10 x vraag & antwoord over factuur- en documentherkenning. OCR specialist Victor geeft antwoord op de meest gestelde vragen die binnenkomen via telefoon, info box en support van klanten.
1. Wat is OCR?
Gescande afbeeldingen snel en automatisch omzetten in een digitaal te bewerken tekst, daar gaat het hier over. OCR is de afkorting voor Optical Character Recognition. U beschikt dus over een digitaal te bewerken tekst nadat OCR software de tekst heeft herkend van bijvoorbeeld een gescand formulier, document, een factuur etc.
2. Wat zijn de voordelen van OCR?
Als u facturen en documenten met OCR herkenningssoftware verwerkt, verwerkt u de informatie sneller en nauwkeuriger. Met de verzamelde data krijgt u ook op andere terreinen inzicht en controle (denk bijvoorbeeld rapportages over leveranciers).
3. "Voor welke processen kan ik OCR goed inzetten?" Voor alle financiële en transactionele processen waarbij het gaat om het verwerken van document- stromen. Denk hierbij concreet aan facturen, salesorders, vrachtbrieven, inkooporders, pakbonnen etc.
4. "Kan ik een demo krijgen van OCR software?" Uiteraard, neem contact met ons op voor het maken van een afspraak met een van onze OCR-specialisten; Roland, Victor, Maarten, René, Arnoud of Ryan.
5. Wat kost OCR en wat moet ik aanschaffen?
De te maken keuzes spelen hierbij een grote rol. Is de visie van uw bedrijf ook alleen nog maar cloudsoftware? Om welke volumes gaat het? Voor welke opties kiest u? Kiest u bijvoorbeeld alleen voor de herkenning van de headergegevens of ook van line-items? En wilt u workflow? Afhankelijk van dergelijke keuzes kunnen de kosten per factuur verschillend zijn. Wat kost OCR software Kofax AP Essentials?
6. Met welke OCR software werkt Simac?
- Wij bieden u OCR software voor semigestructureerde documenten (waarbij informatie wel op het document staat maar niet vooraf bekend is hoe, wat en waar... denk aan bijvoorbeeld banknummer, leveranciersnummer, btw etc.) ReadSoft (ReadSoft Invoices & Kofax AP Essentials) en/of OpenText.
- Wij bieden u OCR software voor gestructureerde documenten (de data staat op een vaste plek zoals bij bloedprikformulieren en toetsformulieren) TeleForm.
7. Hoe hoog is de herkenningsgraad?
Dat hangt af van de gekozen oplossing en omstandigheden maar om een indicatie te geven: we garanderen u bij bijvoorbeeld facturen een herkenningspercentage van minimaal 80% op veldniveau.
In samenwerking met onze klanten streven we continue naar een hoger herkenningspercentage en we nemen hier ook een voortrekkersrol in. Een recent voorbeeld hiervan een onze nieuwe tool die inzicht geeft in de herkenning van ReadSoft Invoices en een goed startpunt is voor optimalisatie.
“Waarom is de algehele herkenningsgraad bij de ene klant bijna 90% en haalt een andere klant dat bij lange na niet? Dit intrigeert mij! We gaan voor een hoge herkenningsgraad bij iedere klant! De tool (ReadSoft Invoices Performance Monitor) geeft veel inzichten zorgt voor een duidelijk uitgangspunt. Daarna kunnen we, samen met de klant, doelgericht aan de slag zodat het herkenningspercentage in korte tijd stijgt!”
Simac sponsort de Nijmeegse Vierdaagse
We doen dit met het leukste formulier van Simac, 'het voetjesformulier'. Elk jaar weer komt er heel wat kijken bij het opmaken, leveren, scannen, verwerken en analyseren van de 10.000 blaarbehandel formulieren.
Zorgeloos scannen?
Simac adviseert, levert en onderhoudt Canonscanners en biedt maximale service & support. Onze collega Marcel Wentink weet er alles van. Zoekt u een scanner of heeft u een vraag?
8. Hoe snel kan ik werken met jullie OCR software?
Dat hangt natuurlijk af van de te realiseren wensen/ eisen van u voor de oplossing, de koppeling met een ERP- of DMS Systeem, de inzet van de samenwerkende partijen zelf en (externe) omstandigheden.
In theorie is een standaard ReadSoft Invoice implementatie mogelijk in 8 dagen en een Kofax AP Essentials implementatie zelfs in 3 dagen. Maar in de praktijk blijkt geen enkele implementatie 100% standaard. Het is dan ook realistischer om uit te gaan van een aantal sessies met een consultant en een doorlooptijd van een periode van 6 tot 15 weken dan wel een bandbreedte van 2 maanden.
“Een koppeling is vrijwel altijd te realiseren. Bij Simac hebben we hiervoor de benodigde kennis en ervaring. We bekijken altijd welke koppelingsvlakken het ERP-systeem biedt en welke wijze van koppelen de beste oplossing is voor wat betreft functionaliteit, stabiliteit en toekomstbestendigheid.”
9. Met welke ERP-systemen koppelt Simac Document Solutions? We hebben met al meer dan 50 (ERP-) systemen een naadloze integratie gerealiseerd. Nog geen koppeling? Geen probleem, we kunnen aansluitingen met uw ERP-systeem/ boekhoud pakket/ Purchase-to-Pay oplossing voor u verwezenlijken zodat u voortaan iedere ontvangen XML, pfd, Wordbestand etc. vlot verwerkt.
10. Doet Simac onderhoud & support op haar OCR software? Jazeker, als u met onze software werkt, staat onze service- en support afdeling dagelijks voor u klaar voor het beantwoorden van al uw vragen. Een kijkje nemen achter de schermen van deze altijd aanwezige afdeling? Lees dan meer op onze website meer over Marcel Wentink, Şenol Sözen en Pieter Roos en hun werkwijze >
