Met e-facturatie (e-invoicing) wissel je elektronisch factuur informatie uit. De meest handmatige manier is papieren facturen die gescand en herkent worden, tegenwoordig gaat het al vaak per e-mail (PDF). De volgende stap is om van een XML factuur de data uit te wisselen met uw klanten en leveranciers.
Als we het over elektronisch factureren (e-invoicing) hebben hoort u wellicht vaker afkortingen zoals UBL, XML of EDI. Allemaal formats waarbij factuur(data) elektronisch wordt uitgewisseld in plaats van het scannen & herkennen van (PDF) facturen.
Waarom e-facturatie?
E-facturatie is goedkoper en de herkenning van factuurinformatie is veel preciezer. Doordat u factuurdata uitwisselt met uw klant en leverancier, kunnen er geen scan & herken fouten gemaakt worden. Data is maar op een manier te interpreteren wat anders is bij het scannen van een factuur met tekst of vlakverdelingen erop. Door handschrift zou een '0' ook een 'o' kunnen zijn en bij een opgemaakte factuur kan het BTW-nummer of het rekeningnummer ineens op een andere plek staan.
Wat zijn de voordelen van elektronisch factureren?
Kostenbesparing is vaak een belangrijke incentive om te starten met elektronische factuurverwerking maar wat dacht je ervan als je ineens heel veel XML-facturen ontvangt van je leverancier en/of klant? Dan moet je misschien wel overstappen! En kwaliteitsverbetering op herkenningsniveau is ook een groot voordeel aangezien een elektronische factuur 100% wordt uitgelezen.
Voordelen van e-invoicing:
Voordelen wanneer u facturen van uw leveranciers elektronisch ontvangt:
- Krijg sneller inzicht in uw betalingsverplichtingen.
- Eenvoudigere goedkeuringsflow in uw organisatie (doordat er meer factuurinformatie beschikbaar is en deze informatie ook altijd 100% klopt).
- Betere communicatie en relatie met uw leveranciers.
Voordelen wanneer u uw facturen elektronisch aflevert bij uw klant:
- Factuur komt sneller en altijd correct aan bij uw klant (waardoor betaling sneller plaats kan vinden).
- Het heeft veel voordelen voor uw klant (zie bovenstaande opsomming), wat zorgt voor een hogere klanttevredenheid.
- Altijd inzichtelijk hoe en wanneer facturen zijn afgeleverd. Facturen raken niet kwijt in het proces.
Bent u al zover om over te stappen op e-invoicing?
Met een goed ingericht proces wordt dit hele traject, van inkoop tot levering van de goederen en de betaling van de factuur, automatisch afgehandeld. Kiest u ook voor gemak en een besparing? Bent u overtuigd om met Simac Document Solutions samen te werken? Wij zijn een partner die meedenkt en we gaan voor persoonlijke aandacht. Lees over onze werkwijze en maak kennis met een aantal van onze collega's.
Hoe stapt u over op elektronisch factureren?
Bent u al klant van Simac Document Solutions en werkt u met onze software?
1. Trek aan de bel bij het bedrijfsburo, uw eigen accountmanager of consultant.
2. Deel uw wensen en waarom u geïnteresseerd bent in elektronische factuurverwerking. Wellicht plannen we een workshop in met een Simac consultant erbij.
3. Wij onderzoeken de mogelijkheden, voorwaarden en integratie met uw ERP-systeem.
4. Samen bepalen we ook of uw huidige oplossing en/of software nog geschikt is voor een deel van het proces of dat deze geheel vervangen wordt.
5. Heeft u behoefte aan een demo?
6. Wij sturen u een passende offerte.
Bent u nog geen klant van Simac Document Solutions en werkt u met andere software?
1. Stuur direct een mail naar onze infobox
2. Binnen een dag heeft u antwoord van Dico Harteman of Peter Bouwmans.
3. Deel uw wensen en waarom u geïnteresseerd bent in elektronische factuurverwerking. Wellicht plannen we een workshop in met een Simac consultant erbij.
4. Wij onderzoeken de mogelijkheden, voorwaarden en integratie met uw ERP-systeem en andere systemen die u ev. wilt behouden.
5. Heeft u behoefte aan een demo?
6. Wij sturen u een passende offerte.
CZ kiest voor e-facturatie
Lees het klantverhaal van CZ
5 meest gestelde vragen over e-invoicing
Wilt u toch meer informatie over e-invoicing? Dico beantwoord de 5 meest gestelde vragen over dit onderwerp. Zorg dat u klaar bent voor de toekomst.
