Constructieve samenwerking Legrand & Simac

Over het optimaliseren van de facturenstroom

Legrand Nederland B.V., in Nederland marktleider voor kabeldraagsystemen en grote speler in de utiliteitsbouw, is met haar volledige bestel- en factuuradministratie in control. Door de Purchase-to-pay oplossing van Simac en constructieve samenwerking is het gehele proces van factuurverwerking versneld en heeft Legrand een beter inzicht, meer grip en minder kosten.

"Vanuit het hoofdkantoor in Frankrijk wordt dit project als een pilot gezien en op de voet gevolgd. Een verdere uitrol binnen de Legrand Group zou zomaar tot de mogelijkheden kunnen behoren."

Het doel was een efficiënter en betrouwbaarder proces te realiseren door het optimaliseren van de facturenstroom, aldus Vincent van Kemenade (financieel directeur) en Marco Voets (administrateur). Ze vertellen enthousiast over:

  • De oplossing
  • De aanvullende modules
  • De gefaseerde implementatie

De keuze van Legrand voor Simac

Van Kemenade: “Voor het optimaliseren van de facturenstroom waren drie partijen bij ons in beeld. Met Simac, zaten we direct op het goede level. Met Peter Versteegt (Productspecialist PaletteArena, red.) konden we snel schakelen en goed samenwerken. Bovendien bleek de P2P oplossing van Simac, die gebaseerd is op Microsoft SQL, goed te passen binnen onze technische kaders.

Daarnaast is ReadSoft (onderdeel van oplossing, red.) prefered supplier voor Microsoft en er werd binnen Legrand Group gewerkt aan een template voor Microsoft Dynamics AX. Zowel persoonlijk als technisch en functioneel klopte het plaatje en voldeed Simac aan onze wensen en eisen.”

P2P software PaletteArena & aanvullende modules

15.000

Al in 2014 kreeg Simac de opdracht om de facturenstroom van ruim 15.000 facturen per jaar te digitaliseren. Direct werd deze order gecombineerd met een order voor de aanvullende module PO-matching en bestellingen.

Van Kemenade licht toe: "Op advies van Simac hebben we de P2P oplossing gefaseerd geïmplementeerd. In juni 2014 zijn we eerst live gegaan met Palette Invoice (i.c.m. ReadSoft, red.) waarbij de module Palette PO-matching meteen is geïntegreerd."

4.000

"Deze module (PO-matching) maakte het voor ons mogelijk om goederenontvangsten geregistreerd in Baan IV (ons ERP-systeem) automatisch te matchen met betreffende goederenfacturen. Onbekend maakte onbemind, intern moesten we natuurlijk even wennen aan de veranderde werkwijze.

Ondanks de vakantiemaanden is het vrij soepel gegaan. In september draaide alles zo goed dat we klaar waren voor de volgende stap: Het stroomlijnen van alle bestellingen om ook de circa 4.000 kostenfacturen te kunnen matchen binnen Palette."

Het stroomlijnen van alle bestellingen om ook de 4.000 kostenfacturen binnen Palette te matchen was eind 2014 gerealiseerd met de PaletteBuyer module. Deze module ondersteunt het interne bestelproces en legt alle inkopen met betrekking tot de indirecte kosten vast, maar kan bijvoorbeeld ook gekoppeld worden aan een externe catalogus.

“Een 100% tevreden klant, daar ging ik bij Legrand Nederland voor. In de testfase was ik zoveel mogelijk op locatie, zodat we trainingen-on-the-job konden geven. Direct zelf aan de knoppen, dat werkt het beste! Bij Legrand zijn alle deelprojecten binnen budget afgerond. Voor de klant moet dit een vanzelfsprekendheid zijn, maar het geeft mij iedere keer weer een goed gevoel!”

Peter Versteegt - Purchase-to-Pay consultant Simac

Legrand wil niet meer terug

Wat de gerealiseerde oplossing hen heeft gebracht, weten Van Kemenade en Voets goed: “Door vooraf goede focus te hebben op het einddoel, werk je daar ook gezamenlijk naartoe. We hebben nu een compleet en duidelijk overzicht van het gehele facturatieproces en weten precies hoeveel facturen “in the flow” zijn en waar deze zich bevinden. Daarnaast verloopt het proces van registratie en goedkeuring veel sneller." 

“Er waren eerst veel manuele handelingen: factuur ontvangen en registreren, kopie van factuur maken en opbergen, originele factuur met interne post versturen naar budgethouder(s), factuur goedkeuren en opbergen van afgehandelde factuur. Kortom allemaal erg arbeidsintensief. Deze tijd is nu met ruim 50% afgenomen."

Vincent van Kemenade - Financieel directeur Legrand

Voets vult hem aan "Het aantal fouten is ook geminimaliseerd, we willen niet meer terug." De slogan van Legrand zoals ook verwoord op haar eigen website “Legrand weet wat werkt” is dankzij Simac ook op de factuurverwerking zeker van toepassing!

Marco Voets - Administrateur

Welkom bij Simac

Mijn naam is Peter Versteegt, P2P consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Peter Versteegt, P2P consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!

Simac in de maakindustrie

Factuurverwerking in deze branche is vaak complex en tijdrovend vanwege de PO matching van verzamelfacturen op regelniveau en het registreren van (deel)levering t.b.v three way matching.

Lees meer

Koppelen wij met uw ERP-systeem?

U wilt er zeker van zijn dat uw nieuwe oplossing naadloos koppelt met uw ERP-systeem. Want alleen dan maakt u de optimalisatieslag die u beoogt.

Lees hoe wij te werk gaan