Wat is een digitale factuur, een e-factuur en een XML?

Connie Struik, werkzaam op de financiele administratie bij Simac Document Solutions, verwerkt dagelijks facturen en ziet allerlei soorten voorbij komen. Wij vroegen haar naar de verschillen.

Wat is een digitale factuur?

"Iedere factuur die digitaal in te zien en te verwerken is, is een digitale factuur. Een voorbeeld hiervan is een PDF of een Word formaat (bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail). Maar ook een foto van een papieren factuur of een ingescande factuur is een voorbeeld van een digitale factuur.

Het gaat hier dus om ongestructureerde data. Papieren facturen zijn inmiddels grotendeels vervangen door digitale facturen. De voordelen van digitale facturen ten opzichte van papieren facturen zijn groot. Zo zijn digitale facturen te herkennen (OCR) waardoor ze gemakkelijk in te voeren en te verwerken zijn in een ERP-systeem of boekhoudprogramma. Ook zijn digitale facturen eenvoudig te archiveren."

Wat is een e-factuur?

"Een e-factuur, ook wel elektronische factuur genoemd is een digitaal bestand met een vaste structuur (digitaal gestructureerde data). Een voorbeeld van een e-factuur met zo’n vaste opmaak is een email met een XML-factuur of een UBL-factuur.

Door de vaste structuur van een e-factuur kan een e-factuur zonder manuele handelingen ingelezen en verwerkt worden. Een e-factuur kan dus snel en eenvoudig vanuit het ene (ERP)-systeem verwerkt worden in een ander (ERP-)systeem."

Wat is een XML-factuur?

"Bij ‘XML-factuur’ staat XML voor eXtended Markup Language. Dit is een standaard die wordt gebruikt voor het elektronisch verwerken van facturen (dit wordt ook wel e-Invoicing genoemd). Bij een XML-factuur worden gestructureerde gegevens (data die duidelijk op de factuur is weergegeven en te verwerken en te interpreteren is) verwerkt in de vorm van platte tekst (die bestaat uit letters, spaties, cijfers en leestekens).

Via het PEPPOL netwerk worden vastgestelde XML-formaten uitgewisseld. In Nederland is de XML variant “UBL” het meest gangbare formaat. UBL betekent voluit “Universal Business Language”. De meeste ERP-systemen en boekhoudpakketten kunnen inmiddels UBL-facturen verzenden en ontvangen."

"Heeft u nog vragen, wilt u meer weten over onze Purchase-to-Pay mogelijkheden of wilt u een afspraak? Bel naar kantoor in Ede 0318 649 699 of mail naar info@simacds.nl."

Connie Struik - Credit control

Connie Struik, credit control