01 februari 2023

Toekomstbestendig met Simac Cloud Services

Toekomstbestendig, dat wil toch iedereen zijn! Waarin onderscheid Simac zich? Via Simac Cloud Services en het daarbij behorende Cloud platform automatiseren we uw bedrijfsprocessen op basis van Machine Learning, Artificial Intelligence, big data en RPA. We nemen uw factuur-, document- en datastromen onder de loep! Via API's en ERP-connectoren bouwen we standaard oplossingen ‘aan het platform’ (zie het als bouwblokken). Hierdoor zijn er geen lange implementatietrajecten en profiteert u van standaardisering.

"Er liggen zo veel data en documenten onder de processen in een organisatie. Hoe kunnen we het werken daarmee efficiënter organiseren, sneller en veiliger, zodat er minder papier aan te pas komt? Hoe kunnen we die data en documenten breder toegankelijk en inzetbaar maken? Dat zijn de vragen die Simac Document Solutions graag gesteld krijgt."

Peter Bouwmans - Directeur Simac Document Solutions

Wat zijn de mogelijkheden van het Cloud platform?


Een betere herkenning

“Wij zetten uw PDF om naar een UBL.” Via de PEPPOL integratie met het Cloud platform kunnen we uw facturen of documenten 100% herkennen zonder dat daar nog OCR-software aan te pas komt. Dit heeft te maken met het lezen van het document of de factuur. Bij OCR wordt er een plaatje van gemaakt, afhankelijk hoe goed de PDF/ scan is worden wel of niet alle velden goed herkent. Bij een e-factuur wordt de factuur omgezet in een UBL bestand waarbij alle data 100% herkent kan worden en er geen misverstand is over een ‘0’ of een ‘o’ bijvoorbeeld en in welk veld de BTW-code staat. Zie het Cloud platform in dit geval als een soort ‘black box’, je stopt er wat in en je krijgt er wat uit.

Standaardiseren

Door steeds weer nieuwe ‘blokjes’/ oplossingen te bouwen ‘aan het platform’ kunnen we veel werk standaardiseren. Simac Cloud Services werkt op basis van Machine Learning, AI, RPA en big data waardoor de software zelflerend is. We hoeven niet elke keer het wiel opnieuw uit te vinden. Op basis van eerder gebouwde blokken (zoals een koppeling met Exact Online, RPA voor pakbonnummers of de integratie tussen Kofax AP Essentials en Rillion P2P-software) zijn er soms maar een paar aanpassingen nodig en bent u in no-time ‘up and running’.


Kies elk XML-formaat

Laat ons weten welk XML-formaat u wenst. Het maakt ons niet uit of u een UNCEFACT, UBL, SETU, BIS, SI of SALES factuur of document nodig hebt. Standaard leveren we af in het NLCIUS-UBL formaat want deze kunnen de meeste softwarepakketten verwerken.

Het Cloud platform als motor

Voor onze klant Neele-Vat (transport & logistiek) hebben we het Cloud platform ingezet als hoofdoplossing. Simac Cloud Services is de motor onder alle (bedrijfs)processen die zij geoptimaliseerd en geautomatiseerd hebben. Stap voor stap hebben we samen met Neele-Vat gekeken waar zij dingen wilde verbeteren en vooral waarom. Zo zijn we tot meerdere processen gekomen die zij nu (naast elkaar) en via verschillende ‘bouw blokken’ geautomatiseerd verwerken via het Cloud platform zoals hun grote aantallen POD’s (Proof of Delivery’s).

Digitalisering van verkoopdossiers

Bij Renault STAM hebben we ervoor gekozen om de complete oplossing als Cloud dienst aan te bieden. Hierdoor werd het menselijk handelen geminimaliseerd, de kwaliteit van data verhoogd en konden wij bewerkstelligen dat alleen de uitzonderingen door mensen nog worden afgehandeld.

Documentverwerking via het Simac Cloud Services platform (BPM)

De voordelen van het verwerken van documenten via het Cloud platform
 

  • U heeft geen lange implementatietrajecten meer en u hoeft geen software ‘in huis’ te installeren. U merkt niets van updates en/of onderhoud.
  • Leveranciers inleren is niet nodig. Het systeem is continue de herkenning van facturen (of documenten) aan het verbeteren, dat doen we op de achtergrond.
     
  • Een gebruiker hoeft geen handmatige controles of aanvullingen meer te doen omdat data 100% herkent wordt. Als het systeem twijfelt over de juiste herkenning worden facturen of documenten aangeboden voor kwaliteitscontrole.
  • Ook papieren facturen (of documenten) hoeft u alleen nog maar onder een scanner te leggen. Niet alleen PDF-facturen uit een administratiepakket worden herkend, ook scans, foto’s en andere bestandformaten. Het plaatje plaatsen we als PDF-bijlage in de XML-factuur.
     
  • De factuur (of het document) is binnen enkele minuten verwerkt. Bij ongeveer 20% van de facturen is er een extra kwaliteitscontrole nodig, in dat geval duurt het iets langer (tot maximaal één werkdag).
  • Herinneringen en proforma-facturen worden geweigerd. U wilt natuurlijk niet het risico lopen dat u deze dubbel gaat betalen.
  • Standaard nemen we niet alle factuurregels van de PDF over. Voor iedere BTW soort wordt een factuurregel aangemaakt. Mocht u toch herkenning op regelniveau nodig hebben, neem dan contact op met onze support collega’s of vraag uw leverancier om een e-factuur.
  • Ook bonnetjes die bijvoorbeeld met een zakelijke pinpas zijn betaald worden automatisch verwerkt, wel zo makkelijk voor de verwerking in uw administratie.

Integraties met het Cloud platform


Integratie met Kofax AP Essentials

  • ‘Cloud to Cloud’ integratie tussen Kofax AP Essentials en bijvoorbeeld ERP-systemen zoals Exact Online, AFAS Online, SAP, Twinfield, Microsoft Dynamics 365 FO, Epicor en MySolutions.
  • Kofax AP Essentials is via het Cloud platform gekoppeld aan P2P-software Rillion waardoor u niet alleen uw facturen kan herkennen en valideren maar het complete ‘van bestellen tot het betalen proces' met eventueel ordermatching kan automatiseren.
  • Masterdata upload van het ERP-systeem naar Kofax AP Essentials.
  • Het uploaden van facturen naar Kofax AP Essentials.
  • Export van facturen vanuit Kofax AP Essentials.
  • Er is geen Kofax AP Essentials connect tool meer nodig.


Waar kunnen we deze integratie nog meer voor gebruiken?

  • Alle masterdata synchronisatie; dus ook PO nummers, grootboekrekeningen etc.
  • Export van facturen en bijlagen; vooral bijlagen exporteren is een nieuwe optie dat met de standaard connector niet mogelijk was.
  • Alle gegevens van de factuur; dus niet alleen de metadata maar de complete audit rail etc. kan worden geëxporteerd indien nodig.
  • Status teruggeven na export succesvol? Dan automatisch archiveren. Niet succesvol? Dan terugsturen binnen Kofax AP Essentials naar de verantwoordelijke medewerker met de foutmelding.
  • FTP- en email support; voor het versturen van facturen in elk XML/ UBL formaat (ook XML met embedded PDF).
     


Integratie met PEPPOL/ e-facturatie

Omgevingsdienst Zuid Oost Brabant (ODZOB) verstuurt haar (uitgaande) e-facturen via PEPPOL aan de Provincie Brabant en Gemeente Helmond via ons Cloud platform. De overheid stelt eisen aan zijn leveranciers als het gaat om facturatie. Zo moest ODZOB haar facturen versturen via PEPPOL in plaats van een PDF-factuur zoals dat eerst ging.

ODZOB geeft niet alleen het ordernummer mee, maar ook het projectnummer, de uren en omschrijvingen waardoor bij de Provincie Noord Brabant niemand meer kijkt naar de factuur. Mocht de factuur niet akkoord/ juist zijn dan krijgt de ontvanger (in dit geval ODZOB) via hetzelfde PEPPOL-netwerk een bericht terug dat de factuur niet voldoet.

Simac heeft een integratie gemaakt tussen het ERP-pakket, ons Cloud platform en het PEPPOL netwerk via onze partner eConnect. Hoe werkt het factuurverwerkingsproces nu voor Omgevingsdienst Zuid Oost Brabant?

1. De e-factuur wordt verstuurd naar het PEPPOL netwerk via het Simac Cloud platform (de UBL inclusief embedded PDF-factuur).
2. Het Cloud platform leest de e-factuur en bepaald de verzender en ontvanger en doet een controle op het PEPPOL netwerk of de ontvanger bestaat.
3. De e-factuur wordt verstuurd en wacht op een notificatie van PEPPOL of deze succesvol is afgeleverd.
4. Na een succesvolle aflevering geeft het Cloud platform dat door aan de verzender, in dit geval OZOB.

Omgevingsdienst Zuid Oost Brabant heeft een Simac-PEPPOL oplossing voor het versturen van e-facturen met behulp van Simac Cloud Services.

Integratie met Artificial Intelligence

Bij Argent Energy Netherlands was er een vraag of het mogelijk was om de POD’s (Proof of Delivery’s) uit te lezen. Het gaat hier om de klantnaam en op basis van de klantnaam moet de POD automatisch via email gestuurd worden naar de betreffende klant en naar hun eigen financiële afdeling. Het gaat hier om de gescande POD’s (ca 35.000 op jaarbasis) waarbij de naam niet in de barcode staat.

Uiteraard kan je hier OCR voor gebruiken maar in dit geval hebben wij het gedaan met Artificial Intelligence (AI) en wel met Microsoft Azure Cognitive Services. Dit hebben wij geïntegreerd via Simac Cloud Services in het Cloud platform en dat zorgt ervoor dat dit nu (bijna) 100% correct wordt uitgelezen. Een bijkomend voordeel is dat dit tegen een fractie van de kosten gebeurd die normaal gevraagd wordt voor dergelijke oplossingen.

Artificial Intelligence via Simac Cloud Services

Hoe gaat Simac Document Solutions te werk?

Het is heel belangrijk om eerst goed in kaart te krijgen wat uw vraag precies is voordat we een oplossing aandragen. Met Simac Cloud Services, via het Cloud platform is er zoveel mogelijk dat we stap voor stap te werk gaan. We beginnen op een leeg vel, met een analyse en een inventarisatie van uw huidige situatie. Vertel ons maar hoe uw factuur of documentverwerkingsprocessen op dit moment gaan, bent u daar tevreden over, wat gaat er goed en wat niet en waar wilt u verbetering zien? En wellicht komen er gaandeweg ook andere processen aan het licht waarvan u nog geen weet heeft dat u deze ook kunt automatiseren via RPA, AI of een andere oplossing.

“Het is heel goed denkbaar dat we in eerste instantie een ontwerp maken voor de belangrijkste processen die u als eerste rendement opleveren. En als dat goed draait, dat we dan een volgend proces onder de loep nemen. Hierdoor geeft u uw team ook de tijd om te wennen aan een nieuwe manier van werken.”

Ryan Schmets - Consultant en Cloud expert bij Simac Document Solutions
Wat kan Simac Cloud Services voor mij betekenen?
Vanwege AVG-wetgeving moeten we u vragen de marketing-cookies te accepteren.

Mijn naam is Ryan Schmets, consultant en Cloud expert bij Simac Document Solutions. Denkt u ook aan een overstap naar  Simac Cloud Services?
Cloud oplossing iets voor u?
Mijn naam is Ryan Schmets, consultant en Cloud expert bij Simac Document Solutions. Denkt u ook aan een overstap naar Simac Cloud Services?
Simac Cloud Services