"Dit is niet zomaar een lijstje. Integendeel! Dit zijn de meest voorkomende (aan)vragen van onze klanten. We vroegen hen tijdens de kennismaking, het implementatieproces en/of de samenwerking naar de belangrijkste reden(en) om op zoek te gaan naar een (andere) oplossing voor factuurverwerking. Herkent u onderstaande punten?"
1. U wilt niet langer, digitaal ontvangen facturen, printen en scannen
2. U werkt met deelleveringen dus ontvangsten zijn bepalend bij factuurverwerking
3. U werkt met meerdere cijfers achter de komma waardoor marges kunnen ontstaan
4. U bent op zoek naar pakbonmatching
5. Uw processen of applicaties zijn aan vervanging toe
6. U heeft behoefte aan rapportages voor betere monitoring
7. U wilt een grote efficiencyslag maken
8. Uw organisatie wil toekomstbestendig zijn en overstappen op een SAAS-oplossing
9. U wilt XML-facturen kunnen verzenden/ ontvangen
10. U kiest voor kwaliteit en betrokkenheid
"Voor mijn werk is het belangrijk te weten waarom onze klanten bepaalde keuzes maken, alleen dan kunnen wij hiervan leren. Dat is de reden dat we veel data verzamelen zodat we u nog beter (en op maat) van dienst kunnen zijn."
1. U wilt niet langer, digitaal ontvangen facturen, printen en scannen
McDonald’s & Simac
McDonald’s over het uitprinten van digitaal ontvangen facturen: "Dat we de facturen die we al digitaal ontvingen opnieuw moesten printen en scannen, dat was absoluut ons grootste pijnpunt." Aldus Bianca Taal - Accountant bij McDonald’s NL.
2. U werkt met deelleveringen dus de ontvangsten zijn bepalend
Bij Bo-mij waren deelleveringen een specifieke wens voor het automatiseren van het factuurverwerkingsproces. Bij een inkoop van 10 producten zijn er bijvoorbeeld 8 producten op voorraad bij de leverancier dus die stuurt er 8 af. Daar maakt Bo-mij een ontvangstbon van en die andere 2 staan dan op ‘nog te ontvangen’ producten. Dan krijgt Bo-mij een tweede levering van de inkoop. De inkoop wordt dus ook opgedeeld in meerdere ontvangsten. Het inkooplijstje is eigenlijk het bestellijstje en de ontvangsten zijn het uitgangspunt bij de verdere factuurverwerking.
"Bo-mij heeft een zeer hoge automatiseringsgraad behaald, doordat voor vrijwel elke factuur een al geautoriseerde inkooporder bestaat. Hierdoor is het mogelijk om een groot deel van de inkoopfacturen geheel automatisch in de administratie te verwerken. Het resultaat is een flink gestroomlijnd P2P-proces."
3. U werkt met meerdere cijfers achter de komma...
Waardoor marges kunnen onstaan. Het ERP-systeem van bijvoorbeeld Bo-mij (DIBIS) werkt met twee cijfers achter de komma in plaats van drie. Als een leverancier met zijn prijzen met 3 cijfers achter de komma werkt, komen ze niet altijd gelijk uit. Het zijn kleine verschillen, het gaat om afrondingsverschillen. In de factuurverwerkingssoftware Rillion bleek dit geen enkel probleem, door de koppeling van het ERP-systeem DIBIS met de P2P-software.
4. U bent op zoek naar pakbonmatching
Het interne voorraadbeheer van Janssen Kerres is gekoppeld aan hun factuurverwerking: Alles wat zij inkopen is vooraf afgesproken en wordt gefactureerd. Als er bestelde (auto) onderdelen worden gebruikt en de prijzen kloppen wordt de factuur een op een door geboekt. Met pakbonmatching is uw interne voorraadbeheer beter op orde en u ziet alleen de uitval facturen. Als er iets niet klopt bij de inkoop is het meteen zichtbaar want er is simpelweg geen match. Lees het hele verhaal >
"Pakbonmatching kan ik echt iedereen aanraden, het bevalt echt voor de volle 100%. Het is geen standaard module van Rillion, maar maatwerk van Simac Document Solutions."
5. Uw processen of applicaties zijn aan vervanging toe
Het factuurverwerkingsproces bij Bochane vóór de automatisering: Inkomende facturen kwamen op papier binnen en werden vervolgens op de centrale administratie vooraf ingeboekt in EVA, het Document Management Systeem van Bochane. Dat ging handmatig. Vervolgens ging de papieren factuur door de organisatie naar de persoon die verantwoordelijk was voor die specifieke inkoop, zijn budgethouder etc.
Deze medewerkers konden daarbij best op een heel andere vestiging zitten, sterker nog, dat was meestal het geval. Als iedereen er zijn ding mee had gedaan, dan kwam die factuur uiteindelijk weer terug bij de centrale administratie en werden eventueel nog correcties geboekt. Daarna ging de factuur naar de eindverantwoordelijke om de definitieve goedkeuring te vragen.
Herkenbaar?
Bent u benieuwd naar het huidige factuurverwerkingsproces bij Bochane na de automatisering?
6. U heeft behoefte aan rapportages voor betere monitoring
De standaard rapportage in Kofax AP Essentials™ (OCR-software voor factuurverwerking - voorheen ReadSoft Online) is er om te meten hoe efficiënt uw gebruikers werken met de software:
- Totale verificatietijd per gebruiker; Met dit rapport ziet u in een oogopslag de top 50 gebruikers die dagelijks de meeste tijd besteden aan het verifiëren van facturen en/of documenten.
- Verificatietijd per leverancier; Met dit rapport ziet u de top 50 leveranciersfacturen die het langst nodig hebben om geverifieerd te worden. Als vaak dezelfde leverancier naar voren komt kunt u hier actie op ondernemen.
- Verificatiesnelheid; Met dit rapport ziet u of uw gebruikers redelijke verificatiesnelheden behouden. Even indutten tijdens het werk is er dus met deze rapportagetool niet meer bij.
7. U wilt een grote efficiencyslag maken
Veel van onze klanten hebben dit al gedaan met de factuurverwerking software van Simac Document Solutions. Sommigen kiezen alleen voor het digitaliseren van hun factuurverwerking met OCR-software, anderen kiezen voor automatisering van het gehele Purchase-to-Pay proces (met o.a. ordermatching op basis van 3-weg matching) en sommige klanten maken al de stap naar Artificial Intelligence, Machine Learning of elektronisch factureren via PEPPOL.
"MAG45 heeft een flinke optimalisatieslag behaald door onze P2P-software Rillion in combinatie met BAAN in te zetten. Met name door 3-weg matching van de inkoopfacturen kan MAG45 veel facturen automatisch goedkeuren zonder dat er handmatige handelingen aan te pas komen."
"Op onze crediteurenadministraties waren veel fte-ers bezig met inklopwerk, prijzen controleren, ontvangstbonnen printen, bonnen toevoegen, postbakjes etc. Met P2P-software verwerken we nu zo’n 100.000 facturen. De meeste facturen zien we niet eens meer. Dit percentage ligt bij de facturen die met PO-matching verwerkt worden zelfs rond de 90%. Hierdoor besparen we een aantal fte-ers uit. Die zijn niet ontslagen, zij hebben nu tijd voor ander werk zoals de facturen die nog niet goed gematcht worden."
8. Bent u al toekomstbestendig?
Juist voor u als bestaande klant biedt dit kansen. Software as a service is tegenwoordig de standaard, tenzij er belangrijke redenen zijn om het niet te doen. SAAS-software zoals Kofax AP Essentials™ (voorheen ReadSoft Online) en Rillion (voorheen Palette Online) bieden u meer gebruiksgemak, continue optimalisatieslagen door Machine Learning en Artificial intelligence en minder administratieve handelingen.
Stap over op een SAAS-oplossing!
De software is altijd en overal toegankelijk, u heeft geen extra servers en datacenters meer nodig, u heeft rechten voor ongelimiteerd aantal gebruikers, onderhoud, updates, digitaal archief en mobiele toepassingen. De data worden in een zeer beveiligde Microsoft Azure cloudomgeving opgeslagen, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over uw dataopslag. Mail Simac direct >
9. XML-facturen verzenden/ ontvangen
William van Son: "CZ is aangesloten op het Peppol-netwerk van Simac waardoor we nu ook e-facturen kunnen ontvangen. De facturen worden 100% herkend en als XML-bestand verwerkt. Geen enkele factuur gaat nog handmatig!"
Als CZ een XML-factuur ontvangt van een leverancier die ook op het Peppol-netwerk is aangesloten, verwerken ze deze factuur direct in hun ERP-systeem PeopleSoft van Oracle. Als ze een digitale factuur, bijv. een PDF ontvangen, is er nog een tussenstap. Er wordt een inkooporder aangemaakt, dan komt de factuur binnen en bij deze stap komt Simac Document Solutions in beeld. De PDF wordt omgezet in een XML-bestand zodat ook deze verwerkt wordt in PeopleSoft. Lees meer van CZ >
10. U kiest voor kwaliteit en betrokkenheid
Simac Document Solutions is niet altijd de goedkoopste partij, maar is dat voor u de doorslaggevende factor? U kiest toch ook voor kwaliteit en betrokkenheid! Vooraf bekijken we samen wat uw wensen en eisen zijn en zoeken we een passende oplossing. Ook uw ERP-systeem is een belangrijk onderdeel van de onderhandelingen. Hebben wij al eerder een koppeling gebouwd met hetzelfde ERP-systeem en de betreffende (SAAS-)software of gaan we dat nu voor het eerst doen? Wij snappen de kunst van het koppelen! Ontdek hier met welke ERP-systemen Simac al koppelt >
Kent u mijn collega's Dico en Peter al? Heeft u een vraag, mail ze!
