Senior projectmanager Wouter van der Donk neemt je mee in de projectaanpak van Simac Document Solutions. Wouter is vooral bij de grote klanten en/of trajecten betrokken. Maar soms juist bij kleinere trajecten waar bijvoorbeeld veel haken en ogen aan de implementatie zitten of waar veel verschillende mensen en/of teams bij betrokken zijn. Wij hebben een aantal van onze klanten gevraagd over hun ervaring en samenwerking met Wouter.
"Een belangrijke taak van een projectmanager is zorgen dat iedereen betrokken is en gemotiveerd blijft."
Om te beginnen wat is precies jouw rol in een project?
"Ik ben eigenlijk altijd van begin tot het eind bij een project betrokken. Dat werkt ook het beste want dan leer je iedereen meteen kennen, iedereen start op hetzelfde punt en je kunt meteen zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan. Doordat je betrokken bent vanaf de eerste (intake) gesprekken en bij het uitvragen van alle wensen en eisen van een klant heb je goed overzicht over het project. Soms haak ik later aan omdat een project bijvoorbeeld niet loopt of de samenwerking niet optimaal is tussen beide partijen. Dat is zeker niet ideaal en dan ben je in het begin toch een beetje zoekende maar ook dan komt het goed."
"Het is prettig om met Wouter samen te werken. Hij is rustig en zegt het ook als hij het ergens niet mee eens is, maar het is fijn als iemand niet gelijk van alles roept en eerst luistert. Ons eerste overleg na het weekend begint met ‘Hoe was je weekend?’ We hebben dus niet alleen een zakelijke band, maar ook een persoonlijke klik. We gaan ieder gesprek open in en er is altijd een gezellige sfeer. Of de inhoud positief of negatief is maakt niet uit, we kunnen alles rustig met elkaar bespreken, dat is heel fijn. Als er wat is merk je ook dat hij dat intern gelijk oppakt en snel reageert op mails. Dat loopt erg goed. We kunnen op elkaar rekenen!"
Wouter, wat vind jij belangrijke eigenschappen van een projectleider?
"Communicatie is ontzettend belangrijk! Je moet goed weten hoe je mensen benadert, aanspreekt én aan elkaar koppelt. Je moet overzicht krijgen, hebben en houden, structuur kunnen aanbrengen, een goed geheugen hebben, een teamplayer zijn en tegelijkertijd ook leiding nemen. Je moet mensen durven aanspreken als het niet goed gaat en daarna ook weer kunnen motiveren; en knopen durven doorhakken."
"Of je nu een rood type bent of blauw… Wouter (Simac) past zijn communicatiestijl er gewoon op aan. Dat is een skill die je als projectmanager in je rugzakje moet hebben en die beheerst Wouter meer dan goed. En dat gecombineerd met zijn Brabantse gezelligheid… Aan Wouter heb je een goeie!"
Kan je iets vertellen over de projectaanpak van Simac?
"Simac Document Solutions heeft de kennis en ervaring en is meestal leidend in een project. Ook als er (gaandeweg) externe partijen bij betrokken worden zoals de ERP-partij. We hebben een bepaalde aanpak en werkwijze om er een succesvolle implementatie van te maken. In elk nieuw traject (met een klant) werken we van eerste contact tot contract, van plan naar implementatie en van klant naar ambassadeur.
Na een gezamenlijke start via een workshop, het ontwerp en een goedgekeurd solution design gaan we over op de implementatie. Als de implementatie succesvol is afgerond en iedereen is tevreden komt een belangrijke fase, de klant gaat testen! We gaan voor een succesvol afgerond project waarbij de klant blij en tevreden aan de slag gaat met onze oplossing. Uiteraard met goede nazorg en support. Ervaren we onderweg weleens hobbels? Natuurlijk, die horen erbij, maar we zoeken altijd naar een oplossing."
“Software maken is mooi, maar mensen bepalen het succes. Keer op keer blijkt dat een projectmatige samenwerking alleen kan slagen door goede kennis en resources op het juiste moment beschikbaar te hebben. Als dat goed georganiseerd is, zetten we samen met de eindgebruikers in 15 weken tijd een super gestroomlijnd P2P proces neer. Dat is wat je wilt bereiken.”
Wat vindt A.S. Watson ons projectmanagement?
We praten met Patrick over de implementatie van de Purchase-to-Pay oplossing die wordt ingezet voor de verwerking van 160.000 facturen.
"Wouter is rustig, gestructureerd, hij heeft alles op orde en is altijd goed voorbereid. Ik had gelijk al het gevoel dat het een goede samenwerking ging worden en dat ik op hem kon rekenen."
Project binnen tijd en budget?
"Het budget is meestal vooraf goed doordacht en berekend maar soms blijken er gaandeweg toch meer uren nodig te zijn dan we vooraf hadden ingeschat. Ik ben ook niet altijd betrokken bij de onderhandelingen dus ik moet het vaak doen met wat er ligt.
Soms komen we er na het functioneel ontwerp of tijdens de implementatie ineens achter dat een specifiek nummer ontbreekt op een document die Simac wel nodig heeft voor het matchen. Of vindt de klant dat hun facturen toch wel aparte landenprofielen moeten krijgen, heeft de contactpersoon van het ERP-pakket zich vergist in bepaalde werkzaamheden waardoor er meer uren nodig zijn en ga zo door.
Het maakt niet uit wie 'roet in het eten gooit', belangrijk is dat je je verantwoordelijkheid neemt en blijft communiceren zodat iedereen weet waar hij/ zij aan toe is. Het is niet altijd leuk maar niemand zit achteraf te wachten op verrassingen als het project bijna afgerond is."
"Over de tijdsplanning kan ik eigenlijk niks bijzonders vertellen, meestal loopt alles gewoon volgens planning. Of we elkaar nou vaak live zien of via teams. Ik bereid alles goed voor en dat werpt vaak z'n vruchten af. En als iets niet loopt of de planning gaat toch anders dan is de insteek: "Hoe komt het en hoe lossen we het op?". Zo zit Simac altijd in de wedstrijd."
"Van Wouter heb ik meegekregen dat je als projectmanager niet te veel op de inhoud moet focussen om je werk goed te kunnen doen. Ik ben van nature erg nieuwsgierig en ik heb de neiging om me al snel met de inhoud te bemoeien. Tijdens dit project probeer ik dat juist niet te doen en dat gaat eigenlijk super. Ik focus mij vooral op het aansturen en corrigeren en dat werkt."
