Dico Harteman (Salesmanager) en Michelle Tijsterman (marketing) van Simac Document Solutions reisden naar het noorden (met taart en bubbels) om te horen van Niels Hellinga (IT Manager) en Linda Lievestro (Implementatie Consultant) van Donker Groep hoe zij de samenwerking, de implementatie en het project hebben ervaren.
Hoe zag de factuurverwerking eruit voordat Donker Groep koos voor P2P?
Handmatig! Op jaarbasis verwerkten we zo’n 50.000 papieren inkoopfacturen. Deze werden goedgekeurd en handmatig geboekt in het ERP-systeem Metacom. Ons afhandelingsproces voor de inkoopfacturen was decentraal georganiseerd. De factuur kwam binnen op de vestiging waar deze betrekking op had, daar kreeg de factuur een stempel en werden de boekingsgegevens ingevuld. Vervolgens werd er op basis van de autorisatiematrix een goedkeuringsproces opgestart.
Zodra de factuur was goedgekeurd, ging deze via de post naar het hoofdkantoor van Donker Groep en werd daar handmatig verwerkt.
Wat heeft de P2P-oplossing van Simac, Donker Groep gebracht?
Donker Groep werkt in een Microsoft (Active directory, Azure, DWH) omgeving en maakt gebruik van het ERP-systeem Metacom. De Purchase-to-Pay oplossing van Simac Document Solutions is geïntegreerd in dit landschap en zorgt voor de automatische herkenning, goedkeuring en matching van de inkoopfacturen.
“Het is veel relaxter werken met de P2P-oplossing. Er is nu een eenvoudige keuze tussen keur goed of keur af in plaats van heel veel handelingen zoals we voorheen hadden. De oplossing van Simac levert ons heel veel tijdsbesparing op maar we zijn er nog niet. Dat ligt deels aan het proces, als er bijvoorbeeld geen projectnummer op de factuur staat, kan de software het niet lezen en herkennen. Daarnaast hadden we ook een paar hobbels te nemen onderweg maar uiteindelijk zijn we er met z’n allen meer dan goed uitgekomen.”
"Het proces standaardiseren was voor Donker Groep een uitdaging bleek wel tijdens de gesprekken voorafgaand aan de implementatie. Dat was ook waar P2P consultant Erwin Meijer van Simac Document Solutions steeds op hamerde. Als we terugkijken naar het proces zijn we toch te ver afgedwaald in specifieke (maatwerk-) aanpassingen terwijl we het eigenlijk binnen de standaard software wilden houden" aldus Niels.
Met Erwin (P2P consultant van Simac) waren we heel blij merken Niels en Linda op. "Hij heeft heel veel kennis van het proces en van de producten, hij dacht met ons mee en heeft top werk geleverd."
Linda vervolgt: "We merken dat de druk van de werkzaamheden verschoven is. Eerst deden de managementassistenten heel veel werk, nu komt er meer druk op de projectmanagers (goedkeuren en coderen). Dat is even wennen! Soms merk ik dat ze nog terugvallen op de managementassistenten dus daar moeten we scherp op blijven. We blijven erop hameren dat de factuur zo compleet mogelijk moet zijn, zodat er zo weinig mogelijk handmatig hersteld hoeft te worden."
"Een rayonmanager zei onlangs tegen me: Het is nog niet perfect maar terug willen we niet meer. Dat is een mooi compliment en wat hebben we al grote stappen voorwaarts gezet."
De Purchase-to-Pay oplossing bij Donker Groep:
Voor het optimaliseren en automatiseren van de inkoopfactuurafhandeling bij Donker Groep is er gekozen voor de P2P-software (Rillion) van Simac. Het gaat hierbij om het herkennen, (automatisch) matchen en het (automatisch) goedkeuren van de inkoopfacturen. De oplossing nog eens op een rij:
-
Cloudoplossing voor het hoofdkantoor, 20 vestigingen en 32 verschillende administraties
-
Jaarlijks verwerken van 50.000 facturen (projectfacturen en overige facturen)
-
Herkenning van inkoopfacturen op diverse headervelden
-
Ordermatching op basis van projectnummer
-
Automatisch coderen en goedkeuren van facturen
-
API-koppeling van Rillion met ERP-systeem Metacom voor dagelijkse uitwisseling van bestanden
-
Managementrapportages en analytics mogelijkheden voor Microsoft PowerBI
"Het bouwen van de koppeling tussen P2P-software Rillion en ons ERP-systeem Metacom is goed gegaan. We hebben er veel tijd aan besteedt waardoor de facturen nu goed inzichtelijk zijn, de verwerking gaat soepel en de informatie is snel toegankelijk."
Hoeveel besparen jullie met deze oplossing en hoe zet je die tijd nu in?
"Pakken met papier!" Is het eerste wat in Linda opkomt als ik vraag naar de besparing van de oplossing. "Ik denk zo’n 150.000 printjes per jaar, maar misschien nog wel meer. En er is nu veel meer sturing op het proces. Het percentage aan facturen dat zonder tussenkomst van de Crediteurenadministratie automatisch vanuit de mail door Tungsten AP Essentials (OCR-cloud software) wordt opgepakt en verwerkt is rond de 3%, en wat in Rillion (P2P-software) direct de juiste flow in gaat is rond de 50%."
De crediteurenadministratie van Donker Groep heeft, de eerste maanden na implementatie, wel extra werk gehad aan het opstarten van de (automatische-) herkenning. In het begin moeten de binnenkomende facturen met bijbehorende leveranciers eenmalig gevalideerd worden in de herkensoftware, zodat de software op basis van ‘Machine Learning’ zelfstandig facturen gaat herkennen. Daarnaast kost het ook tijd om de software te leren kennen maar dat hoort erbij en daar hebben we rekening mee gehouden. Door het zelflerende vermogen van de herkensoftware staat, na 1 tot max 3x verwerken van dezelfde inkoopfactuur, alles nu op groen. Zover waren we al na een paar maanden verwerking.
Inmiddels gaat de desbetreffende inkoopfactuur, vanwege het automatische coderings- en flowvoorstel, ook zonder dat we er nog naar kijken of moeten aanpassen door naar de goedkeuring workflow. In het begin was dat wel anders, dan keken we echt nog naar alle facturen maar je moet ook vertrouwen krijgen in de software. "Qua automatisering wilden we naar 90%, daar gingen we voor maar daar zijn we nog lang niet. Nu hebben we nog veel werk aan de oplossing zoals het leren, instrueren, helpen etc." Aldus Niels
Hoe heeft Donker Groep intern gezorgd voor een goede implementatie?
We zijn een decentrale organisatie met 20 vestigingen en 32 verschillende administraties, dus dat wil zeggen allemaal kleine bedrijfjes. Dat maakt het er niet makkelijker op. 180 gebruikers op 1 centrale locatie zou veel makkelijker zijn. We hebben vooraf een pilot rondje langs de velden gedaan om te horen hoe de gebruikers erin stonden, welke wensen en eisen er waren en wat men verwachtte van de oplossing? Dat heeft goed uitgepakt en draagvlak gecreëerd.
Na de pilot hebben we alle vestigingen bezocht en uitleg en training gegeven over Rillion en de veranderde werkprocessen. Daarna hebben we meerdere webinars voor de gebruikers georganiseerd. Vanwege het ontstane draagvlak was er voldoende animo voor dit webinar en dit heeft direct geresulteerd in een hogere betrokkenheid. Als laatste hebben we richting de gebruikers diverse vrijblijvende vragenuurtjes georganiseerd (voor vragen, tips en tricks) maar dat werkte helaas niet. We hebben uiteindelijk besloten, om in een verplichte setting, weer iedereen bij elkaar te roepen om te horen hoe het proces nu loopt en waar we bij kunnen/ moeten helpen.
Hoe was de samenwerking tussen Donker Groep & Simac?
Hoe heeft Donker Groep die én het implementatietraject ervaren?
Linda: "Overall zijn we heel tevreden! We hebben echt als een team gewerkt, zowel ons interne projectteam bij Donker Groep als de samenwerking met Simac Document Solutions. Iedereen ging er echt voor en dat merkte je. We hebben het samengedaan. Het voelde meer als partners in plaats van als een leverancier - klant relatie hoe we met elkaar omgingen."
Wat zouden jullie in de toekomst nog samen met Simac willen bereiken?
"Werken met inkooporders! Er komt nu draagvlak voor in de organisatie merken we, mede door de goede samenwerking en fijne oplossing voor o.a. de projecten. En doordat we gewend raken aan het werken met software en het vereenvoudigen/ automatiseren van processen." Aldus Niels.
"We hebben ook een beetje hetzelfde DNA, we zijn allebei een familiebedrijf en dat merk je toch duidelijk aan de manier van werken en communiceren. De fysieke start van het project wat we gezamenlijk hebben gehad was fijn (en nodig denk ik)!"
Wat doet de organisatie Donker Groep?
Donker Groep realiseert groene en gezonde binnen- en buitenruimtes. Zij ontwerpen, realiseren en beheren deze belevingen vanuit gedrevenheid en vakmanschap. Donker Groep gelooft in de kracht van groen. Een groene omgeving creëert namelijk ruimte, geeft energie en draagt bij aan een gezond en positief leven. Daarom wordt het steeds belangrijker om binnen- en buitenruimten duurzaam in te richten.
Op dit moment werken er bij Donker ruim 850 medewerkers. In het hoogseizoen loopt dit aantal op tot ruim 1000. Donker Groep is actief met ontwerp, aanleg en onderhoud van tuinen, terreinen, wijken, speelterreinen, dak- en gevelgroen en binnentuinen voor B2B. Bevlogen en koersvast op weg naar een duurzame toekomst met een gezonde drang ons te blijven onderscheiden en te professionaliseren. Lees meer over Donker Groep >
