Waarom automatiseer ik mijn inkomende facturen?

Krijgt uw organisatie ook op veel verschillende manieren facturen binnen? Per post (papier), per mail (PDF) en/of elektronisch als XML? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en besteed meer tijd aan uw core business.

Stap 1. Digitaliseer uw facturen 

Ongetwijfeld ontvangt uw organisatie nog de meeste facturen via e-mail (met daarin een PDF als bijlage), eventueel nog een klein deel op papier of zelfs al als XML (elektronische facturen). Al die verschillende manieren maakt het factuurverwerkingsproces niet makkelijker. Zonder processen te veranderen lijkt het vaak het handigst om de PDF en elektronische facturen te printen, wat weer de nodige aandacht, tijd en papier kost. 

De groei aan inkomende facturen is voor veel organisaties de aanleiding om de inkomende facturenstroom te optimaliseren. Papieren facturen worden inmiddels op grote schaal gescand, dat is een standaard handeling en gemeengoed geworden. De gescande facturen worden dan handmatig gekoppeld aan uw boeking. Ook de PDF en XML-facturen worden vaak nog geprint, gescand en handmatig gematcht.

"Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Wilt u ook volledig inzicht en controle over uw uitgaven? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en maak met uw financiële administratie een efficiency slag."

Dico Harteman - Sales & Marketing manager

Stap 2. Automatiseer uw factuurstroom 

Juist het automatiseren van het gehele proces is wat de uitdaging brengt. Denk bijvoorbeeld aan het geautomatiseerd ontvangen van de verschillende vormen van inkomende facturen (scans, email, XML), het digitaal uniformeren en aanbieden voor verdere verwerking.

En dat zonder menselijk handelen, zoals bijvoorbeeld eerst de PDF factuur uit de email halen. Dit is een belangrijk aspect in geautomatiseerde factuurverwerking als u een stap verder wil gaan dan alleen digitaliseren.

Welke voordelen geeft het automatiseren van inkoopfacturen

Het automatiseren betekent dat het factuurverwerkingsproces steeds eenvoudiger wordt om inkoopfacturen sneller en makkelijker te verwerken. Echter, dit gaat niet vanzelf. De praktijk wijst uit dat iedere organisatie haar eigen specifieke wensen heeft en eisen stelt.

  • De nadruk ligt op het invoergedeelte (boeken van de facturen).
  • U wilt juist grip krijgen op het logistieke (fiatterings-) proces.
  • U wilt uw inkoopfacturen en kostenfacturen met zowel het ERP of Inkoopsysteem als het boekhoudsysteem verwerken. Hierbij speelt de koppeling een belangrijke rol.

 

Juist deze diversiteit aan wensen en eisen maakt het automatiseren van inkomende facturen een interessant onderwerp. Het uiteindelijke streven is dat organisaties de belasting op hun administratieve werkzaamheden verder kunnen verlichten en transactieprocessen kunnen optimaliseren.

Wat is Purchase-to-Pay?

Ontdek hier het antwoord

Wilt u ook het gemak van Purchase-to-Pay?

Kies de module die bij u past

Dico Hartemen van Simac