Linde Wils, Business Consultant bij Bidfood Nederland, praat open over ‘haar’ huidige project: het automatiseren van 50.000 kostenfacturen, het projectmanagement van Simac en haar samenwerking met onze projectmanager Wouter van der Donk.
Linde Wils is een ambitieuze Business Consultant bij Bidfood Nederland, waar ze bijna 3 jaar werkt. Bidfood Nederland gaat voor het verwerken van ca. 50.000 jaarlijkse kostenfacturen werken met onze Purchase-to-Pay-software Rillion.
Voor dit project werkt Linde nauw samen met onze projectmanager Wouter van der Donk. Onlangs vroegen we Wouter in een uitgebreid interview over projectmanagement of hij een goede projectmanager is. Vraag dat maar aan onze klanten was zijn korte antwoord. In dit interview beantwoordt Linde deze vraag en vertelt ze uitgebreid over haar ervaringen met Simac.
Linde, leuk om jou over onze projectaanpak te spreken!
Om te beginnen wat is precies jouw rol in dit project?
"Normaal word ik van het begin tot het einde bij een project betrokken en ben ik dus ook al bij het hele selectieproces (van verschillende partijen) in beeld. Het begin van dit project heb ik helaas gemist. Ik kreeg namelijk het verzoek om dit project en vooral de implementatie te managen toen de afspraken tussen Bidfood en Simac al waren gemaakt. Dat was niet de meest ideale start, omdat ik daardoor toch wat relevante informatie heb gemist of pas later heb gekregen."
"Wouter was helaas ook niet bij de onderhandelingen betrokken, waardoor wij in het begin allebei een beetje zoekende waren. Gelukkig hebben wij ons hier samen goed doorheen geslagen."
Kan je iets vertellen over de projectaanpak? En wat is nu de status?
"We zitten nu in de testfase, de voorbereiding van de implementatie van Invoice: de basismodule voor het automatiseren van de kostenfacturen in Rillion. Ik ben vanuit Bidfood de schakel met Wouter en hij is dat vanuit Simac. Simac Document Solutions heeft de kennis en ervaring en is dus leidend in dit project. Wouter managet alles aan jullie kant en schakelt met mij als er dingen nodig zijn of het gaat over de planning."
En dat gaat vanaf het begin goed?
"Jazeker, alleen in het begin was dat even lastig. Bij Bidfood zijn we erg proactief, dus het was moeilijk voor ons om in de opstartfase een iets meer afwachtende houding aan te nemen. Je moet het zo zien: Simac is in dit project de specialist en heeft een bepaalde aanpak en werkwijze, dus deze volgen wij om er een succesvolle implementatie van te maken."
"De meeste acties lagen toen bij Simac, jullie moesten veel voorbereiden, terwijl mijn team gretig en nieuwsgierig was naar de nieuwe software en aan de slag wilde. In mijn rol moest ik de proactieve houding van mijn team temperen. Dat vond ik best moeilijk, want ik moest ook voor voldoende prikkels zorgen om het team scherp te houden."
"Het is belangrijk in zo’n project dat iedereen betrokken en gemotiveerd is en blijft."
Project binnen tijd en budget?
"Het budget is een lastiger punt, want er bleken toch meer uren nodig te zijn dan we vooraf hadden ingeschat. Daarnaast was ik niet bij de onderhandelingen, dus het is voor mij lastig om daar veel over te zeggen. Er is iets aan de voorkant niet helemaal goed gegaan, maar Wouter heeft gelijk zijn verantwoordelijkheid genomen en het intern afgestemd. Simac was heel coulant en heeft uren voor eigen rekening genomen."
"De insteek was: ‘Hoe komt het en hoe lossen we het op?’. Dat was fijn."
"Over de tijdsplanning kan ik eigenlijk niets bijzonders vertellen, alles loopt namelijk gewoon volgens planning. Ondanks dat alles op afstand van elkaar gebeurt. Alles is goed voorbereid en gaat soepel: Simac doet dat goed!"
Hoe is de samenwerking met Wouter?
"De samenwerking met Wouter is goed! Het project loopt goed, er wordt goed en snel gecommuniceerd en geschakeld…we zitten overal goed bovenop. Elke week heb ik met Wouter een overleg over het projectmanagement. Tijdens dit overleg bespreken we de voortgang, problemen, deadlines, etc. en daar ga ik dan vervolgens aan mijn kant intern mee aan de slag. Op die manier zorgen we dat onze teams, in totaal ongeveer 10 mensen met specifieke rollen, goed samenwerken. In het begin hebben we vooral gestuurd op het aan elkaar koppelen van de juiste ‘poppetjes’ en het sturen van de communicatie. Nu is het vooral de vinger aan de pols houden en alert zijn bij escalaties: ingrijpen als er iets aan de hand is."
Hoe typeer je je relatie met Wouter?
"Het is prettig om met hem samen te werken. Hij is rustig en zegt het ook als hij het ergens niet mee eens is, maar het is fijn als iemand niet gelijk van alles roept en juist eerst wat langer echt luistert. Ons eerste overleg na het weekend begint met ‘Hoe was je weekend?’. We hebben dus niet alleen een zakelijke band, maar ook een persoonlijke klik. We gaan ieder gesprek open in en er is altijd een gezellige sfeer. Of de inhoud positief of negatief is maakt niet uit, we kunnen alles rustig met elkaar bespreken, dat is heel fijn! Als er wat is merk je ook dat hij dat intern gelijk oppakt en snel reageert op mails. Dat loopt erg goed. Als je het dus samenvat: we kunnen op elkaar rekenen!"
Wat vind jij belangrijke eigenschappen voor een projectleider?
"Communicatie is ontzettend belangrijk! Je moet goed weten hoe je mensen benadert, aanspreekt én aan elkaar koppelt. Je moet overzicht krijgen, hebben en houden, structuur kunnen aanbrengen, een goed geheugen hebben, een teamplayer zijn en tegelijkertijd ook leiding te durven nemen. Je moet mensen durven aanspreken als het niet goed gaat en daarna ook weer op de goede manier weten te motiveren; en knopen durven doorhakken."
Ai dat is een behoorlijk lijstje…
Na een aanstekelijk lach vervolgt Linde: "Ja dat is zo, maar Wouter voldoet daar zeker aan!"
Wat was je eerste indruk van Wouter?
"Hij was rustig, gestructureerd, had alles goed op orde en was goed voorbereid. Ik had echt gelijk het gevoel dat het een goede samenwerking ging worden en dat ik op hem kon rekenen. Dat bleek gelukkig ook zo te zijn."
Dit was een echt coronatraject, hoe heb je dat ervaren?
"Ik heb door corona niemand van Simac ooit in het echt gezien, toch heb ik iedereen goed leren kennen. Alleen in de testfase was het echt handiger geweest als de consultants een dag bij elkaar hadden kunnen zitten, zodat de bevindingen gelijk met elkaar konden worden gedeeld in plaats van via de mail en telefoon."
"Dit heeft wel voor vertraging gezorgd, maar is tot nu toe echt de enige kanttekening."
Linde, wil je nog iets met ons delen? Het laatste woord is aan jou!
"Ik heb een vrij brede achtergrond (bachelor Bedrijfskunde en master Strategisch Management), dus ik ben op allerlei afdelingen wel op mijn plek en heb veel afwisseling in mijn werk. Ik heb gelukkig vrij snel in de gaten wat collega’s wel en niet kunnen en willen, waardoor ik een nieuw team snel leer kennen, aan het werk krijg en vooral kan laten samenwerken. Dit is de eerste keer dat ik voor de afdeling Finance een project mocht managen, maar er moest natuurlijk ook geschakeld worden met collega’s van andere afdelingen (IT, HR, etc.)."
"Van Wouter heb ik meegekregen dat je als projectmanager niet te veel op de inhoud moet focussen om je werk goed te kunnen doen. Ik vind dat soms nog wel lastig. Ik ben van nature erg nieuwsgierig en heb de neiging om me al snel ook met de inhoud te bemoeien. Tijdens dit project probeer ik dat juist niet te doen en dat gaat eigenlijk super! Ik focus mij dus vooral op het aansturen en corrigeren en dat werkt!"
Over Bidfood
Bidfood is dé horeca groothandel voor professionals: van cafetaria tot cateraar, van kantine tot zorginstelling en van hotel tot restaurant. Op haar online marktplaats is iedere chef, kok en ondernemer verbonden met het mooiste internationale én lokale aanbod. Eenvoudig besteld en tot in de keuken bezorgd met een persoonlijke aanpak. Sinds 2007 is het bedrijf onderdeel van internationaal foodservicebedrijf Bidfood met zusterbedrijven verspreid over 30 landen en verschillende continenten.
Bidfood Nederland telt vandaag de dag 1.700 medewerkers, een vloot van 350 vrachtauto’s, 25.000 verschillende klanten en 17 vestigingen. Lees meer over Bidfood >
