Over het P2P-proces van McDonald's

Lisa, Bianca en Maarten delen hun ervaringen

Op zoek naar een Purchase-to-Pay oplossing komt McDonald's na een uitgebreid selectietraject bij Simac uit. Waarom is gekozen voor Palette en ReadSoft? Hoe verliep de implementatie ervan en de samenwerking met Simac? En voldoet de oplossing aan de verwachtingen?

Bijna 2 jaar later vertellen Lisa Manuel-Wielkens en Bianca Taal (het P2P team), beide accountant bij McDonald’s op het hoofdkantoor in Amsterdam met trots en enthousiasme over 'hun' project.

Bianca Taal: "Lisa is van ons tweeën in eerste instantie met dit project gestart en ik ben aangehaakt bij dit project vanaf het moment dat het concreet werd en er een leverancier gekozen moest worden. Ik kwam vrij nieuw binnen bij McDonalds. We hadden daardoor allebei een andere kijk. Zo was het waardevol dat Lisa veel wist van onze huidige processen en zij benaderde het project daarom vanuit het uitgangspunt hoe het ging. Mijn uitgangspunt was juist hoe moet het straks gaan. We vulden elkaar goed aan, het is echt “ons” project geweest!"

Lisa Manuel-Wielkens: "Dat heb je goed verwoord Bianca! Er was een technische koppeling nodig van ECOIN, ons eigen boekhoudprogramma met Palette. Omdat ik al key-user was, heb ik me meer met de realisatie van deze technische koppeling beziggehouden. Bianca heeft zich meer op de procesmatige kant gericht met de uitrol naar de budgethouderes en de niet financiële mensen binnen onze organisatie; denk dan bijvoorbeeld ook aan het schrijven van handleidingen voor de medewerkers van de financiële afdeling; autoriseren budgethouders etc."

Zo verwerkt McDonald’s Nederland B.V. ca. 15.000 inkomende facturen:
  1. Herkenning met OCR Software ReadSoft Invoices >
  2. Goedkeuring met P2P-oplossing PaletteArena >
  3. Betalingsvoorstel aan ERP-systeem ECOIN

 

Dé reden om op zoek te gaan naar een Purchase-to-Pay oplossing

Lisa: "Dat we de facturen die we al digitaal ontvingen opnieuw moesten printen en scannen; dat was absoluut ons grootste pijnpunt. De laatste jaren krijgen we de meeste facturen wel digitaal binnen maar er was nog geen herkenning van de factuurgegevens dus we moesten de facturen opnieuw printen, scannen en handmatig inboeken."

Bianca: "Ja, dat handmatige stuk! Handmatig kost het gewoon zoveel tijd; het is niet nauwkeurig; niet efficiënt. En dat terwijl je dat proces zo goed kan automatiseren, er zijn gewoon goede oplossingen voor!"

“Dat we de facturen die we al digitaal ontvingen opnieuw moesten printen en scannen, dat was absoluut ons grootste pijnpunt.”

Bianca Taal - Accountant bij McDonald’s Nederland

De zoektocht naar een Purchase-to-Pay oplossing en leverancier

Lisa: "We hebben eerst op internet gezocht naar mogelijke leveranciers en via hun websites gekeken welke P2P-oplossingen ze bieden en er vervolgens 10 geselecteerd. Die hebben we aangeschreven, een mail met aanvullende vragen. Aan de hand van de reacties en inhoudelijke terugkoppelingen hebben we een shortlist van 3 leveranciers gemaakt. In die tijd zijn er trouwens ook nog wel telefonisch vragen over en weer gesteld."

Bianca: "Toen we een duidelijk beeld hadden van wat iedereen kon bieden, hebben we met 3 partijen om de tafel gezeten. Alle 3 leveranciers boden net wat anders. Zo was de ene oplossing heel flexibel, er was veel maatwerk mogelijk. De andere oplossing bood weer een vrij vaste oplossing zonder veel mogelijkheden en opties om naar eigen wens aanpassingen te laten doen. Maar met deze oplossing konden we wel weer goed koppelen. En Simac bevond zich eigenlijk een beetje in het midden en bood ons met haar Purchase-to-Pay oplossing Palette een goede balans tussen enerzijds standaardisatie en anderzijds maatwerk."

Maatwerk versus standaardisatie

Bianca: "Uitgangspunt voor een oplossing was voor ons een in de praktijk al bewezen P2P-oplossing met duidelijke uitgangspunten. Als je voor een oplossing kiest waar dingen vast staan, is daar meer kennis over en ervaring mee!  Simac kon ons dat bieden maar daarnaast ook maatwerk aan de applicaties toevoegen.

We wilden er wel, en we ervaren nu inmiddels ook hoe fijn dat is, relatief kleine dingen bij te hebben die ons erg helpen en die niet in een standaardoplossing zitten. Denk dan bijvoorbeeld aan het maken van bepaalde rapportages. Maar maatwerk is vaak best lastig en tijdrovend, ook bij nieuwe versies, updates, upgrades; dus te veel maatwerk, dat moet je niet willen!"

“Simac bood ons met de Purchase-to-Pay oplossing Palette (i.c.m. ReadSoft) een goed evenwicht tussen maatwerk en standaardisatie.”

Bianca Taal - Accountant bij McDonald’s Nederland
Duidelijke demo van Simac

Lisa: "Op jullie website stond al veel informatie, daar hebben we in onze oriëntatiefase al veel gelezen. Ook kregen we duidelijke antwoorden op de mail die we naar jullie en naar nog negen andere leveranciers hadden gestuurd. Dus dat was eigenlijk allemaal al positief.

Voor ons reden genoeg om Simac uit te nodigen voor een kennismaking en een demo." 

Bianca: "Ook dat contact verliep prettig en de demo sprak mij aan: een combinatie van inhoud en ervaring waar ik onze situatie goed in kon plaatsen. Ik zag de ervaring die Simac heeft ook duidelijk terug in de presentatie."

 

Zinnen als: "We hebben het al vaker op deze manier gedaan" en "het is een standaardoplossing die werkt" gaven vertrouwen.

"Simac bood ons daarmee precies dat waar we naar op zoek waren geweest: Aan de ene kant een stuk zekerheid voor alle belangrijke dingen en aan de andere kant mogelijkheden om aanpassingen te laten doen waardoor het voor ons net fijner werken is."

Kiezen tussen cloudoplossing en een on-premise oplossing

Bianca: "Kiezen we voor een oplossing in de cloud of voor een on-premise oplossing? Beide opties hebben we overwogen. Eerst was het alles behalve eenduidig. Wat dataopslag en beveiliging betreft hanteert McDonald’s strenge eisen, misschien wel strenger dan bij andere bedrijven. Zo is er een global riskteam bij betrokken en McDonald’s geeft er de voorkeur aan alles in eigen huis te hebben, dus zo min mogelijk afhankelijkheid van een derde partij.

Ook hebben we zelf al veel expertise in huis. Dat woog allemaal mee en toen uiteindelijk bleek dat de on-premise oplossing ons meer mogelijkheden voor maatwerk biedt, was onze keuze voor de on-premise variant snel gemaakt!"

Interne afstemming implementatie ingewikkeld

Lisa: "Nou… ik ben vooral blij dat we dat weer achter de rug hebben. Er kwam naast het financiële deel van onze eigen afdeling best veel bij kijken, denk dan aan afstemming met de IT-afdeling en met de global risk teams. Dat kostte toch meer tijd dan verwacht, wat weer gevolgen had voor de planning." 

"Dit was ons eerste grote IT-gerelateerd project. Communicatie is echt wel een leerpunt voor ons geweest. Als ik met een ander project start, dan neem ik dat als eerste punt mee. Als dat vanaf het begin goed helder is wat je wanneer en waarvoor van elkaar nodig hebt!"

Lisa Manuel-Wielkens - Accountant bij McDonald’s Nederland
Maarten

Lisa: "De communicatie met Maarten heeft daar trouwens niet onder geleden.” Maarten zei hier zelf over: “Lisa en Bianca zijn echt gedreven, die zitten gewoon ’s nachts nog te testen, serieus! Maar dat snap ik want dat doe ik zelf ook.” Na een schaterlach reageert Lisa hierop: “Ja, als wij aan de beurt waren om iets te doen, om het zo maar even te zeggen, dan wilden we het zo kort mogelijk bij ons zelf houden, dus zo snel mogelijk ons ding doen want dan kan het weer door. 

Maarten wilde ook graag weer verder, dus ook ’s nachts maakten we voortgang. Hij heeft zeker geen 9 tot 5 mentaliteit en was flexibel met zijn uren en dagen, Verder was hij altijd goed bereikbaar, heeft veel kennis, dacht goed met ons mee en als hij iets niet zeker wist, stemde hij dat af met collega’s. Hij zei nooit zomaar iets.”

 

"De scope was snel duidelijk maar het was wel even puzzelen op de koppeling met ERP-systeem ECOIN. De samenwerking met Lisa en Bianca verliep heel prettig. Het is fijn als de klant zo actief meewerkt. Ze doen veel, sparren goed samen én met de andere betrokkenen en zijn enorm gedreven. Die zitten gewoon ’s nachts nog te testen, serieus! Maar dat snap ik want dat doe ik soms zelf ook."

Maarten Soen - Consultant bij Simac Document Solutions

“Consultant Maarten is kundig, flexibel en proactief”

Lisa Manuel-Wielkens - Accountant bij McDonald’s Nederland
Uitvragen & Maatwerk
"Vanuit ReadSoft Invoices wordt in 1 veld de site (vestiging) en department (afdeling) meegegeven. Afhankelijk van waar het mee begint, volgt het object veld en door die codering mee te geven is de codering in Palette vrijwel compleet. Hierdoor kan de factuur vrijwel direct ingelezen worden in PaletteArena en de juiste flow ingaan zonder verdere inspanning van de crediteuren administratie. Het is een kwestie van een stukje uitvragen met een stukje maatwerk, al zie ik het eigenlijk nog meer als goed configureren: Wat heeft de klant nodig voor een boeking en kan je die informatie al in ReadSoft achterhalen? Dit is een mooi voorbeeld van hoe je zo’n proces automatiseert." Aldus Maarten Soen (consultant Simac)

 

Over werken met Palette

Bianca: "Inmiddels werken we zo’n half jaar met Palette, de basis staat met alle belangrijke dingen waar we naar op zoek waren. Ook de aanpassingen in de vorm van maatwerk. Overall zijn we tevreden.


Ook heel fijn dat we intern positieve reacties krijgen van de circa 80 gebruikers. Wel zijn we nog bezig met wat kleine puntjes en ik ben blij dat Maarten met ons meedenkt. Ik denk dat we ook nog meer uit Palette kunnen halen zodat we maximaal gebruik maken van de aanwezige functionaliteiten en zo nog een verdiepingsslag maken. We houden dit als een openstaand project."

Lisa: "Het is echt een ongoing proces samen met Simac! Inmiddels kijkt McDonald’s ook naar de uitbreiding van de Palette software naar andere landen."  

Dico

"Wij zijn uiteraard erg blij met McDonald's als klant. Naast het feit dat we het in het voortraject de scope gezamenlijk goed hebben bepaald, hebben we ook echt als partners gewerkt aan een structureel goede oplossing.

We kijken er naar uit om de komende jaren met McDonald's Nederland en eventuele buitenlandse vestigingen het gehele P2P-proces nog verder te stroomlijnen, te automatiseren en te robotiseren, zodat er steeds minder menselijke handelingen nodig zijn voor het factuurverwerkingsproces." Aldus Dico Harteman, Salesmanger bij Simac Document Solutions.

 

Over McDonald’s

In 1954 bezoekt Ray Kroc, verkoper van milkshakemachines, het hamburgerrestaurant van de broers McDonald in Californië. Hij is onder de indruk van de snelle service en hoge kwaliteit. Het jaar erop, op 15 april 1955, opent Kroc zijn eerste McDonald’s restaurant in Des Plaines, Illinois.

In 1971 krijgt Nederland haar eerste McDonald’s restaurant in Zaandam. In de loop der jaren wordt McDonald’s ook in Nederland groot met de kernwaarden kwaliteit, service, kraakhelder en waar voor je geld. Inmiddels bieden franchisenemers en restaurant teams vanuit 250 restaurants wekelijks de 3,2 miljoen bezoekers “a good time” met lekkere producten, excellente service en een plek waar je je altijd welkom voelt ”. Lees meer >

Welkom bij Simac

Mijn naam is Maarten Soen, consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Maarten Soen, consultant bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Contact met Simac over deze case