Veel administratieve processen zoals factuurverwerking, tenaamstellingen, bekeuringen uit systemen lezen, digitale verkoopdossiers en andere foutgevoelige taken zijn zeer geschikt voor automatisering. Met veel plezier helpen wij in het vinden van processen die geautomatiseerd kunnen worden. Wat zijn de plannen voor 2025? We vroegen het Peter Bouwmans, directeur Simac Document Solutions en verantwoordelijk voor de Automotive.
Waarom zouden bedrijven in de Automotive voor Simac kiezen?
Simac is een familiebedrijf. We gaan altijd voor continuïteit en de langer termijn relatie. We kennen de uitdagingen van de spelers in deze markt en zijn bekend met de grote en kleine merken en dealers van Nederland.
"Simac Document Solutions heeft al 30 jaar ervaring en inmiddels 80 klanten in de Automotive. Dat maakt ons een betrouwbare partner. Het zijn de mensen waar je zaken mee doet."
De Automotive branche is volop in beweging. Sommige bedrijven hebben het moeilijk zien we om ons heen, de overheidsplannen hebben invloed, grote partijen nemen kleinere dealers over, het agentuurmodel doet steeds meer zijn intrede en ga zo door. Allemaal factoren waardoor onze klanten gebaat zijn bij een partij die meebeweegt.
Samen een stap vooruit en klaar voor de toekomst
In gesprekken stellen we ons bescheiden op maar we zetten onze expertise in om u mee te nemen naar een toekomstgerichte oplossing. Dit resulteert niet in gesprekken waar we het hebben over software X of product Y. Nee, we willen graag breder kijken en u pro-actief informeren. U kiest zelf of dit past binnen uw visie en strategie.
"Waar zitten momenteel bij u de knelpunten? En nog belangrijker, waar valt winst te behalen? Wat is uw input? In welk format of taal wilt u de data hebben? En waar moet het naartoe? Dat zijn voorbeelden van vragen die we vooraf willen weten. Denk daar alvast over na. Het resultaat? Tijd- en kostenbesparing, minder fouten in uw proces en efficiënter werken."
Via ons cloudplatform zetten we verschillende tools in, op basis van AI en machine learning, om meerdere (deel- of totaal) processen te digitaliseren of automatiseren. Ongeacht of het om documenten, orders of facturen gaat. Systemen aan elkaar koppelen is voor ons dan ook geen probleem. Zo heeft Simac Document Solutions al jaren een unieke koppeling met DMS Autoline en EVA van Keyloop en met het DMS van Incadea, welke we weer koppelen met andere systemen.
Automotive referenties van Simac Document Solutions
Inkoopfacturen automatisch verwerken bij Van Tilburg Bastianen
Van Tilburg Bastianen (Nederland) verwerkt in totaal 60.000 tot 70.000 facturen per jaar, te veel om handmatig te herkennen, matchen en goedkeuren. Voor de verwerking van facturen onderscheiden zij 2 varianten:
-
Kostenfacturen waar géén PO (order) tegenover staat.
-
Facturen waarvan de PO is aangemaakt in het DMS van Incadea.
Ze waren op zoek naar een ‘Inkoop verwerking systeem in de cloud’ voor het automatiseren van het inkoop- en factuurverwerkingsproces. Gebruikmaken van zoveel mogelijk standaard-functionaliteiten was het uitgangspunt. De oplossing van Simac Document Solutions:
-
Cloud oplossing voor herkenning van facturen op header- en regelniveau.
-
Cloud oplossing voor de inkoop, matching en goedkeuring van facturen.
-
Koppeling met de nieuwste versie van Incadea, gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Digitalisering verkoopdossiers bij Smeets Autogroep via OCR-software
De voordelen van het digitaliseren van verkoopdossiers op een rij:
-
Maandelijks scheelt het veel tijd met archiveren. Voorheen zaten alle dossiers in hangmappen en later in het CRM… in beide gevallen zaten overal veel manuele stappen tussen die we met deze oplossing geëlimineerd hebben (zoals printen, scannen, handmatig checken etc).
-
Voor een verkoper werkt het makkelijker en sneller als hij/ zij de software goed gebruikt. Het scheelt 4 uur per dossier. We verwerken er per jaar gemiddeld 2000 dus reken maar uit. Eerder moest een verkoper de volgende stappen doorlopen: Verkoper print order, tekenen klant, inscannen order, rijbewijs toevoegen via mail. Dat document weer printen en toevoegen aan het dossier, dan (inscannen) en doorsturen. Dan pas kon het document in het CRM.
-
Doordat een verkoper alle informatie altijd en overal zelf kan opzoeken in het systeem, besparen zij ook tijd in hun dagelijks werk. De tijd die ze nu bezig zijn met vragen stellen over een dossier, waar ze iets kunnen vinden, een nummer etc kunnen ze besteden aan ander werk zoals verkoop, offertes en een goede klantrelatie.
-
"Debiteuren beheer (afdeling) kan ook in de software kijken dus die hoeven ook geen vragen meer te stellen wat onze collega Mark en henzelf veel tijd scheelt.”
Janssen Kerres 100% tevreden over pakbonmatching
Pakbonmatching bij Janssen Kerres, inmiddels overgenomen door Hedin Automotive, zorgde voor een korte doorlooptijd en een enorme tijdsbesparing: "Onze pakbonmatching is maatwerk van Simac. Dit houdt in dat ons interne voorraadbeheer gekoppeld is aan onze factuurverwerking: We kopen onderdelen in en hebben daar vooraf afspraken over gemaakt. Alles wat we van de importeur ontvangen, is afgestemd en van alles wat we inkopen krijgen we een factuur."
"Als er onderdelen worden gebruikt en de prijzen kloppen wordt de factuur een op een door geboekt. Dit zorgt voor een verkorte doorlooptijd en een enorme tijdsbesparing. Pakbonmatching kan ik echt iedereen aanraden, het bevalt echt voor de volle 100%." Aldus Helma Bus, Hoofd Administratie bij voorheen Janssen Kerres.
Kortere voorbereiding bij Smeets Autogroep voor een audit
"Een mooie bijkomstigheid van de oplossing: ‘digitalisering verkoopdossiers’ is een veel kortere voorbereidingstijd voor een audit. Het kostte Mark voorheen minstens 3 dagen om alle dossiers en documenten te verzamelen, op orde te hebben en te checken of alles compleet is. En dat is alleen nog maar voor een audit… die we tegenwoordig al 2 keer per jaar hebben." Aldus Pieter Dorssers - Financieel directeur bij Smeets Autogroep.
Digitalisering verkoopdossiers bij Dusseldorp Automotive via OCR
"We waren op onze afdeling echt uit ons jasje gegroeid. We verwerkten al zo’n 6000 verkoopdossiers per jaar en hadden de ambitie te groeien naar 10.000 verkoopdossiers. Onder de radar waren we tijdens deze oriëntatie al bezig met de overname van BMW Den Haag en als dat doorging, wilden we daar goed op voorbereid zijn. Met deze overname zou immers nog meer druk op onze afdeling komen te liggen. Maar natuurlijk was ook het digitaliseren van documenten en het efficiënter werken met dossiers een stap die we wilden maken." Aldus Raoul Zeevenhooven - Manager Verkoopadministratie Dusseldorp
Lees de klantverhalen
- Smeets Autogroep
- Van Tilburg Bastianen
- Janssen Kerres (Hedin Automotive)
- Dusseldorp Automotive
Nieuw gezicht bij Simac
Johan van der Toorn, sinds 2 september een nieuwe accountmanager met als focus de Automotive. Wat ga je doen? "Relatiebeheer, bestaande klanten en de positie van Simac Document Solutions verder verstevigen binnen de Automotive.” Aldus Johan.
Kies een cloudoplossing!
Met onze schaalbare cloudoplossingen automatiseren en optimaliseren we uw bedrijfsprocessen. Dit kan stap voor stap of in een keer een grote verandering omdat u eraan toe bent. U verwerkt uw data- en informatiestromen, wat input is voor aansluitende processen, efficiënter en effectiever. Simac ontzorgt u!
We laten u het graag zien, vraag een demo aan!
