De levenscyclus van iedere leaseauto brengt een scala aan uiteenlopende documenten en facturen met zich mee. Terberg Business Lease Group verwerkt al deze 500.000 documenten en 65.000 facturen automatisch met ReadSoft XBOUND en ReadSoft Invoices. Welke stappen heeft Terberg gezet in 2015, 2018 en in 2020? En wat zijn de plannen voor de toekomst?
Wij zijn benieuwd naar de ervaringen van dit 150 jaar oude familiebedrijf in de automotive. U ook? We praten hierover met Jeffrey Wijtman (IT-specialist).
Wat voor soort documenten verwerkt Terberg Business Lease Group?
"De hele levenscyclus, van aanschaf tot afstoten van iedere auto brengt een grote diversiteit van documenten met zich mee, grofweg te verdelen in 3 categorieën:
- Voordat de auto rijdt:
Leaseaanvragen, offertes, aanbestedingen, overeenkomsten, leveringen… - De auto rijdt:
Schadeformulieren, incidenten, correspondentie met verzekeraars, onderhoudsdocumenten, bekeuringen… - De auto stopt met rijden:
Inname rapport, vrijwaringsdocumenten, verkoopdocumenten ….
Het is heel fijn dat de dossiervorming met deze inkomende en uitgaande documenten nu eindelijk is geautomatiseerd."
"Voor het verwerken van al haar documenten werkt Terberg Business Lease Group nu met een oplossing waarbij de documenten eerst worden geclassificeerd en de data van de documenten vervolgens wordt herkend. De oplossing is als een platform waarop je een document van begin tot het eind kan volgen; met een soort 'track en trace'-code is inzichtelijk waar ieder document is met de bijbehorende workflow."
2015: Huidig applicatie landschap neergezet
Van alleen OCR naar automatische document- en factuurverwerking
"Ons startpunt voor deze optimalisatie? In 2015 ging de volledige automatisering op de schop. Er was een verouderd leaseplatform, waar geen support meer voor was. Op dat moment werd er slechts in zoverre gedigitaliseerd dat alles met de hand en met OCR werd omgezet, een arbeidsintensief proces met al die verschillende documenten zeker voor de gigantische aantallen waar we het bij ons in de organisatie over hebben. We hadden toen, en nu trouwens nog steeds, de wens om te groeien. We moesten echt effectiever met onze tijd omgaan!"
Verwerking van 2 soorten facturen
"We verwerken 2 soorten facturen: inkoopfacturen in brede zin dus de facturen voor overhead, zoals de facturen voor de licenties én de facturen van derden die aan de auto’s gerelateerde diensten verlenen. Denk bij de laatste categorie bijvoorbeeld aan aanpassingen aan de auto, accessoires… vul maar aan. Het gaat om lease gerelateerde processen en die integreren rechtstreeks in de processen van de verschillende afdelingen. De facturen worden na de workflow van fiattering verwerkt in ons ERP-systeem."
Microsoft Dynamics AX als uitgangspunt
"Terberg is destijds na een selectieproces met leverancier HiGH Software in zee gegaan en toen heb ik de kans gegrepen om gezamenlijk met deze partij door te ontwikkelen op de bestaande oplossing Dynarent; een verhuurmodule op Microsoft Dynamics AX, waarbij het centrale uitgangspunt Dynamics AX was. Hierop doorbouwend, met onder andere speciaal voor de leasemarkt ontwikkelde modules, is het huidige applicatielandschap ontstaan.
Parallel hebben we toen ook aan frontontwikkeling gedaan voor de ontsluiting van webgerelateerde diensten, noodzakelijk voor ons als één van de grootste leasepartijen in de B2C markt. Voor het verwerken van documenten is in die tijd door HiGH ReadSoft XBOUND voor het verwerken van documenten en ReadSoft Invoices voor het verwerken van facturen aangedragen."
2018: Simac realiseert ReadSoft oplossingen
Simac in beeld
"Sinds 2018 kwamen we via HiGH met Simac in contact, als partij die bij ons de ReadSoft oplossingen voor document- en factuurverwerking implementeert. Dus Simac als toeleverancier, zo gaat dat vaak in de praktijk. En dat werkte absoluut goed; we werkten efficiënt doordat we schakelden zonder verdere tussenkomst van HiGH."
"Het core proces van Terberg Business Lease Group is door onze partner HiGH neergezet. Zij heeft het systeem geleverd. HiGH heeft vervolgens Simac Document Solutions als specialist met alle kennis en ervaring, als een ‘onderaannemer’ ingeschakeld voor het realiseren van oplossingen met ReadSoft voor de verwerking van documenten en facturen en de bijbehorende workflow."
Consultancy & implementatie
"Over de implementatie van ReadSoft XBOUND en ReadSoft Invoices zelf ben ik zondermeer tevreden. Aan de consultant van Simac hadden we een goede consultant. Hij was er vanaf dag één bij betrokken en beschikt over alle kennis en kunde.
Wij van de IT-afdeling zeggen zelf wel dat we technisch zijn en alles goed snappen, dat verwachten we dan ook van anderen. We zoeken dus altijd naar de krenten in de pap, naar diegenen die er bovenuit steken. Wat betreft het neerzetten van de oplossingen heeft Maarten daar zeker aan voldaan, en meer dan dat!"
Voor- en nadelen
"Besparingen in euro’s? Daar durf ik me niet aan te wagen. Onze wens was ook niet direct fte’s te besparen maar om te groeien en grotere volumes (aantal leasecontracten) per medewerker te verwerken. Zeker is dat als de huidige fusie afgerond is, de te verwerken aantallen van facturen en documenten verder omhoog gaan. Inmiddels werken nu 5 gebruikers actief met de software, dus scannen, valideren etc. en dat gaat goed. Maar minstens zo belangrijk om te noemen is er dat wel 140 medewerkers zijn die efficiënt gebruik maken van de informatie die beschikbaar komt.
En nadelen tja, eigenlijk was het enige wat me tegenviel, was het vlot verkrijgen van de licentie uitbreidingen bij de leverancier, dat verliep helaas moeizaam."
Tip! "Goede consultants zijn schaars. Zorg ervoor dat straks meerdere consultants veel van jullie toekomstige oplossingen weten zodat de pool van professionals waar klanten een beroep op kunnen doen, zo groot mogelijk is. Klanten hebben hier veel profijt van."
2020: Wat wordt onze roadmap naar de toekomst?
"Op functioneel vlak krijgen we in de toekomst een belangrijke uitdaging. ReadSoft XBOUND, onze huidige oplossing voor het verwerken van documenten wordt niet meer actief ontwikkeld, ook zijn het aantal consultants die hiervoor kunnen worden ingezet dun gezaaid. Onze hoop is dan ook op nieuwe, vervangende oplossingen van Simac.
Dus dat wij kunnen meeliften op de migratie die komt, op de ontwikkelingen van nieuwe toekomstgerichte oplossingen van Simac. Ik heb daar hoge verwachtingen van. En wat wordt dan onze roadmap naar de toekomst? Over die uitdaging ga ik in 2020 graag met jullie praten!"
"De relatie met deze klant is gewoon goed, we konden direct schakelen en hebben fijn samengewerkt. Ook in de toekomst denken we graag mee, zo verwacht ik dat er voor Terberg Business Lease Group zeker stappen te zetten zijn op gebied van RPA."
Jeffrey Wijtman, IT-specialist van De Terberg Group
Jeffrey Wijtman valt sinds de fusie (van Terberg Leasing en Business Lease Nederland tot Terberg Business Lease Group eerder dit jaar) rechtstreeks onder De Terberg Group en is sindsdien verantwoordelijk voor het beheer van de ERP-omgeving.
Jeffrey werkt sinds 1996 bij Terberg Leasing en is sindsdien vanuit verschillende functies betrokken bij alle IT-ontwikkelingen. Vanaf 2007 is hij verantwoordelijk voor het neerzetten van een nieuw IT-landschap en de daarbij behorende oplossingen.
Over De Terberg Business Lease Group
Medio 2019 slaan Terberg Leasing en Business Lease Nederland de handen ineen en gaan ze verder onder de naam Terberg Business Lease Group B.V. (TBL-Group); met het label Justlease op het gebied van Private Lease. De Royal Terberg Group, waar Terberg Business Lease Group onderdeel van is, is een bevlogen familiebedrijf en al meer dan 150 jaar actief in de automotive branche.
Met 28 werkmaatschappijen in 9 landen en 2400 medewerkers is de Royal Terberg Group één van de grootste onafhankelijke leveranciers van specialistische voertuigen van 4 merken. De focus ligt daarbij op innovatie, transformatie en waarde creatie.
