UNICEF werkt sinds kort met Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations en maakte voor herkenning van inkomende facturen tegelijkertijd de overstap op Tungsten AP Essentials (voorheen Kofax). Bent u overtuigd en wilt u meteen een demo aanvragen? Kies de gewenste dag en stuur Dico Harteman (salesmanager) een aanvraag.
-
Herkennen (OCR) op headerniveau met Tungsten AP Essentials >
-
Koppeling en betaling met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations >
-
Implementatie gerealiseerd door partners Simac en Avanade >
In gesprek met John van UNICEF Nederland
We gaan in gesprek met John van Strien, bevlogen Manager ICT & Facility Management UNICEF Nederland en vragen hem naar de keuze voor cloudoplossingen, de implementatie, de samenwerking met Simac, de ervaringen met Tungsten AP Essentials en meer.
Overstap op de cloudoplossingen van Microsoft Dynamics
"In 2020, het afgelopen jaar hebben wij qua IT een hele grote stap gemaakt. Al onze applicaties hebben we vervangen door het Dynamics 365 platform van Microsoft.
Dus Marketing and Sales, Finance and Operations en Customer Insights, de nieuwe data analytische tooling om klantgedrag vast te leggen, segmentering te kunnen doen, analyses en selecties te maken etc. Dat doen we nu dus allemaal in de Azure cloud van Microsoft."
Waarom de overstap op Microsoft Dynamics 365 F&O?
Eén van die deelprojecten was dus F&O. We zaten al op Navision, een ander financieel pakket van Microsoft. Redenen voor de overstap op Microsoft Dynamics 365 F&O met daarin geïntegreerd Tungsten AP Essentials van Simac waren:
Efficiencyverbetering t.a.v. de financiële administratie
"We hadden wel behoefte aan een efficiëntere verwerking van onze inkomende facturen. Al groeit het aantal niet persé, het vreet gewoon veel energie als iedere factuur die binnenkomt een behoorlijk aantal handelingen vergt. En het zijn bovendien vaak repeterende facturen, denk aan facturen voor energiekosten of de huur van ons pand… Tot vorig jaar moest ik en iedere budgetverantwoordelijke behoorlijk wat tijd steken in het coderen en autoriseren van deze facturen. Daar was dus echt een optimalisatie- en efficiencyslag nodig."
Betere rapportages vanuit het financiële systeem
"Met goede rapportages kunnen we veel beter monitoren. Denk aan antwoorden op vragen als: Hoe zetten we onze budgetten nog beter in voor een zo hoog mogelijk rendement op onze doelstellingen? Intern was hier echt vraag naar."
Aandacht voor onze belangrijkste processen was ook een reden voor de overstap: "Wij hebben een heel stevig incassoproces. Wel 250.000 - 300.000 incasso’s iedere maand weer. Dat is dus echt een key-proces; een stevige jongen die veel aandacht vraagt."
Alles in de cloud, een bewuste keuze?
Onze ICT-strategie heeft een aantal kenmerken waar cloudoplossingen op aansluiten:
Integratie van systemen
"De integratie van Marketing and Sales, Customer Insights, Finance & Operations; het zijn dan wel verschillende pakketten maar het voelt voor onze gebruikers toch als één omgeving. Het werkt gewoon gemakkelijker samen. Dus qua gebruikersgemak maar ook in de systemen zelf. Bij een nieuwe release of upgrade weet je zeker dat de integratie tussen de verschillende pakketten 'overeind' blijft."
Standaardisatie boven maatwerk
"Als je niet vervalt in maatwerk, heb je ook geen last van upgrades testen, bugfixing, workarounds etc. Er zijn vele duizenden bedrijven in de wereld die met het Microsoft platform werken; het zou wel gek zijn als wij er niet mee zouden kunnen werken. Dit vergt wel dat je hier en daar je processen aanpast, maar je krijgt er een stabiele en beheersbare systeemomgeving voor terug."
- "UNICEF is geen verkooporganisatie. We hebben donateurs, waaronder ook veel bedrijven. Het vastleggen van de beweegreden en voorkeuren van onze donateurs zorgt ervoor dat wij de donateurs de terugkoppeling/ informatie kunnen geven zodat zij weten waaraan en hoe UNICEF de donatie besteedt. UNICEF krijgt te maken met legaten en nalatenschappen. Het vastleggen van deze voor de donateur gevoelige zaken is erg belangrijk en secuur werk. De vrijwilligers hebben een aparte plek in onze systemen en vergen een andere aanpak dan de registratie van bijvoorbeeld donateurs."
"Door voor het platform van Microsoft te kiezen en zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven, zorgen we ervoor dat we de komende jaren meeliften op de ontwikkelingen die het platform door gaat maken. M.a.w. we krijgen elk jaar verbeterde en nieuwe functionaliteit ter beschikking binnen onze eigen omgeving."
- "Een traditionele best-of-breed oplossing waarbij je bijvoorbeeld het beste financiële pakket integreert met het beste marketingpakket, die gedachte hebben we losgelaten en we zijn naar de platformstrategie overgestapt. De platformstrategie zorgt ervoor dat als het platform evalueert, je mee evalueert. Je verruilt de eenmalige investering van aanschaf voor een soort permanent abonnement dat steeds upgrade naar de nieuwste functionaliteit en technologie."
"We willen flexibel zijn! Dat was ook een reden om voor de cloud te kiezen. Daar bedoel ik mee pay-per-use, dus de flexibiliteit om snel en eenvoudig op- en af te kunnen schalen. Voorbeeld: Zo willen we er tijdens een grote campagne voor zorgen dat onze systemen voldoende performance hebben om alle respons en reacties te kunnen verwerken. Denk aan veel telefoontjes, veel data-entry etc. Deze capaciteit hadden we, maar het is zonde om je systemen in te richten op piekmomenten en deze inrichting de rest van het jaar niet nodig te hebben. Dat hebben we nu tegen lagere kosten."
Factuurverwerking vanaf 2020
UNICEF werkt sinds 2020 met Tungsten AP Essentials. Dit zijn de voordelen:
Efficiencyslag
"We hebben nu een licentie voor 5000 facturen dus de kostenbesparing zit niet in de grote aantallen maar vooral in de efficiency. Was ik eerst wel een half uur tot 3 kwartier per dag bezig met het coderen van facturen; nu ben ik er in 5 minuten mee klaar.
En er zijn dus meer mensen in de organisatie die zo tijd besparen. Ik denk dan aan de financiële afdeling zelf waar meerdere medewerkers actief met Tungsten AP Essentials werken maar er zijn veel meer mensen in de organisatie die er mee in aanraking komen omdat ze budgetverantwoordelijk zijn of omdat ze facturen moeten goedkeuren of coderen."
Kwaliteitsverbetering
"Behalve een efficiencyslag is er ook sprake van kwaliteitsverbetering: de juiste factuur wordt betaald, er zijn minder spookfacturen, we hoeven mensen niet met dingen te belasten die we toch al weten…. Dat soort dingen."
"Ik weet nu dat als we bijvoorbeeld een factuur van KPN krijgen en het factuurbedrag staat altijd op dezelfde plek en je hebt 'm de eerste keer handmatig als goed beoordeeld de software de volgende keer weet: 'dat is KPN en het factuurbedrag staat op die plaats'. Tungsten AP Essentials is een zelflerende OCR-oplossing. Het laten leren van de applicatie, dat is echt nieuw voor ons."
De kracht van templates en zelflerend systeem
Door het automatisch genereren van templates en het zelflerende systeem is al naar een paar weken mogelijk dat je volledig herkende facturen direct kan doorsturen naar D365 FO zonder dat daar een handmatige handeling aan hoeft te worden verricht. Dat levert direct op:
- een tijdsbesparing,
- een hogere medewerkerstevredenheid,
- en een verkorting van de doorlooptijd van de factuur.
Validatie op spook- en dubbele facturen
Tungsten AP Essentials biedt ook een directe validatie op spook- en dubbele facturen, zodat je niet tijdrovend het gehele Accounts Payable proces hoeft te doorlopen en alsnog de factuur moet afkeuren. Deze validatie doet cloudsoftware Tungsten AP Essentials door direct bij binnenkomst van de facturen detectie op IBAN nummer/ leveranciersnaam/ leveranciersnummer te doen en door een dubbele factuurcontrole.
Factuurverwerking tot 2020
We kregen de facturen tot 2020 op 3 manieren binnen:
- "Een klein deel van de facturen kwam nog op papier binnen."
- "Het grootste deel van de facturen kwam binnen als pdf via email."
- "En er waren ook wat bedrijven die ons een elektronische factuur stuurden, maar ook deze facturen konden we nog niet verwerken."
Nadelen van onze voormalige oplossing:
"Facturen werden gescand en geüpload in een cloudapplicatie. Die applicatie herkende hier en daar wel wat dingen maar je moest er zelf ook nog veel aan doen, zoals het toevoegen van diverse coderingen. Er was dus vooral veel handwerk nodig."
"Er was geen echte koppeling met ons financiële pakket, we werkten eerder met ‘ftp-uploads en downloads’. Dat betekende dus een hele molen waarin we nog van alles moesten doen en dat liep op zich prima maar het was wel omslachtig. Zodra een factuur eenmaal in het financiële pakket zat, kon je bij een foutje niet meer terug en moest je alles opnieuw doen."
"Beperkte herkenning door niet zelflerend systeem. De oplossing en herkenning was beperkt, we werkten nog niet met zelflerende sjablonen. Een abonnement van iedere maand van 50 euro kon niet automatisch via een sjabloon verwerkt worden. Dus met inlezen en voor een deel herkennen was iemand keer op keer een flinke tijd mee bezig."
Het contact & implementatieproces
Hoe kwam UNICEF in contact met Simac?
"We kwamen in contact met jullie via Ties Philippi van Avanade (Senior Consultant D365 F&O). Hij vertelde dat bij een aantal andere klanten Tungsten AP Essentials was geïmplementeerd en dat dat prima werkt. Toen kregen we een demo van Simac. Ik kijk dan altijd naar 2 dingen: Hoe is de oplossing zelf en welke middelen pas je toe?"
"Je hebt vaak demonstraties waar de 3 dingen die je nodig hebt inzitten maar ook 7 dingen die je niet nodig hebt …. Jullie aanbod sloot heel goed aan op onze vraag, er was gelijk een match. Ook op alle vragen die we gelijk konden stellen, kregen we duidelijke antwoorden. Dus we waren gelijk enthousiast."
"Als je een nieuw product toevoegt aan je omgeving dan wil je dat alle betrokken partijen goed met elkaar samenwerken en dat de oplossing zich al in de praktijk bewezen heeft. Dat wilden wij ook. Maar Avanade en Simac Document Solutions waren voor ons twee nieuwe partijen. Dus toen Avanade het vertrouwen in Tungsten AP Essentials en Simac uitsprak in combinatie met de goede demo…. Toen was het voor ons gelijk klaar."
Kick-off, implementatie en livegang in coronatijd
De kick-off
"We hadden 2 scrumteams opgestart: voor F&O en voor de marketingkant hadden we een naastgelegen ruimte gehuurd waar deze teams los konden gaan maar nog geen week later was er corona. Met 7 man en een whiteboard in een zaaltje, tja dat is toch even anders dan iedereen thuis achter de laptop."
De Implementatie
"Eenmaal overgestapt op thuiswerken, ging het overall gezien prima. Ik zit zelf sowieso ook niet op de details. Mijn leidraad is, dat ik wil zorgen dat mensen in hun kracht staan en zelfstandig hun werk goed kunnen doen, daar geloof ik echt in. Ik ben dus eerder facilitair aan het team dan directieve leider. Het was zeker niet eenvoudig om alles vanuit huis te doen maar door met het team duidelijke doelen te stellen en keihard en gefocust te werken, hebben we de eindstreep gehaald."
De Livegang
"Door corona hebben we al met al denk ik toch een paar weken langer over het totale project gedaan. De livegang stond aanvankelijk voor juli gepland en dat werd dus september. De wat langere doorlooptijd had niet alleen met Corona te maken we hebben ervoor gekozen om niet midden in de zomervakantie live te gaan maar dit over de zomer heen te tillen. Gelukkig konden wij op flexibiliteit rekenen van onze eigen mensen maar ook van onze partners in het project."
Ryan Schmets (consultant Simac) over UNICEF
"De implementatie van Tungsten AP Essentials door Simac ging samen met de implementatie van haar nieuwe ERP-systeem Microsoft Dynamics F&O door onze partner Avanade. Voor UNICEF daardoor natuurlijk een project met impact. Voor mij was dit een leuke to-the-pointklus, er ging echt niks mis. Hoe meer modules, hoe meer er komt kijken. Bij UNICEF ging het om de basis: alleen Capture op header niveau. Hierdoor kon ik de implementatie vlot doen en snel opleveren!"
Heb je, terugkijkend op dit traject en samenwerking nog een tip voor ons?
"Na een korte stilte antwoordt John resoluut: Een IT-leverancier moet wat mij betreft minimaal aan 4 dingen voldoen:
- verstand hebben van de techniek zij levert;
- iets complexs in Jip en Janneke taal kunnen uitleggen aan iemand die niet technisch onderlegd is;
- beschikken over communicatieve skills;
- betrouwbaar zijn; doen wat je belooft.
Als ik Simac langs deze meetlat leg, dat gaat dat op alle punten goed. De samenwerking met Simac Document Solutions is me goed bevallen. De mensen waar ik mee samen heb gewerkt zijn zakelijk en professioneel en lekker down to earth."
Kan je Simac Document Solutions en partner Avanade aanbevelen? Met een lach in zijn stem: "Over 5 jaar weten we het echt, maar zoals het er nu uit ziet in ieder geval wel."
Dico Harteman (salesmanager Simac) over Kofax AP Essentials
"Aangezien wij veel ervaring hebben in het leveren van Tungsten AP Essentials in combinatie met D365 Finance and Operations konden wij direct lezen en schrijven met UNICEF. Zo was de manier van samenwerken opbouwend en zeer pragmatisch waardoor we binnen een paar dagen operationeel waren!"
Waar staat de financiële afdeling van UNICEF nu?
"Voor het uitnutten van onze nieuwe oplossingen. We werken nu zo’n 4 maanden met onze Microsoft Dynamics 365 F&O en Tungsten AP Essentials. We moeten nu eerst goed afmaken waar we mee begonnen zijn. Zo hebben we nog allerlei ‘to do-lijstjes’ en optimalisaties te doen. Ik denk eigenlijk dat we daar nog wel een aantal maanden druk mee zijn."
"Voor de toekomst is Purchase-to-Pay een grote wens. Dus het vastleggen van de inkoop zodat we een factuur verwachten in plaats van na ontvangst van een factuur de zoektocht starten naar het waarom en wanneer van deze factuur. En dan komt Simac vast wel weer om de hoek kijken. Het staat in ieder geval op onze roadmap."
Tot slot!
"Tot slot John, op LinkedIn zag ik dat je al lang werkt bij UNICEF..."
"O joh, dat houd ik helemaal niet bij. Maar ik werk inderdaad al sinds 1984 bij UNICEF. Het is bij UNICEF fijn werken. Het is een geweldige organisatie met een geheel eigen cultuur waar we gepassioneerd bezig zijn met het realiseren van onze doelstellingen. In de loop der jaren heb ik verschillende rollen gehad. Van oorsprong ben ik afgestudeerd in logistiek management, maar ik heb altijd interesse gehad in ICT."
OVER UNICEF
UNICEF, opgericht in 1946, is dé VN-kinderrechtenorganisatie met een unieke opdracht vanuit de Verenigde Naties: alle kinderen geven waar ze recht op hebben. Een flinke uitdaging waar dagelijks op verschillende niveaus aan wordt gewerkt. Zo biedt UNICEF noodhulp bij rampen en oorlogen en hulp aan kinderen die in slechte omstandigheden opgroeien. UNICEF komt voor rechten van kinderen op, adviseert regeringen, overtuigt bedrijven en lobbyt bij wereldleiders voor het waarborgen van kinderrechten.
Lees meer >
Over UNICEF Nederland
UNICEF Nederland, gevestigd in Den Haag, is een van de 34 Nationale Comités, die in de rijke landen UNICEF International vertegenwoordigen en houdt zich onder andere bezig met fondswerving en voorlichting. Verder controleert ze of de Nederlandse regering zich houdt aan het Verdrag voor de Rechten van het Kind en werkt ze actief samen met het Nederlandse bedrijfsleven. Lees meer >