, merk je pas hoe het echt is. Alsof de hele organisatie bij een andere werkgever gaat werken, zo voelde het de eerste paar weken."
"Rillion had nog wel de nodige overeenkomsten met Contempus maar Autoline was voor ons helemaal nieuw. De hele implementatie werd door 6 man goed begeleid vanuit PON, ook hier op locatie. Met Rillion konden we binnen een week al goed uit de voeten." Aldus Gert.
Prettig werken met factuurverwerkingsoftware Rillion
"Je kan wel zeggen dat Rillion gebruiksvriendelijk is, er werken hier 50 van onze 250 medewerkers met deze software omdat veel verschillende mensen facturen goedkeuren en dat gaat soepel."
Gert van Amerongen: "Er is een groene goedkeuringsknop en een vraagteken, facturen goedkeuren is zo vrij eenvoudig. Naast deze medewerkers zijn er 2 personen bij ons die echt het hele systeem kennen met coderen, boeken etc. Wat ook fijn aan Rillion is, is dat je werkt met algemene rollen in plaats van namen. Als medewerkers in of uit dienst gaan of van functie of rol veranderen is dit snel en eenvoudig in te regelen."
Procesoptimalisatie bij Vallei Auto Groep
Wat de overstap op het PON-platform met de P2P-oplossing Vallei Auto Groep concreet heeft opgeleverd qua tijd- en kostenbesparing blijkt lastig concreet te maken. "In 2007 is de grootste digitaliseringsslag al gemaakt en in de jaren erna zijn processen geleidelijk verder geoptimaliseerd."
"Inmiddels is wel 95% digitaal, als het niet meer is..." voegt Gert van Amerongen toe.
"We hebben ook veel minder archief, als je kijkt naar 2018 gaat het nog maar om een paar mappen!" Arjen den Oudsten: "We groeien dus het aantal facturen zal in toekomst alleen maar toenemen. Maar ook andere processen hebben onze aandacht, denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van onze verkoopdossiers."
"Ik zeg maar zo, een goede supportafdeling is altijd fijn!"
Over de samenwerking met Simac zijn de heren het eens, die is goed.
Arjen den Oudsten: "In de ideale situatie heb je één groot systeem waar alles in zit, maar dat is niet haalbaar. We hebben maar een enkele keer ruis op de lijn en dat zit dan meestal niet in Rillion."
Gert van Amerongen: "We hebbenaltijd goed contact gehad met Simac. Onze hulplijnen zijn al jaren Pieter Roos (senior softwarespecialist, supportafdeling red.) en Şenol Sözen (softwarespecialist, supportafdeling red.). Het gaat af en toe om kleine dingen en we komen er altijd wel snel uit. Ik zeg maar zo, een goede supportafdeling is altijd fijn!"
