Wouter van der Donk, onze senior projectmanager is de persoon bij uitstek om te vertellen over onze huidige projectaanpak. In dit interview vertelt hij wanneer hij in beeld komt, over zijn werkwijze, wat hij doet (en wat juist niet), wat er door corona voor hem is veranderd en wat hem blij maakt. Op de vraag “Ben jij een goede projectmanager?” antwoordt Wouter kort: "dat moet je onze klanten zelf maar vragen". En dat laten we ons geen twee keer zeggen.
"Ik doe meestal 3 of 4 grote projecten tegelijkertijd, waarvan 2 op volle oorlogssterkte."
Wouter, wat is precies jouw rol bij Simac?
"Sinds 2017 ben ik senior projectmanager bij Simac Document Solutions en ik kom meestal als projectmanager in beeld als het een project van een bepaalde omvang is en soms ook als het mis gaat of mis dreigt te gaan met een project. Denk bijvoorbeeld aan projecten met een hoge complexiteit en verschillende applicaties."
Verandert jouw rol door verschuiving naar cloudoplossingen?
"Eigenlijk maakt mij dat helemaal niks uit want ik hou me helemaal niet bezig met de techniek. Met onze eigen cloudoplossingen is ook projectmanagement, maatwerk enzovoort nodig. De 5 fases die we nu hebben, zijn er dan ook."
Hoeveel projecten draai jij tegelijkertijd?
"Ik heb plek voor een beperkt aantal projecten en doe meestal 3 of 4 grote projecten tegelijkertijd waarvan 2 op volle oorlogssterkte. We hebben verschillende fases: de kick-off, het ontwerp, de realisatie/ implementatie, go-live en nazorg. Vanaf opstart (kick-off) ben ik volledig betrokken bij alles en heb ik regie over de planning, wekelijks overleg met de klant over de voortgang, scope, het budget etc. Dat is ook het moment dat ik op volle oorlogssterkte ben."
Hoelang duurt een gemiddeld project ‘van’ jou?
"Een wat complexer Palette project… reken dan toch maar zo’n 4 maanden doorlooptijd. Voorheen riepen we wel korter maar de praktijk blijkt dat toch vaak anders. Door continu te evalueren, maak en hou je het proces voor alle partijen inzichtelijk, daar heeft iedereen een goed gevoel bij."
Welke invloed heeft corona gehad op ‘jouw’ lopende projecten?
"We hebben een aantal projecten stil moeten leggen wegens corona. Daar zijn ook een aantal projecten bij die inmiddels nog steeds niet zijn opgepakt. Deze bedrijven hebben nu andere prioriteiten, staan financieel onder druk of kunnen het werk nu nog niet goed aan. Maar het merendeel van de lopende projecten is gewoon doorgaan waarbij de manier van werken natuurlijk wel heel anders is dan voorheen."
Is jouw werkwijze veranderd?
"Enorm! Ik werk nu zo goed als volledig thuis en ervaar daar vooral voordelen van. Rijden naar kantoor, 8 uur zitten tikken, weer tasje inpakken en naar huis rijden… die tijd is voorbij, ik denk echt dat het fenomeen kantoor definitief is veranderd. Geen reistijd, geen files…om half 9 in een vergadering zitten is nu heel gemakkelijk. Ook krijg ik nu meer werk in een werkweek gedaan dan voor corona. Maar het grootste voordeel is toch dat ik vaker, gestructureerde en korter met mijn collega’s overleg.
Ik weet ze goed te vinden én ze weten mij ook te vinden! De afstand is dan wel groter maar toch heb ik meer grip. Voorheen zat iedereen in een overleg hier, een meeting daar, dan weer in de auto. Soms leek het ook wel of mensen zomaar even van de aardbodem verdwenen. Nu zie ik collega’s nauwelijks maar de afstand is kleiner”. Wouter valt stil dan vervolgt hij nadenkend “best bijzonder fenomeen is dit eigenlijk."
Hoe ziet jouw werkweek eruit?
"Ik spreek nu vooral in de ochtenden via Teams iedereen, iedere week. 2 x per week heb ik een korte sessie met onze consultants en minimaal 2 x met de klant over de voortgang. Deze afspraken zijn vooraf strak gepland. Ik bespreek dan de voortgang: liggen we op schema of hebben we een overschrijding? Liggen we op budget? Zijn er vragen, issues? Kan iedereen vooruit? Of moeten we bijsturen? In de middag heb ik vaak de niet repeterende, vaak ook wat langere afspraken en mijn administratieve werkzaamheden. Al dat online werken is trouwens wel intensief. Als ik van half 9 tot 3 uur non stop bezig ben geweest, kan je me opvegen."
Over online meetings
"Belangrijk is dat je elkaar fysiek een keer hebt ontmoet voor je met elkaar een project doet. Dat zou ik van tevoren wel gezegd hebben maar ik heb nu 2 grote projecten waar we elkaar alleen nog maar digitaal hebben gezien, en dat gaat eigenlijk heel goed dus daar kom ik echt op terug. Het is belangrijk dat je elkaar gezien hebt, maar dat kan dus ook digitaal. Online kan ik makkelijker gezichten aflezen, iets laten zien, beter de regie houden. Je bent ook niet afhankelijk van de ruimte zelf, beamers etc.… Doordat ik meer grip heb, ervaar ik het zelfs bij belangrijke meetings als minder spannend."
Geen nadelen aan online werken?
"Ja toch wel, je hebt in bepaalde situaties eerder communicatiestoornissen, je mist toch een deel van de non-verbale communicatie, de lichaamstaal. Je voelt niet altijd goed aan hoe iets overkomt dus daar kan je dan ook niet gelijk op reageren. Neem bijvoorbeeld de testfase. Het is echt fijner om op locatie te testen. Vaak is daar dan ook een consultant van ons en iemand van accounting van de klant bij betrokken. We kunnen dan zien als en wat er niet goed gaat. Dingen wijzingen, instructies geven, iets erbij halen, checken of de klant het begrijpt…. Dat is via Teams en mail toch een stuk lastiger."
"Je moet als projectmanager communicatief kunnen schakelen met allerlei niveaus, empathisch vermogen hebben en je makkelijk kunnen aanpassen."
Wie is jouw aanspreekpunt bij de klant?
"We hebben te maken met een stuurgroep, daar zit vaak een proceseigenaar, afdelingshoofd, inkoper en een CFO (of opdrachtgever/budgethouder) in. Ik schakel zelf meestal, ik denk wel voor 80%, direct met de projectmanager maar ook wel vaak een business analist of soms met een externe. Eigenlijk kan het iedereen zijn. De gemene deler is dat ze gewend zijn projectmatig te werken. Ik schakel graag met iemand die alleen over het proces gaat en niet over de inhoud, dat leidt alleen maar af."
Wanneer ben je een goede projectmanager?
"Je moet als projectmanager communicatief kunnen schakelen met allerlei niveaus, empathisch vermogen hebben en je makkelijk kunnen aanpassen. Je moet met verschillende types mensen om kunnen gaan zoals een consultant, een klant, een proces eigenaar en voor alle betrokkenen moet jij een goede gesprekspartner zijn. Je praat over verschillende zaken, soms heel technisch en dan juist niet. En je bent continu bezig met structuur aanbrengen, goed overzicht krijgen en houden, qua tijd en budget. Afspraken maken, herhalen, vastleggen en dan toch nog een keer checken of het duidelijk is… Dat moet je dus wel kunnen!"
Wat is een valkuil voor een projectmanager?
"Zeker voor een beginnende projectmanager is dat te veel ingaan op details. Dus als je persoonlijk betrokken raakt bij inhoudelijke discussies. Jij geeft sturing en moet werkstromen positioneren. Dus vertrouwen geven en naar boven toe een dashboard zijn. En heel belangrijk, ook budgettair! Op het moment dat je vanuit de businesskant een verzoek krijgt buiten de scope van het project moet je dit goed afstemmen (wel/niet? Kost het extra tijd? Wat zijn de extra kosten?) Maar blijf hoe dan ook buiten de beslissingen zelf! Een ervaren projectmanager staat steviger in zijn schoenen, is door de wol geverfd. Natuurlijk overwicht telt helpt hierbij."
"Afspraken maken, herhalen, vastleggen en dan toch nog een keer checken of het duidelijk is…"
Ben jij een goede projectmanager?
"Dat moet je niet aan mij vragen maar aan onze klanten. Ik ben nu veel bezig voor AS Watson en Bidfood, neem gerust contact op met deze klanten. Met een grijns voegt hij er nog aan toe: “Ik ben benieuwd" aldus Wouter."
Kan je kort iets zeggen over je relatie met deze klanten?
Over AS Watson
"AS Watson is een grote club en voor ons een nieuwe klant waar we via een leveranciersselectie bij in beeld zijn gekomen. AS Watson maakt nu voor het verwerken van 160.000 facturen op jaarbasis de overstap naar onze complete P2P oplossing met ReadSoft en Palette en wil maatwerk waar mogelijk beperken. Ik roep dan ook regelmatig ‘geen maatwerk, geen maatwerk’ als hiervoor toch een nieuw verzoek komt. Belangrijk is dat we ons focussen op het functionele in plaats van op wat technisch mogelijk is. Hier zit ik bij AS Watson bovenop anders evolueert de oplossing als een Barbapapa."
Over samenwerken met Patrick Sinderdinck
"Met Patrick de projectmanager werk ik fijn samen, we hebben een eerlijke en open communicatie. Samen zijn we als het ware het smeermiddel, een filter tussen beide organisaties. Het is belangrijk bij onze achterban de emoties eruit te halen en sec te kijken naar het project. We schakelen dan formeel dan weer informeel, ik denk dat we daar allebei veel mee bereiken. Dus de toon wordt aangepast aan het contact."
Over Bidfood Nederland
"Bidfood is een klant die we al jaren kennen van de voorloper van onze Purchase-to-Pay software Palette: Contempus. Daar ligt voor ons ook de uitdaging want Palette is andere software en alles wat in Contempus kan, kan niet precies zo in Palette. Palette is dus software die we nu inzetten voor de verwerking ca. 50.000 kostenfacturen per jaar. Maar dat komt helemaal goed! We hebben goede afspraken gemaakt over tijd en projectmanagement en zitten strak op de scope. De betrokkenheid en de inzet binnen Bidfood is bijzonder groot en de samenwerking op alle niveaus verloopt goed!"
Over samenwerking met Linde Wils
"Bij Bidfood schakel ik met business consultant Linde. Met haar heb ik een vergelijkbare relatie als met Patrick: fijn, zakelijk sterk en gezellig. Doordat je zo nauw samenwerkt, spreek je elkaar soms ook even over rand en privézaken. Van een kort praatje over thuis stappen we zo weer over op de zaken en (opeens lachend) we kunnen goed samen bakkeleien.” Dat geeft aan dat we ons veilig voelen, dat we een podium hebben gecreëerd om alles te uiten."
Leeg gevoel als een project afgerond is?
"Nee joh helemaal niet. Ik ben vooral in de eerste fase van een project druk, die periode duurt tot ongeveer halverwege, dan is de implementatiefase. Daarna neemt de druk af en wordt mijn rol kleiner: de scope wijzigt niet mee en ik hoef ik geen tientallen afspraken meer te plannen. Na livegang gaat een project de nazorgfase in, daar is met name de consultant bij betrokken. Na een week of 3 eindigt het project en is de overdracht naar support. En dan ben ik dus ook weg. En dat is prima, op gegeven moment ben ik er ook wel klaar mee en heb ik weer zin in een nieuw project."
Ben je in je werk ook wel eens gefrustreerd? "Mijn grootste frustratie is als in een project de vrijblijvendheid van de betrokkenen (te) groot is. Ik kan dan minder goed mijn werk doen en dat is juist wat ik wil: positieve klanten en met Simac goed werk leveren en geld verdienen. Wat ik dan doe? Als mijn frustratieniveau erg hoog is, ga ik maar even met de hond lopen."
Wat maakt jou trots?
"Door mijn goede relatie met klanten krijg ik vaak van hen een bepaalde gunfactor. Dat geeft mij mogelijkheden om iets voor elkaar te krijgen. Als klanten dan iets zeggen in de trant van ‘doordat jij er zit’ …. Dat maakt mij dan toch even een blij man. Ander voorbeeld: een project loopt niet helemaal lekker en er komt een projectoverleg met alle betrokkenen waar ik een sturende rol in krijg. Na afloop heeft iedereen het gevoel dat we weer op een lijn liggen en er goed uit gaan komen. Dat vind ik dan heel leuk. Dat is voor mij de bevestiging van mijn rol, dat ik als projectmanager het verschil maak en op mijn plek zit!"
