Bij Janssen Kerres (uitgegroeid tot een autobedrijf met 6 merken en 15 locaties in Limburg en Brabant) wordt geen pen meer aangeraakt, worden alle kostenfacturen digitaal verwerkt, was thuis werken in 2020 de norm en zijn de ambities voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen voor document- en factuurverwerking hoog.
Helma Bus, Hoofd Administratie deelt met u waar Janssen Kerres vandaan kwam, nu staat en vertelt alles over 5 jaar werken met de P2P software Rillion en de inmiddels onmisbare oplossing voor pakbonmatching. Ook vertelt ze wat ze van Simac Document Solutions vindt en verwacht in de toekomst.
-
Herkenning met OCR software ReadSoft Invoices >
-
Pakbonmatching en goedkeuring met P2P software Rillion >
-
Koppeling met ERP-Dealer Management Systeem EVA >
Helma, kan je jezelf eerst even voorstellen?
"Sinds 1993 werk ik bij Janssen Kerres en ik heb dus de hele groei meegemaakt en daaraan is parallel ook mijn functie meegegroeid. Als hoofd Administratie ben ik nu verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op de verkoopadministratie en financiële afdeling. Een onderdeel hiervan is de crediteurenadministratie. En voor de crediteuren- administratie maken we dus gebruik van Rillion."
Helma Bus, Hoofd Administratie
Hoe was de factuurverwerking vóór Rillion?
"Zo’n 5 jaar geleden verwerkten we facturen nog gewoon handmatig in EVA, het Dealer Management Systemen van Keyloop."
Wanneer kwam Simac in beeld?
"Keyloop had met Simac een koppeling gerealiseerd tussen EVA en de Purchase-to-Pay software Rillion. Dus via Keyloop kwamen we met Simac Document Solutions in contact. We hebben toen wel meerdere bedrijven laten komen maar de koppeling EVA met Rillion was toen toch doorslaggevend voor ons. In 2016 zijn we klant van Simac geworden en live gegaan met Rillion."
Wie werken er allemaal met Rillion?
"Op de administratie werken er 10 man actief met Rillion. Het merendeel van de digitaal aangeleverde facturen, wordt niet gezien door de administratie, maar direct aangeboden bij de goede budgethouder. We hebben nu zo’n 88 actieve gebruikers."
Hoe gaat het werken met Rillion?
"Toen ik begon met werken gingen nog veel processen handmatig. Inmiddels zijn we zover met onze automatisering dat we op kantoor geen pen meer aanraken. Dus ook wat Rillion betreft. Als het nodig is, werkt iedereen gewoon zoveel mogelijk thuis, 5 jaar geleden had dat echt nog niet gekund maar nu gaat dat goed!
De meeste facturen worden digitaal aangeboden en alles is zo ingeregeld dat in Rillion alles wordt doorgeschoven naar de juiste budgethouder (of het moeten nieuwe leveranciers zijn). Als facturen goedgekeurd zijn, worden ze automatisch bij ons ingeboekt. Alleen hele kleine bedrijven sturen nog een papieren factuur, die zijn gewoon nog niet zo ver maar dat is nog geen 1%."
Wat zijn de voordelen van P2P software Rillion?
Tijdsbesparing: "Eerst boekten we alle facturen handmatig in EVA. Lastig om deze tijdsbesparing concreet te maken. Ik kan er wel over zeggen dat we als organisatie groter zijn geworden en met minder fte’s werken."
Inzicht & Efficiency: "Minstens zo belangrijk is dat we meer inzicht hebben en efficiënter werken. Zo raken we niets meer kwijt, de goedkeuringsflows staat goed en vanuit EVA kunnen we doorkoppelen naar Rillion. Dus als we iets willen uitzoeken, kunnen we tot in detail doorklikken en kijken."
"Ook raken we geen facturen meer kwijt. Voorheen gingen facturen naar verschillende locaties, moest post verdeeld worden en konden moeilijke facturen soms zomaar verdwijnen… die zagen we nooit meer! Dat gaat dus nu niet meer. Alles wat binnenkomt moet ergens naar toe en opgevolgd worden. Het is een andere manier van werken. We zitten er nu altijd bovenop en middenin!"
"Onze factuurverwerking doen we met Rillion, daardoor zitten we er nu altijd bovenop en middenin!"
100% tevreden over pakbonmatching
- Korte doorlooptijd en enorme tijdsbesparing
"Onze pakbonmatching is maatwerk van Simac. Dit houdt in dat ons interne voorraadbeheer is gekoppeld aan onze factuurverwerking: We kopen onderdelen in en hebben daar vooraf afspraken over gemaakt. Alles wat we van de importeur ontvangen, is afgestemd en van alles wat we inkopen krijgen we een factuur."
"Als er onderdelen worden gebruikt en de prijzen kloppen wordt de factuur een op een door geboekt. Dit zorgt voor een verkorte doorlooptijd en een enorme tijdsbesparing. Pakbonmatching kan ik echt iedereen aanraden, het bevalt echt voor de volle 100%."
Pakbonmatching
"Pakbonmatching is geen standaard module van Rillion, maar maatwerk van Simac. Inmiddels blijkt deze oplossing voor meerdere van onze klanten waardevol. Janssen Kerres is er 100% tevreden over." Peter Bouwmans, directeur Simac Document Solutions
- Grip op voorraadbeheer
"Met pakbonmatching is je interne voorraadbeheer beter in control. Doordat je alleen met uitval werkt, heb je veel meer grip op je voorraadbeheer. Als er iets niet klopt bij de inkoop heb je het meteen in kaart want als de prijzen of aantallen niet kloppen, heb je simpelweg geen match. We zijn nu alleen nog maar bezig met uitval en dat percentage wordt alleen maar kleiner."
Heb je nog een tip voor Simac Document Solutions?
"Neem gebruikers zoveel mogelijk mee in het hele proces en train ze aan het begin zo goed mogelijk. Achteraf gezien hebben wij denk ik als ik terugkijk een valse start gehad. We zijn na de implementatie gelijk aan de slag gegaan terwijl toen nog niet alles goed was ingericht.
Pas later kregen we aanvullende trainingen en dat was voor ons echt een keerpunt. We keken met andere ogen naar de oplossing en zagen toen pas hoeveel meer mogelijkheden ReadSoft en Rillion bieden én wat voor ons alle mogelijkheden zijn.
Jullie consultant Roland Duursma is echt een expert wat dat betreft en leerde ons tijdens de trainingen de kneepjes van het vak waardoor we nu nog efficiënter werken. Aan het begin benutten we de oplossing dus nog niet optimaal. Nu wel; we hebben volop inzicht en zijn continue op zoek naar wat nog sneller en efficiënter kan. Dus na een valse start is het helemaal goed gekomen!"
ReadSoft training
"De ReadSoft training die ik aan Janssen Kerres heb gegeven, werd door hen als heel prettig en nuttig ervaren. Het was alsof de puzzel stukjes in één keer in elkaar vielen! Tijdens de training zijn er nog een aantal punten naar boven gekomen waar we nog meer verbeteringen hebben doorgevoerd. Fijn om te horen dat Janssen Kerres veel meer efficiency haalt uit ReadSoft!" Roland Duursma, consultant Simac Document Solutions
Geruisloze Rillion upgrade
"Brian Consten is financieel administratief medewerker bij ons en hij heeft het beheer ‘van Simac’ op zich genomen. En dat gaat echt heel goed, er is een hele plezierige wisselwerking. Vorige jaar kregen we een grote upgrade en daar waren we, ook in verband met ons maatwerk, best huiverig voor."
"Toen de Rillion upgrade kwam, is die geruisloos de organisatie in geschoven"
"Dankzij de goede samenwerking tussen Brian en jullie consultant Sebastian van Til is deze upgrade boven verwachting soepel verlopen. Dat is gelukt door testen, testen en nog eens testen. We hebben voor Rillion en EVA gewerkt met een testserver en we hadden een draaiboek gekregen met alle punten waar we op moesten letten. Alle punten hebben we op de testserver bekeken, verwerkt etc. En toen de upgrade kwam is die geruisloos de organisatie in geschoven, Ik denk dat ze er amper iets van gemerkt hebben! Echt heel fijn!"
Upgrade Rillion
"De upgrade bij Janssen Kerres is goed verlopen; ik heb bijzonder prettig samengewerkt met Brian en John. De gefaseerde aanpak heeft bijgedragen aan het vertrouwen."
Sebastian van Til, consultant Simac Document Solutions
Kan je Simac Document Solutions aanbevelen? "Ja, ja zeker, ik ben al wel vaker een referentie geweest! Het kan niet maar ik moet er ook echt niet aan denken dat we terug zouden moeten gaan naar de situatie voor Rillion."
Waar staat Janssen Kerres nu?
- Nieuwe versie van Rillion: "Wat de korte termijn betreft houden we de ontwikkelingen goed bij. Zo gaan we kijken wat de nieuwste Rillion versie inhoudt en hoe deze ons weer verder kan helpen. Wat is voor ons de toegevoegde waarde?"
- RPA: "Op de wat langere termijn hebben we andere wensen. We zijn heel erg geïnteresseerd in RPA! We hebben daar al contact over met Simac en ik denk dat RPA voor ons nu een volgende stap is. Te beginnen met het in kaart brengen welke processen hiervoor in aanmerking komen. Dit onderwerp staat hoog op ons verlanglijstje!"
"Op mijn persoonlijke verlanglijstje staat daarvoor documentbeheer. We hebben daar al het een en ander over gezien en we zijn heel enthousiast! En wij niet alleen, de dingen die wij willen, willen anderen ook!"
Tot slot nog een verzoek aan Simac
"In oktober 2019 hebben we met verschillende dealers bij elkaar gezeten en ervaringen uitgewisseld. Dit was door Simac geïnitieerd. Ik heb deze bijeenkomst toen als zeer waardevol ervaren. Voor onze organisatie is het leuk om bij anderen in de keuken te kijken maar ook andersom. Dat is leerzaam en leuk. Dus als Simac daarvoor weer een organiserende rol op zich kan nemen wordt dat zeer zeker door ons gewaardeerd. Hopelijk kan dat dit jaar!"
Autobedrijf J. Janssen en Autobedrijf Kerres zijn onderdeel van Janssen Kerres Automotive B.V. Door fusering van deze 2 familiebedrijven is in juli 2014 een verzorgingsgebied ontstaan dat strekt van Zuid- en Noord-Limburg tot en met Oost-Brabant. Autobedrijf Janssen Kerres heeft 15 sales- en servicelocaties, verdeeld over de merken Renault, Dacia, Nissan, Peugeot, Citroën en Kia.
Of het nu gaat om de aanschaf van een nieuwe personen- of bedrijfswagen, aanschaf van een betrouwbare occasion, het uitvoeren van onderhoud, schadeherstel of het faciliteren van huurauto’s; de missie van Janssen Kerres is om de klant met deze 6 topmerken op excellente wijze te voorzien in zorgeloze mobiliteit waarbij de klant altijd centraal staat. Lees meer >
