Verwerkt u 1000 of 600.000 facturen per jaar? Of iets daartussenin? Dan is onze Accounts Payable SAAS-software Kofax AP Essentials (voorheen ReadSoft Online) wat u zoekt. Digitaliseer uw facturenstroom en bespaar in no time veel tijd. Herken uw facturen op headerniveau of op line-items, kies voor workflow, archiveer met het digitale archief en houd alles in de gaten via rapportages.
Hoe werkt Kofax AP Essentials? (OCR software)
De facturen worden na binnenkomst herkent. Ze komen via het emailadres van Kofax AP Essentials binnen of er vindt een upload vanuit een lokale map plaats. Direct na het uploaden (en soms nog na het scannen) vindt binnen deze cloud software de herkenning plaats van alle binnengekomen facturen (papier, mail/PDF, XML etc.).
"De verificatie module zorgt ervoor dat de factuur wordt gecontroleerd op de vooraf afgesproken indexgegevens als datum, bedrag en leveranciersgegevens, die zijn uitgelezen door de software. De crediteurenadministratie werkt in de verify module"
Het kan zijn dat u de Accounts Payable software inzet tot hier en uw facturen nadat ze herkent en geverifieerd zijn automatisch doorgaan naar uw ERP-systeem om betaald te worden. U kunt deze cloud software ook uitbreiden met bijvoorbeeld de workflow module. Dan start na verificatie module de gebruikersvriendelijke workflow op met het coderen en goedkeuren van de facturen door budgethouder(s). Nadat de hele workflow doorlopen is en de facturen goedgekeurd zijn, gaan ze naar uw eigen ERP-systeem.
Waarop wilt u facturen herkennen?
- Alleen op headerniveau?
(Bank. nr., leveranciersnaam of nr., BTW nummer, KvK nummer etc...) - Of ook op factuurregels/ line items?
Simac wil van u weten:
- Hoeveel facturen verwerkt u op jaarbasis?
- Met welk ERP-(of financieel) systeem werkt u momenteel?
- Wilt u de facturen ook in de cloud archiveren?
Standaard in Kofax AP Essentials
- Herkenning op headerniveau.
- De prijs is vanaf 1000 facturen en heeft een vaste staffel per 1000.
- De implementatie is standaard.
- Wilt u de licentie voor 1, 2 of 3 jaar afnemen? (hoe meer jaar hoe goedkoper de licentie)
Extra mogelijkheden software
- Herkenning op line items.
- Goedkeuringsworkflow voor uw inkomende facturen.
- Digitaal Archief
Voordelen van Kofax AP Essentials (SAAS-software)
- Vanaf het moment dat de factuur binnenkomt, is het document als één digitaal bestand (beveiligd) toegankelijk. Gebruikers hebben altijd en overal toegang tot de actuele status van de factuur.
- Wanneer doet wie wat binnen de workflow? U bent altijd goed geïnformeerd. Tijdens de workflow worden alle coderingen en veranderingen opgenomen in audit trail.
- Met de zoekfunctie kunt u eenvoudig informatie terugvinden van elke factuur want al uw facturen kunnen worden bewaard in de Storage module van Kofax AP Essentials. Het originele bestand inclusief de e-mail worden opgeslagen.
- Kofax AP Essentials is 'software as a service' waarmee u uw facturen automatisch herkent, verifieert en eventueel verder verwerkt met een workflow inclusief coderen en goedkeuren tot de betaling binnen uw eigen financiële (ERP-)systeem.
- U bepaalt zelf de contractduur en het aantal af te nemen modules.
Rapportages
De rapportage module zit standaard bij de cloud software Kofax AP Essentials. Het biedt verschillende rapporten met gedetailleerde informatie over documentstatus, documentvolumes, prestatiestatistieken en meer. Het rapportagesysteem heet Analytics. Analytics-rapporten zijn beschikbaar via Admin Center en bevatten alle rapporten uit het oude systeem en verschillende nieuwe, nuttige rapporten. Analyserapporten bieden nieuwe manieren om door informatie te bladeren in een gebruiksvriendelijke interface.
Accounts Payable software gekoppeld aan AFAS Online
De AFAS Online connector koppelt ook met SAAS software Kofax AP Essentials. Simac heeft voor een klant (Reclassering Nederland) de AFAS connector aangepast:
1. REST API (JSON) in plaats van SOAP(XML) – de 'oude' connector werkte nog met SOAP dus ik heb dat aangepast naar REST.
2. Facturen worden als dossierItem toegevoegd aan de boeking in AFAS Online.
3. Kostenplaatsen – Kostendragers – Projecten als verbijzonderingen mogelijk.
4. Ordernummer en betalingskenmerk mogelijk.
5. Bij eventuele fouten – wordt de factuur in Kofax AP terug gezet met status: 'Document in afwachting van correctie' met tevens de foutmelding bij de factuur.
Technische specificaties Kofax AP Essentials:
Ondersteunde bestandsformaten
JPEG, JPG, PDF versie 1.3 t/m 1.7, PNG, TIFF, TIF. Scans in kleur, grijs & bitonaal
Talen
Engels (VS, Brits, Australisch & Iers), Chinees (vereenvoudigd), Deens, Nederlands, Filipijns, Fins, Frans, Duits, Indonesisch, Iers, Japans, Koreaans, Noors, Pools, Portugees (Braziliaans), Spaans, Zweeds en Thais.
Capture velden
Ongeveer 10 velden worden herkent per factuur (inclusief headerdata).
XML bestandsformaten
Kofax AP Essentials ondersteunt E2B, EHF, UBL, FatturaPA, ESXML, Finvoice, Svefaktura & ZUGFeRD bij het versturen van facturen per mail.
Veilig en vertrouwd samenwerken met Simac en haar partners
Kofax AP Essentials is geaccrediteerd op het gebied van beveiliging en naleving, waaronder SOC 2 Type II, PCI DSS, HIPAA en GDPR.
Werken met Kofax AP Essentials
Vind hier de beschikbare tools