Jarola Central Services B.V. gevestigd in Lutten is vanuit de technische groothandel Wildkamp uitgegroeid tot een hedendaags handelsplatform voor partijen in deze markt. Jarola maakte voor haar factuurverwerking met 50.000 facturen per jaar al gebruik van ReadSoft in combinatie met Microsoft Dynamics AX. Sinds vorig jaar zet Jarola ReadSoft ook slim in voor Order2Cash, het automatiseren van haar inkooporders.
"De tijd om een order te verwerken, gaat met Order-to-Cash van 2 minuten naar 20 seconden."
We praten met Marc Zijnge, Teamleider ICT Jarola Central Services B.V., over zijn ervaringen met de oplossing van ReadSoft en de samenwerking met Simac.
In het kort:
- Over de factuurverwerking met ReadSoft
- Over het automatiseren van inkooporders met ReadSoft
- De software ReadSoft
- Jarola en Simac, over de samenwerking
Over de implementatie van ReadSoft. "Mijn collega Albert Smit, data analist, heeft vanuit Jarola het nodige gedaan wat betreft maatwerk aan de interface tussen ReadSoft en Dynamics AX. De implementatie zelf heeft Roland van Simac Document Solutions gedaan en dat gaf weinig grote uitdagingen."
Over factuurverwerking met ReadSoft
De keuze voor ReadSoft
"Het vorige ERP-systeem voldeed niet meer aan de huidige wensen van de 24/7 economie. Na een intensieve zoektocht en diverse referentie bezoeken hebben we voor Microsoft Dynamics AX gekozen. Simac Document Solutions was toen leverancier van ReadSoft en partner van HSO voor de herkenning van facturen en zo kwamen we in contact. Roland Duursma, consultant van Simac gaf een demo en dat zag er gelijk al goed uit. Korte tijd later waren we live."
De meerwaarde van de Optimize module van ReadSoft
"In de tijd dat we live gingen met het nieuwe ERP-systeem en ReadSoft hadden we nóg een aantal organisatorische veranderingen waardoor onze administratieafdeling het te druk had om andere werkzaamheden op te pakken. Mede daarom zijn we pas later echt gebruik gaan maken van de Optimize Module van ReadSoft. Achteraf gezien niet de juiste beslissing; Juist deze module levert ons veel op: Veel meer matching en minder klikwerk!
Misschien had Simac in de beginfase nog meer moeten hameren op het belang van deze module en de beoogde tijdbesparing. We hadden er dan toch misschien meer energie ingestoken, het loont namelijk echt, dat is de crux!"
"Juist de Optimize module levert ons wat efficiency betreft veel op: veel meer matching en minder klikwerk."
Over het automatiseren van inkooporders met ReadSoft
De keuze voor Order2Cash
"Sinds vorig jaar (2018, red.) maken we gebruik van Order2Cash van Simac. Samen met Roland hebben we gekeken wat ReadSoft voor ons kan betekenen bij het automatiseren van onze inkooporders. De importmethodiek is hetzelfde als bij facturen en als inkooporders zo ons ERP in kunnen, worden we direct ontzorgd.
Voor onze factuurverwerking hebben we pas later echt gebruik gemaakt van de Optimize Module (te laat achteraf), dat wilden we dit keer wel gelijk goed doen, we wisten nu hoe groot de meerwaarde van deze module is."
Besteleenheden zijn onze uitdaging
"De eenheden waarin bestellingen worden gedaan, zijn niet standaard. De besteleenheid van de klant kan afwijken van onze waarde in het ERP-systeem. Vanzelfsprekend maken we met grote afnemers afspraken en ook met nieuwe klanten maar we hebben ook klanten vanuit het midden- en klein bedrijf.
Het gaat dan om heel veel verschillende soorten orders. Dit is gecompliceerd, daarom werken we nu nog met tussentabellen, zo’n 70 procent kan direct verwerkt worden door de verkoop binnendienst maar hierdoor zijn wél extra controles nodig, wat handwerk met zich meebrengt maar dit doet absoluut geen afbreuk aan ReadSoft."
"In november 2018 zijn we live gegaan en nu (maart 2019 red.) hebben we ruim 2.000 inkooporders met Order2Cash verwerkt. Onze huidige licentie geeft nog uitbreidingsmogelijkheden. We zijn rustig begonnen met de inkooporders van het hoofdkantoor. We hebben 44 vestigingen, dat zijn duizenden orders! Nu zijn we bezig met het inventariseren van onze top 10 klanten per vestiging, dat zijn veelal repeterende orders en daar is voor ons in eerste instantie de grootste slag te maken."
Over de software ReadSoft
"We hebben weinig tot geen klachten over ReadSoft. Ook als je werkt met veel verzamelfacturen is ReadSoft goede software. Overall gezien is ReadSoft heel gebruiksvriendelijk, ja we zijn alleen maar positief!"
Roland reviewt readSoft
Zoekt u ook een oplossing om uw herkenproces te digitaliseren? Of bent u benieuwd welke voordelen ReadSoft Smart XML voor u heeft? Lees wat onze consultant en ReadSoft expert, Roland Duursma, erover zegt.
Jarola en Simac, over de samenwerking
"Die is goed! De mensen van Simac zijn rechtstreeks te benaderen, de korte lijnen, de laagdrempeligheid … er is altijd direct prettig menselijk contact. Zo hebben we bijvoorbeeld niet te maken met dichtgetimmerde SLA’s. En als er wat is, horen we eerst: we lossen het op! Simac is het type bedrijf dat bij ons past!"
Over Jarola
Jarola is een handelsplatform dat op een innovatieve manier verbindingen legt met en tussen marktpartijen die elkaar verder kunnen helpen, waarbij gekeken wordt naar de totale keten van producent tot eindklant. De oorsprong van Jarola ligt bij Wildkamp, sinds 1972 toonaangevende technische groothandel met een uitgebreid assortiment waarbij water, elektra en lucht een belangrijke basis vormen.
