Hoe stap ik over op elektronisch facturen?

E-factureren is het elektronisch uitwisselen van factuurinformatie. Vroeger ging dit op papier, tegenwoordig vaak per e-mail (PDF). De volgende stap is om de factuurdata uit te wisselen met uw klanten en leveranciers.

Als we het over elektronisch factureren (e-invoicing) hebben hoort u wellicht vaker afkortingen zoals UBL, XML of EDI. Allemaal vormen waarbij factuur(data) elektronisch wordt uitgewisseld in plaats van het scannen & herkennen van (PDF) facturen

Waarom is e-factureren belangrijk?

E-facturatie is goedkoper en de herkenning van factuurinformatie is beter. Doordat u factuurdata uitwisselt met uw klant en leverancier, kunnen er geen scan & herken fouten gemaakt worden. Data is maar op een manier te interpreteren wat anders is bij het scannen van een factuur met tekst of vlakverdelingen erop. Door handschrift zou een '0' ook een 'o' kunnen zijn en bij een opgemaakte factuur kan het BTW-nummer of het rekeningnummer ineens op een andere plek staan. 

Wat zijn de voordelen van elektronisch factureren?

Kostenbesparing is de eerste en vaak balangrijkste incentive om te starten met elektronische factuurverwerking. Kwaliteitsverbetering op herkenningsniveau is minstens zo belangrijk.

Voordelen wanneer u facturen van uw leveranciers elektronisch ontvangt:

  • Krijg sneller inzicht in uw betalingsverplichtingen
  • Eenvoudigere goedkeuringsflow in uw organisatie (doordat er meer factuurinformatie beschikbaar is en deze informatie ook altijd 100% klopt)
  • Betere communicatie en relatie met uw leveranciers

Voordelen wanneer u uw facturen elektronisch aflevert bij uw klant:

  • Factuur komt sneller en altijd correct aan bij uw klant (waardoor betaling sneller plaats kan vinden)
  • Het heeft veel voordelen voor uw klant (zie bovenstaande opsomming), wat zorgt voor een hogere klanttevredenheid
  • Het is altijd inzichtelijk hoe en wanneer facturen zijn afgeleverd. Het is onmogelijk dat facturen kwijtraken in het proces

Wanneer u uw facturen als PDF per mail verstuurt naar uw klant, gaat uw klant deze hoogstwaarschijnlijk toch uitprinten, overtypen, opnieuw scannen of de factuur zal middels OCR in het systeem terecht komen. Oftewel foutgevoeliger en daardoor duurder. 

Bent u al zover om over te stappen?

Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Wilt u ook volledig inzicht en controle over uw uitgaven? Automatiseer uw factuurverwerkingsproces en maak met uw financiële administratie een efficiencyslag. 

Heeft u specifieke vragen? Neem contact op met ons en wij maken een afspraak met u. 


Overheid, Retail, Automotive, Groothandel, Finance and Business Services, Onderwijs, Industry
26 november 2018
Edwin Beets, consultant bij Simac Edwin Beets, consultant bij Simac
Whitepaper: Waar moet u op letten bij het kiezen van een P2P oplossing?

Wij verwerken uw persoonsgegevens conform ons privacybeleid. Wij zijn wettelijk verplicht om uw toestemming te vragen voor het opslaan en verwerken van uw contactgegevens. Daarom vragen wij hieronder uw akkoord.