McDonald’s vertelt over Purchase-to-Pay proces met Simac

Bianca Taal: "Lisa is van ons tweeën in eerste instantie met dit project gestart en ik ben aangehaakt bij dit project vanaf het moment dat het concreet werd en er een leverancier gekozen moest worden. Ik kwam vrij nieuw binnen bij McDonald's. We hadden daardoor allebei een andere kijk. Zo was het waardevol dat Lisa veel wist van onze huidige processen en zij benaderde het project daarom vanuit het uitgangspunt hoe het ging. Mijn uitgangspunt was juist hoe moet het straks gaan. We vulden elkaar goed aan, het is echt 'ons' project geweest!"

Lisa Manuel-Wielkens: "Dat heb je goed verwoord Bianca! Er was een technische koppeling nodig van ECOIN, ons eigen boekhoudprogramma met Rillion. Omdat ik al key-user was, heb ik me meer met de realisatie van deze technische koppeling beziggehouden. Bianca heeft zich meer op de procesmatige kant gericht met de uitrol naar de budgethouders en de niet financiële mensen binnen onze organisatie; denk dan bijvoorbeeld ook aan het schrijven van handleidingen voor de medewerkers van de financiële afdeling; autoriseren budgethouders etc."

Lisa: "Dat we de facturen die we al digitaal ontvingen opnieuw moesten printen en scannen; dat was absoluut ons grootste pijnpunt. De laatste jaren krijgen we de meeste facturen wel digitaal binnen maar er was nog geen herkenning van de factuurgegevens dus we moesten de facturen opnieuw printen, scannen en handmatig inboeken."

Bianca: "Ja, dat handmatige stuk! Handmatig kost het gewoon zoveel tijd; het is niet nauwkeurig; niet efficiënt. En dat terwijl je dat proces zo goed kan automatiseren, er zijn gewoon goede oplossingen voor!"

Lisa: "We hebben eerst op internet gezocht naar mogelijke leveranciers en via hun websites gekeken welke P2P-oplossingen ze bieden en er vervolgens 10 geselecteerd. Die hebben we aangeschreven, een mail met aanvullende vragen. Aan de hand van de reacties en inhoudelijke terugkoppelingen hebben we een shortlist van 3 leveranciers gemaakt. In die tijd zijn er trouwens ook nog wel telefonisch vragen over en weer gesteld."

Bianca: "Toen we een duidelijk beeld hadden van wat iedereen kon bieden, hebben we met 3 partijen om de tafel gezeten. Alle 3 leveranciers boden net wat anders. Zo was de ene oplossing heel flexibel, er was veel maatwerk mogelijk. De andere oplossing bood weer een vrij vaste oplossing zonder veel mogelijkheden en opties om naar eigen wens aanpassingen te laten doen. Maar met deze oplossing konden we wel weer goed koppelen. En Simac bevond zich een beetje in het midden en bood met haar Purchase-to-Pay oplossing een goede balans tussen enerzijds standaardisatie en anderzijds maatwerk."

Bianca: "Inmiddels werken we zo’n half jaar met Rillion, de basis staat met alle belangrijke dingen waar we naar op zoek waren. Ook de aanpassingen in de vorm van maatwerk. Overall zijn we tevreden.

Ook heel fijn dat we intern positieve reacties krijgen van de circa 80 gebruikers. Wel zijn we nog bezig met wat kleine puntjes en ik ben blij dat Maarten met ons meedenkt. Ik denk dat we ook nog meer uit Rillion kunnen halen zodat we maximaal gebruik maken van de aanwezige functionaliteiten en zo nog een verdiepingsslag maken. We houden dit als een openstaand project."

Lisa: "Het is echt een ongoing proces samen met Simac! Inmiddels kijkt McDonald’s ook naar de uitbreiding van de Rillion software naar andere landen."