Sinds 2012 is Navico Logistics Europe B.V. al klant van Simac. Deze leverancier van maritieme elektronica maakt voor de jaarlijkse verwerking van ca. 20.000 facturen gebruik van herkensoftware in combinatie met P2P-software met ordermatching.
Hoe reilt en zeilt het nu op de financiële afdeling? Ligt Navico goed op koers en wat zijn de verwachtingen voor de toekomst? We togen naar Dordrecht waar de administratieve en financiële afdeling is gevestigd en vragen dit en meer aan financial controller EMEA Erik-Jan Los.
Waarom is in 2012 voor Simac gekozen?
“Ik werk sinds februari 2015 bij Navico en toen werd er al met Rillion gewerkt. Ik weet dat er verschillende pakketten zijn bekeken en dat Rillion er als beste uitkwam. Eén van de belangrijkste redenen om de destijds nog grotendeels papieren factuurstroom te digitaliseren was dat er veel facturen met veel factuurregels waren maar met relatief kleine bedragen. Ook waren de accountmanagers die de facturen moesten goedkeuren veel onderweg, waardoor de doorlooptijd van facturen soms lang was.”
Zo verwerkt Navico inkomende facturen in 3 stappen:
-
Herkenning met OCR Software ReadSoft Invoices >
-
Goedkeuring inclusief inkoop- en ordermatching met P2P-software Rillion >
-
Betaling met gekoppeld ERP-systeem Microsoft Dynamics AX >
Over de eerste ervaringen van Erik-jan met Rillion in 2015
"Toen ik hier aan de slag ging, was mijn eerste indruk goed. Rillion draaide gewoon goed: alle functionaliteiten waren in gebruik, alles was aanwezig en werkte! Ik was goed ingewerkt door mijn voorganger en kon vanaf het eerste begin gelijk goed werken met Rillion.
Ik kwam er toen wel achter dat er nog wat kinderziektes uit moesten. De gebruikers moesten in de tijd nog wat wennen aan het nieuwe systeem. Je moet weten wat een oplossing wel en wat niet kan. In de loop der jaren zijn de gebruikers goed gewend aan het systeem en weten nu precies ‘dit kan wel’ en ‘dit niet’."
Vele interne veranderingen van 2018 t/m 2020
"De afgelopen jaren waren er intern veel veranderingen: van een lijn- naar een matrix organisatie en van afdelingsniveau naar een landorganisatie. Het systeem, Rillion, moest telkens opnieuw aangepast worden op deze veranderde organisatie structuur.
Denk daarbij aan extra aanpassingen, nieuwe rollen, nieuwe flows en andere users. Dus eigenlijk moesten we keer op keer weer terug naar de basis. We dachten dat dit veel impact zou hebben maar in de praktijk viel dat toch wel weer mee. Vooral de rollen veranderden, niet de functionaliteiten. Voor de gebruikers zelf veranderde er toch ook weer niet zoveel."
“We kunnen niet meer zonder Rillion!”
"Het belangrijkste is dat we met P2P-software Rillion een papierloze oplossing hebben, we zijn een papierloos kantoor! Facturen komen met name via de mail ReadSoft Invoices binnen en schieten dan zo door naar Rillion! Deze oplossing is cruciaal voor ons, zonder een dergelijke oplossing blijf je hangen in de jaren 90 met ordners en zo.
We zouden niet meer zonder Rillion kunnen! Op de opmerking dat we nu een mooie quote binnen hebben, volgt weer een grote lach. Maar zo is het echt! Voor mij was dit 5 jaar geleden nieuw en met Rillion ga je dan echt met sprongen vooruit!"
Ordermatching noodzakelijk voor Navico
“De Rillion module voor ordermatching bevalt ons heel goed. Of beter gezegd, we kunnen niet zonder! We hebben zulke grote inkooporders, dat is gewoon niet handmatig voor ons te doen zonder ordermatching. Deze module biedt ons heel veel extra en is voor ons absoluut een noodzakelijke tool."
“Zonder Rillion hebben we zo 1 of 2 mensen extra nodig!”
Erik-Jan: "Een businessplan heb ik niet gemaakt, dus het is best lastig voor mij om de door Rillion gerealiseerde besparing heel concreet te benoemen. Maar als ik kijk dat we op onze Accounts Payable afdeling nu met 4, eigenlijk 5 man zitten, denk ik zeker dat we zonder Rillion 1 of 2 extra mensen nodig hebben. Dat is op jaarbasis echt aanzienlijk! Door Purchase-to-Pay is de kwaliteit van ons hele proces toegenomen. Ik moet er niet meer aan denken dat we aan dat soort dingen nog tijd moeten besteden."
“Prettige mensen bij Simac Document Solutions”
"Met verschillende collega’s van jullie heb ik de laatste jaren contact gehad. Het langst Maurice (Kuijper) die kwam al binnen met een lach maar ook over de anderen ben ik zeker wel heel tevreden; prettige mensen. Ook René, de consultant (senior consultant René Buursma) je moet hem even leren kennen maar hij is een slimme vent en denkt echt mee en in oplossingen, heel fijn, ik was van hem onder de indruk!
En dan jullie supportmensen Pieter (Roos) en Şenol (Sözen), ik word altijd goed geholpen; dat zijn echt hele goede mensen! Van tijd tot tijd zijn er natuurlijk wel wat issues en dan heb je vaak in korte tijd wat vaker contact. Maar ik klopt ‘t af, want ik heb ze nu al even niet meer gesproken. Samenvattend kan ik dus zeker zeggen dat we heel tevreden zijn, over Simac én over de P2P-oplossing, dus we kunnen jullie van harte aanbevelen bij andere bedrijven.”
Toekomstverwachtingen voor de korte en lange termijn
Korte termijn
“Nu verwerken we iets meer dan 20.000 facturen, er is een gestage groei van ongeveer 10-20 %. Ik hoop dat het door ontwikkelt zoals het zich nu ontwikkelt, en dat gaat hand in hand, daarmee bedoel ik dus ontwikkelingen bij Navico met die van Simac en Palette.
Ik hoop en verwacht dat Palette door ontwikkelt, de techniek schrijdt voort en ik hoop dus dat zowel Simac als Rillion daarin meegaat en meegroeit.”
Langere termijn
“We staan zeker open voor oplossingen als Business Process Management en RPA van Simac maar op het moment hebben we intern eerst andere interne prioriteiten. Maar wellicht is dat in de toekomst wel mogelijk. Ik sta er absoluut voor open en laat me er graag al wat over informeren.
De basis is er en die is goed! Dus als er bewegingen komen op dat gebied denken we zeker aan Simac!”
Business Process Managament (BPM)
-
Wat is Business Process Management?
Het beschrijven, analyseren en optimaliseren van al uw bedrijfsprocessen! Daar gaat het om bij Business Process Management. Met name processen waarbij veel handmatig werk gemoeid is, zoals bij financiële processen of veel terugkerende documenten, valt vaak veel winst te halen door onderdelen of het gehele proces te automatiseren. Business Process Management (BPM) is meer een platform waarover allerlei geautomatiseerde of gerobotiseerde bedrijfsprocessen lopen. Ryan vertelt er meer over! Ontdek wat Business Process Management is >
Navico
Navico is ‘s werelds grootste bedrijf voor gespecialiseerde scheepselektronica (navigatie-, zee-instrumenten, viszoekapparatuur, trollingmotoren en toepassingen) levert aan zowel de recreatieve als de commerciële maritieme sector. Al 7 decennia ontwikkelt, ontwerpt en produceert Navico oplossingen en producten voor prestaties, veiligheid en plezier op het water waarbij innovatie centraal staat. Navico is moederbedrijf van Lowrance, Simrad en B&G en heeft wereldwijd ongeveer 1500 werknemers en distributie in meer dan 100 landen. Lees meer over Navico >
