Je kunt facturen digitaal ontvangen en toch geen grip hebben op je proces. Dat klinkt tegenstrijdig, maar het is dagelijkse praktijk. Zolang factuurverwerking bestaat uit losse stappen, handmatige controles en goedkeuringen buiten het systeem, blijft overzicht uit. Doorlooptijden lopen op, fouten sluipen erin en inzicht ontstaat pas als het eigenlijk al te laat is. Automatisering is daarom geen luxe meer. Het is een randvoorwaarde om controle te houden over het financiele proces.
Half geautomatiseerd betekent half controle
Veel organisaties hebben al stappen gezet richting digitale factuurverwerking. Papieren facturen zijn verdwenen en scans worden herkend door software. Maar daar stopt het vaak. Goedkeuringen lopen via e-mail, uitzonderingen worden handmatig afgehandeld en koppelingen met inkoop of ERP-systemen zijn beperkt.
Het gevolg is een proces dat blijft leunen op mensen in plaats van structuur. Bij groei, piekbelasting of afwezigheid van medewerkers ontstaan vertragingen en neemt de foutgevoeligheid toe. Grip ontbreekt, terwijl de complexiteit juist toeneemt.
E-facturatie via Peppol
Factuurverwerking automatiseren in de cloud
Wie grip wil, moet het hele proces overzien. Door factuurverwerking te automatiseren in de cloud breng je ontvangst, herkenning, goedkeuring en verwerking samen in één beheersbaar proces. Niet als losstaande tool, maar als integraal onderdeel van je financiële keten. Daarbij is het belangrijk om compliant te zijn qua regelgeving en aan de huidige standaarden te voldoen qua factuurverwerking. Simac is jouw kennispartner als het gaat om e-invoicing.
Simac Document Solutions helpt organisaties met oplossingen zoals Tungsten Invoice Agility voor factuurverwerking en Rillion voor Purchase-to-Pay (P2P). De kracht zit niet alleen in de software, maar in de samenwerking met onze collega's en de manier waarop deze wordt ingericht op jouw processen, systemen en organisatie.
Twee praktijkvoorbeelden: verschillende startpunten, hetzelfde doel
Bij D.O.R.C. was digitale factuurverwerking al ingericht, maar de behoefte lag bij verdere automatisering en schaalbaarheid. Samen met Simac werd het proces geoptimaliseerd met een cloudoplossing, waardoor handmatige handelingen afnamen en het overzicht toenam. Het resultaat is een stabieler proces dat klaar is voor verdere groei.
Bij Donker Groep was de automatiseringsslag groter. Hier verliep het volledige proces nog handmatig: van postverwerking tot stempelen en inscannen. Door het volledige P2P-proces te automatiseren ontstond grip, transparantie en efficiency. Wat eerst een arbeidsintensief proces was, is nu overzichtelijk en beheersbaar ingericht.
“Het is veel relaxter werken met de P2P-oplossing. Er is nu een eenvoudige keuze tussen keur goed of keur af in plaats van heel veel handelingen zoals we voorheen hadden. De oplossing van Simac levert ons heel veel tijdsbesparing op maar we zijn er nog niet. Dat ligt deels aan het proces, als er bijvoorbeeld geen projectnummer op de factuur staat, kan de software het niet lezen en herkennen. Daarnaast hadden we ook een paar hobbels te nemen onderweg maar uiteindelijk zijn we er met z’n allen meer dan goed uitgekomen.”
Wil je weten waar jouw proces grip verliest en waar automatisering het meeste oplevert?
Een korte verkenning geeft vaak al verrassend veel inzichtVan implementatie naar grip op factuurverwerking
Automatiseren betekent niet dat alles tegelijk moet veranderen. Met een gefaseerde aanpak zorgt Simac Document Solutions ervoor dat je eerst inzicht krijgt in het huidige proces, waarna ontwerp, inrichting, koppelingen en begeleiding stap voor stap volgen. Zo blijft de dagelijkse operatie doorgaan en ontstaat draagvlak binnen finance en inkoop, ook bij complexe organisaties of meerdere entiteiten.
Het resultaat is een factuurverwerkingsproces met kortere doorlooptijden, minder fouten en beter inzicht in kosten en verplichtingen. Tegelijk ontstaat een schaalbaar proces dat minder afhankelijk is van handmatig werk. Daarmee is factuurverwerking geen knelpunt, maar een stabiele basis onder je financiële processen.
Een beheersbaar factuurproces vraagt om de juiste automatisering
Of je nu wilt optimaliseren of het volledige P2P-proces wilt automatiseren: Simac helpt je bij een toekomstbestendige inrichting die past bij jouw organisatie.
Laten we kennismaken! Plan een afspraak met Simac
Mail direct
