Met three way matching kan procesoptimalisatie zo ver doorgevoerd worden, dat goedkeuring van facturen volledig automatisch gaat. Het gaat om de registratie van drie belangrijke momenten: de bestelling, de levering en de factuur.
Zijn wij een match?
"Bij 3-way matching vindt matching plaats van uw digitaal verwerkte bestelling of inkooporder, de geregistreerde levering (meestal op basis van een pakbon) en de ontvangen factuur. Als deze match er daadwerkelijk is, wordt de ontvangen factuur automatisch goedgekeurd en betaalbaar gesteld."
"U kunt er voor kiezen om dan alleen nog de uitzonderingen te laten goedkeuren. Bijvoorbeeld in geval van een prijsverschil of als er geen inkooporder bestaat. Dit is afhankelijk van hoe u uw workflow heeft ingeregeld. Three way matching gaat ervan uit dat voor elke inkoop al een financiële verplichting bestaat. Een factuur mag geen verassing zijn en u bent altijd in control."
Peter Versteegt over 3 way matching:
1. Wat zijn de voordelen van three way matching?
"Tegenwoordig ontvangt u de factuur meestal sneller dan de geleverde goederen. Met onze P2P-oplossing houden we de ontvangen facturen in een wachtstand, totdat ze automatisch gematcht kunnen worden. U bespaart met 3-way matching veel tijd doordat het gehele inkoopproces is geautomatiseerd. Na ontvangst van de factuur, is controleren of de factuur overeenkomt met de bestelling niet meer nodig.
Alleen als de factuur afwijkt van de bestelling en/of levering, en er dus geen match is, wordt de factuur nog handmatig beoordeeld. U realiseert dus een aanzienlijke besparing op uw indirecte kosten. Daarnaast krijgt u meer inzicht, grip en controle."
A.O. Smith
Op dit moment staat het automatische matching-percentage van het totale factuurvolume bij A.O. Smith op circa 70 - 80%. Jaarlijks verwerken ze 12.000 facturen (voor 3 verschillende administraties).
Legrand Nederland
"Het aantal fouten is ook geminimaliseerd, we willen niet meer terug." Wat zegt Legrand Nederland BV nog meer over de voordelen van 3-way matching?
2. Wat moet ik doen om 3 way matching te realiseren?
"Workflow Management ligt aan de basis van onze Purchase-to-Pay oplossing. We richten voor u in één portal een automatische workflow in, waarbij we een naadloze koppeling met uw ERP-systeem realiseren. Door deze automatische workflow gaat het accorderen van factureren sneller en gemakkelijk.
Vervolgens kiest u aanvullend de ordermatching module om de stap te zetten naar three way matching. De Buyer module (inkoopmodule) helpt u om op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier uw bedrijfsinkopen te controleren en te automatiseren. We integreren een (externe) webshop in uw Purchase-to-Pay oplossing. Naar aanleiding van uw bedrijfsprocessen en eventuele wensen/ eisen maakt u de oplossing steeds completer met aanvullende modules (zoals contract management of expense module) of u gaat nog een stap verder en automatiseert ook andere bedrijfsprocessen via AI of machine Learning. De mogelijkheden zijn eindeloos bij Simac." Aldus Peter.
Matching software
Rillion is de software die het hele operationele inkoopproces optimaliseert, vanaf bestelaanvraag tot en met de afhandeling van uw facturen.
3. Hoe werkt three way matching als ik met een webshop werk?
"Met onze OCI Webshop koppeling koopt u nog slimmer in. Intensief catalogusbeheer is door deze koppeling, gecombineerd met onze P2P-oplossing, niet langer nodig. Zo bent u geen tijd meer kwijt aan het up-to-date houden van de inkoopmogelijkheden. U neemt de inhoud van een externe webwinkel automatisch over in uw eigen webshop met de daarbij behorende gegevens die nodig zijn voor three way matching."
Buyer Module
Alle inkopen in uw organisatie worden met deze module van aanschaf tot betaling geautomatiseerd. Er wordt gebruik gemaakt van een catalogus, hiervoor zijn 2 opties.
Vul uw gegevens in en wij nemen contact met u op.
