Een factuur komt binnen. Iemand opent de mailbox, downloadt de PDF, controleert de gegevens, voert ze in het systeem in, stuurt de factuur ter goedkeuring en wacht vervolgens tot iemand anders er iets van vindt. Herkenbaar?
Hoewel organisaties steeds verder digitaliseren, verloopt factuurverwerking in de praktijk nog verrassend vaak op deze manier. Papier heeft plaatsgemaakt voor PDF, maar daarmee is het proces nog niet echt digitaal. En precies daar komt e-invoicing om de hoek kijken.
Want waarom zou je gegevens van een factuur nog handmatig verwerken als uw systemen dat ook rechtstreeks voor u kunnen doen?
Een PDF is digitaal. Maar is het ook slim?
Een PDF-factuur voelt misschien als een digitale factuur. U ontvangt hem immers per e-mail en hoeft niets meer in te scannen. Toch is een PDF in de basis vooral een digitale weergave van een document.
Uw financiële software moet nog steeds ontdekken wat het factuurnummer is, welk bedrag betaald moet worden, wie de leverancier is en welk IBAN-nummer daarbij hoort. Een e-factuur werkt anders.
De factuurgegevens zijn gestructureerd vastgelegd en kunnen rechtstreeks door software worden gelezen. De informatie hoeft dus niet eerst van een document te worden ‘afgelezen’. Dit is het verschil tussen een factuur digitaal of elektronisch ontvangen en verwerken
Van administratieve handeling naar automatische verwerking
Stel u voor: een leverancier verstuurt een factuur.In plaats van dat iemand deze factuur opent, controleert en gegevens overneemt, komt de factuur automatisch binnen. De gegevens worden gecontroleerd door AI- gedreven software, de factuur wordt eventueel gekoppeld en matcht aan een inkooporder en vervolgens gaat deze automatisch naar de juiste persoon voor goedkeuring. Daarna kunnen de boekingsgegevens rechtstreeks naar het ERP-systeem.
E-invoicing gaat niet alleen over facturen
De grootste vergissing is misschien wel dat e-invoicing wordt gezien als een technische oplossing voor het verzenden en ontvangen van facturen. Het gaat eigenlijk over veel meer. Zodra factuurgegevens volledig digitaal en gestructureerd beschikbaar zijn, kunt u er namelijk veel meer mee doen.
Denk aan automatische controles, het toevoegen van kostenplaatsen, matching met inkooporders of het automatisch doorsturen van een factuur naar de juiste goedkeurder. Uw factuurdata wordt daarmee niet langer alleen iets wat u moet verwerken. Het wordt informatie waarmee u uw financiële processen kunt verbeteren. En dat is waar e-invoicing interessant wordt.
Een vraag, meer informatie of een demo?
Start vandaag nog met het automatiseren van uw facturen!
Van minder handwerk naar meer grip
Een efficiënter factuurproces levert natuurlijk tijdwinst op. Maar de voordelen gaan verder. Minder handmatige invoer betekent minder kans op fouten. Automatische verwerking betekent kortere doorlooptijden.
En doordat facturen centraal worden verwerkt, ontstaat er meer inzicht in waar een factuur zich in het proces bevindt. Dat is prettig voor de financiële administratie, maar ook voor de rest van de organisatie. Een medewerker die wil weten of een factuur al is goedgekeurd, hoeft niet langer drie collega's te mailen. Een leverancier hoeft minder vaak achter een betaling aan. En uw financiële afdeling kan meer tijd besteden aan analyseren van uw leveranciers en adviseren welke optimalisatiestappen nog genomen kunnen worden in plaats van gegevens overtypen.
Automatisering maakt mensen niet overbodig. Het zorgt ervoor dat mensen hun tijd besteden aan werk dat er écht toe doet.
Niet iedere leverancier hoeft morgen al e-facturen te sturen
Een veelgehoorde zorg bij e-invoicing is dat leveranciers nog niet allemaal klaar zijn voor elektronische facturatie. Maar dat hoeft een overstap niet in de weg te staan. In de praktijk zullen verschillende factuurstromen voorlopig naast elkaar bestaan. De ene leverancier stuurt een e-factuur of EDI-bericht, de andere een PDF en misschien komt er zelfs nog een factuur op papier per post binnen.
De uitdaging is daarom niet om iedereen van de ene op de andere dag over te laten stappen. De uitdaging is om al die verschillende stromen samen te brengen in één slim proces. Zo kan je geleidelijk meer leveranciers onboarden en tegelijkertijd uw interne verwerking steeds verder automatiseren.
Ontdek onze succesverhalen
Maak jij ook de overstap?
En dan wordt het pas echt interessant
Wanneer uw facturen eenmaal elektronisch binnenkomen en uitgaan, ontstaat de mogelijkheid om steeds meer onderdelen van uw financiële proces te automatiseren.
E-invoicing kan daarmee een eerste stap zijn richting een veel slimmer Purchase-to-Pay-proces. U kunt bijvoorbeeld automatisch controleren of een factuur overeenkomt met een bestelling of contract. U kunt afwijkingen signaleren voordat een factuur wordt betaald. Of u kunt facturen automatisch naar de juiste kostenplaats of goedkeurder sturen. Elke afzonderlijke automatisering lijkt misschien klein. Maar tel ze bij elkaar op en het effect kan voor uw organisatie groot zijn.
Misschien is uw organisatie al grotendeels digitaal en is e-invoicing de logische volgende stap. Misschien ontvangt u dagelijks tientallen of honderden PDF-facturen en merkt u dat uw medewerkers steeds meer tijd kwijt zijn aan administratie.
In beide gevallen begint het met hetzelfde: kijk eens kritisch naar het proces dat u vandaag als normaal beschouwt. Want een factuur hoeft niet te wachten op een medewerker.
