Benieuwd hoe e-facturatie werkt, wat de voordelen zijn en waarom CZ deze stap zet? William van Son, bevlogen Teamlead Finance bij CZ geeft antwoorden en vertelt u over factuurverwerking bij CZ toen, nu en straks en het partnership met Simac Document Solutions.
Simac Document Solutions neemt de gehele digitale factuurverwerking van alle inkomende kostenfacturen (ca. 35.000) voor haar rekening en ontzorgt Zorgverzekeraar CZ hiermee maximaal.
Simac optimaliseert de factuurverwerking van CZ. Dit keer door elektronische verwerking van de inkomende e-facturen (XML-facturen), aansluiting van CZ op het Peppol-netwerk en koppeling met PeopleSoft van Oracle.
Factuurverwerking bij Zorgverzekeraar CZ sinds 2021
1. Digitale verwerking van 20.000 inkomende kostenfacturen via Simac Cloud Services
2. Elektronische verwerking van inkomende facturen via het Peppol netwerk
3. Directe koppeling en transformatie naar ERP-systeem PeopleSoft van Oracle
Over de koppeling met Oracle:
"Voor het realiseren van de koppeling hebben we geschakeld met iemand van Oracle. We transformeren de e-factuur naar het gewenste Oracle-formaat. Dit alles gebeurt op de achtergrond en is een automatisch proces waar CZ geen omkijken naar heeft." Aldus Ryan Schmets, Cloud consultant bij Simac.
William, welke stappen heeft CZ de afgelopen jaren gemaakt?
2014
"Tot 2014 waren we alleen maar bezig met facturen verwerken, facturen verwerken en nog eens facturen verwerken. In 2014 hebben we ons voor de digitalisering van de toen ca. 30.000 jaarlijkse inkomende facturen kostenfacturen door Simac laten ontzorgen."
"De tijd die hierdoor bij ons vrijkwam, hebben we besteed aan het verder verbeteren van onze processen, bijvoorbeeld aan het terugbrengen van uitval, checken van dubbele facturen (spookfacturen) en het maken van analyses. In de loop der jaren is het aantal fte-ers gehalveerd terwijl het aantal facturen toenam en waren we na een jaar of 5 klaar voor het nemen van nieuwe stappen."
2021
"We waren al enige tijd in gesprek over onze volgende te nemen stap, e-facturatie, toen Arnoud halverwege 2019 bij Simac kwam werken. Arnoud praat over ingewikkelde dingen in ‘Jip-en-Janneketaal’, dat is heel fijn. Vanaf toen werd het gelijk heel concreet en is het in een sneltreinvaart gegaan. We waren tevreden over onze bestaande oplossing en Simac en hebben er daarom voor gekozen om dit jaar ook onze volgende 2 stappen met Simac Document Solutions te zetten."
1. CZ over op het Simac Cloud Platform
"Om te beginnen is de oplossing waar we de laatste jaren gebruik van maakten, Simac Managed Services, dit jaar overgezet naar het nieuwe Business Process Management platform (Simac Cloud Services). Ik ben positief over deze overstap; voor mij ook een hele logische. De ontwikkelingen gaan snel, je ‘moet’ mee en dus moet je je infrastructuur ‘mee’ ontwikkelen."
2. XML-facturen verwerken en aansluiting op het wereldwijde Peppol-netwerk
"Vervolgens is CZ aangesloten op het Peppol-netwerk waardoor we nu ook e-facturen kunnen ontvangen.
- Verwerking PEPPOL-facturen
Als we een XML-factuur ontvangen van een leverancier die ook op het Peppol-netwerk is aangesloten, verwerken we deze factuur nu direct in ons ERP-systeem PeopleSoft van Oracle.
- Verwerking digitale (PDF-)facturen
Als we een digitale factuur, bijv. een PDF ontvangen, is er nog een tussenstap. Je moet het zo zien dat als we bijvoorbeeld een bestelling plaatsen voor laptops; dan wordt daar een inkooporder voor aangemaakt, dan komt de factuur binnen en bij deze stap komt Simac in beeld. Simac maakt dan van deze factuur een XML-bestand zodat ook deze factuur zonder verdere inspanning van CZ in PeopleSoft verwerkt kan worden.
We verwerken nu dus alle facturen, dus 100%, als XML-bestand. Geen enkele factuur gaat nog handmatig! Dus eigenlijk doen we sinds dit jaar pas echt aan e-facturatie!"
Hoe werkt PEPPOL? "Uitleg met plaatjes en animatie werkt heel goed. Bovenstaand filmpje dat jullie hebben geplaatst heb ik ook intern gebruikt; het legt goed uit wat PEPPOL is en hoe het werken met PEPPOL gaat!"
Onboarding leveranciers
"Tot nu vroegen we aan onze leveranciers: Wil je ons een PDF-factuur sturen? Vanaf nu is dat: Wil je ons een XML-factuur sturen? CZ is nu te vinden in het Peppol-netwerk. Dus nu we daarop aangesloten zijn, gaan we onze leveranciers via een onboardingsprogramma actief benaderen zodat zij hun facturen ook via het Peppol-netwerk gaan versturen."
"Als alle bedrijven met PEPPOL werken heb je echt 1 straight-through proces, hoe mooi zou dat zijn! Naar de toekomst toe zal dat nooit 100% zijn maar we streven wel naar een percentage van rond de 80%. Maar voor we zover zijn…ook dat proces zal nog wel een aantal jaren duren."
Over Simac Cloud Services: "Met Simac Cloud Services, ons Business Process Management Platform werken we met de nieuwste technologieën. In combinatie met het Peppol-netwerk is dit het summum van factuurverwerking. Het ideaal is dat de wereld hier mee werkt!"
e-Facturatie grote voordelen voor CZ
"Samen met Simac doen we het proces van de inkomende facturen, dat zijn er jaarlijks nu zo’n 20.000 waar een bedrag van ca. 300 miljoen mee is gemoeid. Zelfs een op het oog kleine verbetering heeft al snel grote impact. En e-facturatie is allesbehalve een kleine stap. De facturen komen nu automatisch en foutloos in PeopleSoft van Oracle, een grote efficiëntieverbetering waardoor we tijd en kosten besparen."
Over de voordelen voor CZ: "De grootste voordelen zijn dat CZ 100% factuurdata heeft! Geen herkenning meer nodig, geen uitval dus tijdwinst en kwaliteitsverbetering. En uiteindelijk is zelfs helemaal geen fte. voor de factuurverwerking meer nodig. Voor grote organisaties loont e-facturatie zich zeker!"
Waar staat CZ met factuurverwerking over 5 jaar?
"De ontwikkelingen gaan snel! CZ is een grote organisatie, wij willen vooroplopen met nieuwe ontwikkelingen dus over 5 jaar hebben we waarschijnlijk weer een gesprek over de volgende te nemen stap.
We willen graag door Simac aan de hand worden meegenomen en zien Simac echt als onze partner voor factuurverwerking, de partij om dit samen mee te doen!" Aldus William van Son.
