Met het Purchase-to-Pay proces (afgekort tot P2P) wordt het hele proces van bestelaanvraag, inkoop/aankoop tot en met het (automatisch) betalen van de factuur bedoeld. Een synoniem voor dit begrip is ook wel 'procure to pay'.
Het P2P proces automatiseert en standaardiseert
Het P2P proces omvat de beginstap van interne bestelaanvraag tot de eindstap van factuur betalen. En ook alle tussenliggende stappen zoals bevestigen order, controleren inkoop, etc. Verder behelst het P2P proces de bevestigingen en goedkeuringen met de daarbij horende documenten.
Door het automatiseren van het P2P proces krijgt u meer grip en controle op uitgaven en meer inzicht in de status van orders, leveringen en facturen (dit wordt ook wel “three way matching” genoemd). En door de koppeling met uw ERP-systeem schieten automatisch goedgekeurde facturen door naar uw ERP om daar betaald te worden.
Navico vaart wel bij de samenwerking met Simac
“De Palette module voor ordermatching bevalt ons heel goed. Of beter gezegd, we kunnen niet zonder! We hebben zulke grote inkooporders, dat is gewoon niet handmatig voor ons te doen zonder ordermatching. Deze module biedt ons heel veel extra en is voor ons absoluut een noodzakelijke tool.”
Heeft uw organisatie baat bij een geautomatiseerd P2P proces?
In een grotere organisatie is dit uiteraard een proces waar meer mensen mee gemoeid zijn dan in een kleinere organisatie. Als er meer mensen bij het proces betrokken zijn, vraagt het totale proces meer tijd en kunnen meer fouten plaatsvinden en vertragingen ontstaan.
In z’n algemeenheid kan je dan ook zeggen hoe groter het bedrijf is, hoe groter de optimalisatie als dit proces geautomatiseerd wordt. Maar ook kleinere bedrijven met veel facturen of veel uitzonderingen ervaren vaak een grote kostenbesparing door dit proces te automatiseren. Dat geldt ook voor bedrijven die te maken hebben met verschillende systemen, locaties, overnames, fusies etc. Samengevat blijkt in de praktijk dat vrijwel iedere organisatie wel baat heeft bij een gestroomlijnd P2P proces.
Bespaar kosten en optimaliseer dit jaar uw P2P proces met Simac
Met PaletteArena, de P2P software van Simac, wordt het hele Purchase-to-Pay proces door ons zorgvuldig ingericht. De factuur wordt vanaf de bestelling, via inkoop tot levering van goederen en de betaling van de factuur automatisch afgehandeld.
Workflow Management is daarbij de basis. Vervolgens kunt u kiezen uit aanvullende modules zoals PO matching, de Buyer Module, de Contract Management en Expense Management zodat u verder kunt optimaliseren met wat het beste aansluit bij de huidige processen in uw organisatie. Optimalisatie verzekerd, kostenbesparing gegarandeerd!
Zullen we eens praten over uw P2P proces?
We bekijken graag met u wat de voordelen zijn voor een geautomatiseerd P2P proces. Maak gebruik van onze kennis en ervaring en laat ons met u meedenken.
