Factuurverwerking bij full service automotive klant

Klantverhaal Bochane & Simac

Met zoveel bedrijven, vestigingen en activiteiten zal het u niet verbazen dat het hier om een grote administratie gaat. Tot een jaar of zes geleden deed Bochane de factuurverwerking grotendeels op papier. Met hulp van Simac als partner heeft Bochane nu een goed geoliede factuurverwerking, inclusief gekoppelde workflow voor een naadloos verlopend administratief proces door de hele organisatie.

"Op jaarbasis verwerken we zo circa 50.000 inkomende facturen. Het was destijds ingeschaald op 40.000 facturen, maar het groeit nog steeds. Mede door deze inzet hebben we fors kunnen besparen op doorlooptijden en handelingen in het factuurverwerkingsproces."

Henk Slabbekoorn - Controller bij Bochane

Het factuurverwerkingsproces vóór de automatisering

Henk Slabbekoorn (controller, financiële administratie) legt nog even uit hoe het voorheen ging: "Inkomende facturen kwamen op papier binnen en werden vervolgens op de centrale administratie vooraf ingeboekt in EVA, ons administratiesysteem van ADP. Dat ging handmatig. Vervolgens ging de papieren factuur door de organisatie naar de persoon die verantwoordelijk was voor die specifieke inkoop, zijn budgethouder etc.

Deze medewerkers konden daarbij best op een heel andere vestiging zitten, sterker nog, dat was meestal het geval. Als iedereen er zijn ding mee had gedaan, dan kwam die factuur uiteindelijk weer terug bij ons en werden eventueel nog correcties geboekt. Daarna ging de factuur naar de eindverantwoordelijke om de definitieve goedkeuring te vragen."

"Dat hele proces kon dagen in beslag nemen, vaak nog wel langer want niet iedereen heeft direct tijd en gelegenheid om dit af te handelen. Na het goedkeuringsproces werd een betaalvoorstel gedraaid en moesten alle facturen er nogmaals bij gezocht worden. Dit was ook een tijdrovend proces."

Henk Slabbekoorn - Controller bij Bochane

Digitaliseren & workflow

Om daar een eind aan te maken werd besloten te digitaliseren en het hele proces waar mogelijk te automatiseren.

Slabbekoorn: "We hebben eerst via ons netwerk wat locaties bekeken waar al een dergelijk systeem draaide. Zodoende hebben we meerdere systemen ‘aan het werk’ kunnen zien. Dat gaf wel een idee van de mogelijkheden. Voor ons was het echter van cruciaal belang dat er een koppeling met DMS EVA zou zijn. Simac was als enige in staat de gewenste functionaliteit en juiste koppeling te garanderen. 

Simac Document Solutions heeft complexe, technische materie voor ons een stuk eenvoudiger gemaakt en een passende, goed werkende oplossing geimplementeerd. Een digitaliseringsslag met aansluitende workflow maakt de cirkel voor onze (inkomende) factuurverwerking rond."

"De combinatie van de ReadSoft (herkensoftware) en Rillion (P2P-software) leverde ons, gekoppeld aan DMS EVA, de ideale oplossing. Deze combinatie maakt het voor ons ook mogelijk om naast de inkomende papieren facturen, de per e-mail aangeleverde PDF’s te verwerken. Uiteindelijk is dat misschien niet veel anders dan een gescand document, maar het moet technisch wel allemaal kunnen en vooral met elkaar kunnen werken."

Henk Slabbekoorn - Controller bij Bochane

Roland reviewt ReadSoft

Lees zijn blog!

Het factuurverwerkingsproces na de automatisering


Deze implementatie heeft Bochane een forse besparing opgeleverd

Slabbekoorn: "Op jaarbasis verwerken we zo circa 50.000 inkomende facturen. Het was destijds ingeschaald op 40.000 facturen, maar het groeit nog steeds. Mede door deze inzet hebben we fors kunnen besparen op doorlooptijden en handelingen in het factuurverwerkingsproces.

Het systeem heeft zich dus ook nog eens snel terugverdiend. Bovendien hebben we nu veel meer inzicht in en grip op het factuurverwerkingsproces. Dat alles nu soepel verloopt geeft ons veel goodwill bij onze toeleveranciers. We willen alle stappen in de workflow zoveel mogelijk door ontwikkelen en automatiseren. Vooral bij de administratie van autobedrijven valt daar nog wel wat winst te boeken.

Bovendien hebben we de contractmodule aangeschaft, om nog meer inzicht te krijgen. Na het scannen en toevoegen van een notificatiefunctie kunnen we door het systeem op tijd worden gewaarschuwd wanneer bepaalde overeenkomsten aflopen. Ook dat levert forse besparingen."


Inkomende facturen gaan nu een heel ander proces door bij Bochane

Slabbekoorn: "Papier wordt gescand en de gegevens op de factuur worden door de ReadSoft software herkend. PDF’s worden in een vaste map opgeslagen en de ReadSoft applicatie haalt die bestanden op uit die map om ze uiteindelijk op dezelfde manier te verwerken als het papier. Alle gegevens worden via een verificatie-module gecontroleerd en gevalideerd, zodat er geen foutief geïnterpreteerde velden over blijven. Die factuurgegevens komen na deze goedkeuring in Rillion, dat weer is gekoppeld aan EVA.

Handmatig wordt (nu nog) op de centrale administratie een grootboekcode toegevoegd en vervolgens kan de factuur de workflow in. Elke stap in de workflow is gedefinieerd en kan alleen door werknemers met bepaalde bevoegdheden worden gedaan.

Via alle te doorlopen stappen in de workflow maakt Rillion aan het eind van de digitale rit, na de laatste goedkeuring door de financieel directeur, een XML-bestand aan van de factuur, wat EVA dan weer automatisch ophaalt. En dan kan deze factuur direct betaalbaar worden gesteld, want bij de eerste verificatie wordt de factuur gekoppeld aan de juiste crediteur middels het bankrekeningnummer.

Er wordt enkel steekproefsgewijs nog een controle gedaan. De financieel directeur komt bij de laatste stap pas in de workflow. Dat is zo ingeregeld in het systeem. Niemand kan die stap overslaan of uit het systeem halen, zodat alles uiteindelijk zijn fiat moet hebben voor het werkelijk tot betalen komt."

P2P software

Lees meer over Rillion

Soepele conversie

"Inmiddels is ook alweer het nodige aangepast. Sinds medio 2017 zijn we overgestapt op de kostprijsmodule in EVA. Dit betekent dat we de onderdelenfacturen moesten gaan matchen met pakbonnen. Die pakbongegevens moesten worden ingelezen in Rillion en aan de inkoopfacturen gekoppeld worden. Dit was een hele operatie en heeft best wel wat voeten in de aarde gehad.

Na diverse aanpassingen werkt het nu zoals we graag willen. Het is duidelijk. Door een combinatie van ‘Best of Breed’-technologieën en kennis van zaken bij Simac heeft Bochane Groep een forse stap vooruit gemaakt. De weg naar digitalisering is ingeslagen en het eind is nog niet in zicht…" aldus Henk Slabbekoorn.

Hoe kom ik van mijn papieren facturen af?

Lees het hier
Mijn naam is Peter Bouwmans. Bent u actief in de automotive? Werkt u met dit DMS en zoekt u een oplossing voor factuurverwerking?
Koppelen met DMS EVA
Mijn naam is Peter Bouwmans. Bent u actief in de automotive? Werkt u met dit DMS en zoekt u een oplossing voor factuurverwerking?