Dit zijn de meest gestelde vragen over OCR

10 x vraag & antwoord over scanning en herkenning. OCR specialist Victor geeft antwoord op de meest gestelde vragen die via de chat, info box en support binnenkomen en vanuit gesprekken met klanten. 

1. Wat is OCR?

Gescande afbeeldingen snel en automatisch omzetten in een digitaal te bewerken tekst, daar gaat het hier over. OCR is de afkorting voor Optical Character Recognetion. U beschikt dus over een digitaal te bewerken tekst nadat OCR software de tekst heeft herkend van bijvoorbeeld een gescand formulier, een factuur etc.

2. Wat zijn de voordelen van OCR?

Als u documenten met OCR software verwerkt, verwerkt u de informatie sneller; nauwkeuriger en komt de inhoud dusdanig beschikbaar dat u hiermee ook op andere terreinen inzicht en controle verkrijgt (denk bijvoorbeeld rapportages over leveranciers). 

"Waren we voorheen ongeveer 8 uur per week met de facturen bezig, nu zijn we in nog geen uur per week door alle facturen heen en dat is inclusief de facturen waar correcties nodig zijn.”

Wibo Kloosterman - Directeur WeKaDATA

Zorgeloos scannen?

Simac adviseert, levert en onderhoudt Canonscanners en biedt maximale service & support. Onze collega Marcel Wentink weet er alles van. Zoekt u een scanner of heeft u een vraag?

Stuur Marcel een mail
OCR

3. "Voor welke processen kan ik OCR goed inzetten?" Voor alle financiële en transactionele processen waarbij het gaat om het verwerken van documentstromen. Denk hierbij concreet aan facturen, salesorders, vrachtbrieven, inkooporders, pakbonnen etc.

Demo

4. "Kan ik een demo krijgen van OCR software?" Uiteraard, neem contact met ons op voor het maken van een afspraak met een van onze OCR-specialisten; Roland, Victor, Maarten, René, Arnoud of Ryan.

5. Wat kost OCR en wat moet ik aanschaffen?  

De te maken keuzes spelen hierbij een grote rol. Om welke volumes gaat het? Voor welke opties kiest u? Kiest u bijvoorbeeld alleen voor  de herkenning van de headergegevens of ook van line-items? En gaat u voor een on-premise (eenmalig hogere kosten) of een cloudoplossing? Afhankelijk van dergelijke keuzes kunnen de kosten per bijvoorbeeld een factuur wel van 60 cent teruglopen naar 30 cent of zelfs naar 15 cent.

6. Met welke OCR software werkt Simac?

  • Wij bieden u OCR software voor gestructureerde documenten (de data staat op een vaste plek zoals bij bloedprikformulieren en toetsformulieren) TeleForm.
  • Wij bieden u OCR software voor semigestructureerde documenten (waarbij informatie wel op het document staat maar niet vooraf bekend is hoe, wat en waar... denk aan bijvoorbeeld banknummer, leveranciersnummer, btw etc.) ReadSoft (ReadSoft Invoices & ReadSoft Online) en/of OpenText.

7. Hoe hoog is de herkenningsgraad?

Dat hangt af van de gekozen oplossing en omstandigheden maar om een indicatie te geven: we garanderen u bij bijvoorbeeld facturen een herkenningspercentage van minimaal 70% op veldniveau.

In samenwerking met onze klanten streven we continue naar een hoger herkenningspercentage en we nemen hier ook een voortrekkersrol in. Een recent voorbeeld hiervan een onze nieuwe tool die inzicht geeft in de herkenning van ReadSoft Invoices en een goed startpunt is voor optimalisatie.

“Waarom is de algehele herkenningsgraad bij de ene klant bijna 90% en haalt een andere klant dat bij lange na niet? Dit intrigeert mij! We gaan voor een hoge herkenningsgraad bij iedere klant! Deze tool geeft veel inzichten zorgt voor een duidelijk uitgangspunt. Daarna kunnen we, samen met de klant, doelgericht aan de slag zodat het herkenningspercentage in korte tijd stijgt!”

Sebastian van Til - Consultant Simac

Simac sponsort de Nijmeegse Vierdaagse

We doen dit met het leukste formulier van Simac, 'het voetjesformulier'. Elk jaar weer komt er heel wat kijken bij het opmaken, leveren, scannen, verwerken en analyseren van de 10.000 blaarbehandel formulieren.

Lees meer

 


8. Hoe snel kan ik werken met jullie OCR software?

Dat hangt natuurlijk af van de te realiseren oplossing zelf (koppelingen), inzet van de partijen zelf en (externe) omstandigheden.

In theorie is een standaard ReadSoft Invoice implementatie mogelijk in 8 dagen en een ReadSoft Online implementatie zelfs in 3 dagen. Maar in de praktijk blijkt geen enkele implementatie 100% standaard. Het is dan ook realistischer om uit te gaan van een aantal sessies met een consultant en een doorlooptijd van een periode van 6 tot 15 weken dan wel een bandbreedte van 2 maanden.

“Een koppeling is vrijwel altijd te realiseren. Bij Simac hebben we hiervoor de benodigde kennis en ervaring. We bekijken altijd welke koppelingsvlakken het ERP-systeem biedt en welke wijze van koppelen de beste oplossing is voor wat betreft functionaliteit, stabiliteit en toekomstbestendigheid.”

René Buursma - Senior consultant bij Simac
ERP

9. Met welke ERP-systemen koppelt Simac Document Solutions? We hebben met al meer dan 50 (ERP-) systemen een naadloze integratie gerealiseerd. Nog geen koppeling? Geen probleem, we kunnen aansluitingen met uw ERP-systeem/ boekhoud pakket/ Purchase-to-Pay oplossing voor u verwezenlijken zodat u voortaan iedere ontvangen XML, pfd, Wordbestand etc. vlot verwerkt.

Support

10. Doet Simac onderhoud & support op haar OCR software? Jazeker, als u met onze software werkt, staat onze service- en support afdeling dagelijks voor u klaar voor het beantwoorden van al uw vragen. Een kijkje nemen achter de schermen van deze altijd aanwezige afdeling? Lees dan meer op onze website meer over Marcel Wentink, Şenol Sözen en Pieter Roos en hun werkwijze >

Gebruikt u ReadSoft Invoices? Ga voor de beste support >

Welkom bij Simac

Mijn naam is Victor Weekhout, manager support & consult bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Mijn naam is Victor Weekhout, manager support & consult bij Simac en ik beantwoord graag uw vragen. Bel naar kantoor, chat met ons of klik op onderstaande button.

Stel uw vraag!