Werkt u met ReadSoft Invoices en presteert deze oplossing conform uw verwachting? Of heeft u het idee dat het herkenningspercentage lager is dan verwacht? De ReadSoft Invoices Performance Monitor brengt het rendement direct in kaart. Zo weet u precies waar u staat en of uw beleving klopt met de realiteit. Ook krijgt u van Simac aanbevelingen voor het verhogen van uw rendement.
Waarom de ReadSoft Invoices Performance Monitor?
Uit terugkerende gesprekken met onze klanten hebben we begrepen dat het gevoel er was dat facturen minder automatisch worden herkend dan van tevoren was verwacht. Klopt dat inderdaad en zo ja waar komt dat dan door? Ook waren we benieuwd om welke facturen van welke leveranciers het dan gaat. En wat moet er gebeuren om het herkenningspercentage te verhogen zodat het rendement maximaal wordt?
Meten is weten!
Onze consultant Sebastian van Til heeft de ReadSoft Invoices Performance Monitor ontwikkeld.
Wat is de ReadSoft Invoices Performance Monitor?
"De ReadSoft Invoices Performance Monitor is een door ons ontwikkelde tool die het huidige herkenningspercentage van uw inkomende facturen in kaart brengt."
Hoe werkt de ReadSoft Invoices Performance Monitor?
Van elke factuur checkt de ReadSoft Invoices Performance Monitor of de gegevens op de factuur automatisch correct zijn herkend of dat er een manuele handeling van een gebruiker nodig was. Dit kan aan de hand van voor u relevante invalshoeken, bijvoorbeeld:
- Overall herkenningsgraad
Hoe hoog is de overall herkenningsgraad van uw inkomende facturen in vergelijking met onze andere klanten?
- Leveranciersvariatie
Wat is het gemiddeld aantal documenten per leverancier per jaar en blijft het leveranciersbestand stabiel?
- Seizoeninformatie
Verschilt de ene periode met een andere periode?
- Factuurvelden
De tool brengt van de verschillende velden van de factuur het herkenningspercentage in kaart. Op deze manier wordt direct inzichtelijk welke te herkennen velden problemen geven.
Zo scoort het veld met het inkoopnummer misschien hoog en het veld met BTW-gegevens laag.
Wat biedt de ReadSoft Invoices Performance Monitor u?
Met de uitkomsten van deze rapportage heeft u een nulmeting in handen. Uiteraard lichten we de rapportage toe, bekijken we samen met u wat er te optimaliseren is en geven we u hier concrete aanbevelingen voor. Met deze aanbevelingen gaat u doelgericht aan de slag om zo het herkenningspercentage te verhogen.
Besteedt u dit liever uit? Simac ontzorgt u graag door deze optimaliseringswerkzaamheden van u over te nemen. De rapportage zelf ontvangt u in PDF en als u de informatie verder wilt analyseren desgewenst ook in Excel.
Stappenplan Simac ReadSoft Invoices Performance Monitor
- het ophalen van de benodigde data (database back-up) door de Simac Plug-in
- het inrichten van het rapport
- bepalen wel/niet inrichten extra velden
- het opmaken van de rapportage zelf
- het analyseren van het rapport
- het geven van aanbevelingen.
“Waarom is de algehele herkenningsgraad bij de ene klant bijna 90% en haalt een andere klant dat bij lange na niet? Dit intrigeert mij! We gaan voor een hoge herkenningsgraad bij iedere klant! Deze tool geeft veel inzichten zorgt voor een duidelijk uitgangspunt. Daarna kunnen we, samen met de klant, doelgericht aan de slag zodat het herkenningspercentage in korte tijd stijgt!”
Voorbeelden van aanbevelingen:
- Beginnen met aanpakken van de grootste leveranciers (Top 25) welke onder het overall gemiddelde scoren
- Identificeren van de leveranciers die in aanmerking komen voor auto approval (automatisch goedkeuren facturen)
- Aantal leveranciers beperken
- Bepaalde velden niet meer laten herkennen
- “Heropvoeden” van leveranciers (bijv. werken met een format factuur of 1-op-1 vertaling van de inkooporder naar een factuur).
De Simac Plug-in
De rapportage wordt mogelijk gemaakt door de inzet van de Simac Plug-in. Deze Simac Plug-in dient gedurende de rapportage periode ingericht en actief te zijn.
Wat kost de ReadSoft Invoices Performance Monitor?
Uitgaande van een standaardrapportage zonder extra ingerichte velden, is het opmaken van de rapportage ongeveer 1 dag werk voor onze consultant. In deze dag is het bespreken en toelichten van de uitkomsten nog niet inbegrepen. Natuurlijk is dit wel mogelijk en denken we graag verder met u mee.
