Referenties

Digitalisering verkoopdossiers via het Cloud platform van Simac

Automotive klanten hebben o.a. te maken met verkoopdossiers. Bij het verkopen van een auto komt op administratief gebied veel kijken. Zo moeten er veel verschillende documenten opgeslagen worden in het verkoopdossier en deze moet compleet zijn. Als er sprake is van veel vestigingen, afdelingen en medewerkers kan dit ervoor zorgen dat documenten kwijt raken of dossiers niet compleet zijn.

"Een eerste stap was al (eerder) het digitaliseren van verkoopdossiers, via OCR-software. Alle documenten worden na scanning & herkenning digitaal opgeslagen op één plek. Simac heeft nu de stap gemaakt om dit met Simac Cloud Services te doen via het bijbehorende Cloud platform waardoor de herkenning 100% is en handmatige handelingen geminimaliseerd."

Peter Bouwmans - Directeur en automotive expert bij Simac Document Solutions

Digitalisering Verkoopdossiers bij Renault STAM


Oude situatie

Bij Renault STAM (vestigingen in Amersfoort en omstreken) worden alle gegevens, communicatiegeschiedenis, orders, bestellingen en afleveringen voor hun klanten opgeslagen in SAM (Sales and after-sales Management software). Het is voor Renault STAM essentieel dat ook externe, voor verkoop relevante, documenten toegevoegd kunnen worden aan het juiste verkoopdossier binnen SAM. In het verleden werden deze documenten gescand en vaak handmatig toegevoegd aan SAM waarbij er gebruik gemaakt werd van OCR scansoftware en scanners binnen verschillende vestigingen. Hierbij werden de volgende documenten verwerkt:

  • Inkoopfacturen van Renault Nederland
  • Interne werkorders
  • Tenaamstellingen van auto’s
     

Deze documenten moeten aan de hand van unieke kenmerken toegevoegd worden aan SAM en dit was voor elke type document weer verschillend.


Nieuwe (huidige) oplossing

Bij Renault STAM hebben we ervoor gekozen om de complete oplossing als Cloud dienst aan te bieden. Dit heeft vele voordelen waaronder een besparing op eigen IT infrastructuur, onderhoud & support maar ook flexibiliteit en de mogelijkheid om alleen voor gebruik te betalen. De Cloudoplossing bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Cloud platform/ Business Process Management platform
    Dit Cloud platform wordt gebruikt om alle documenten te verwerken – van start tot eind en biedt mogelijkheden om alle processen 24/7 te monitoren.
  • RPA (Robotic Process Automation)
    Binnen het Cloud platform heeft Simac de mogelijkheid om gebruik te maken van verschillende modules, waaronder RPA. Bij Renault STAM wordt RPA ingezet om het menselijk handelen tot een minimum te beperken maar ook voor slimme data extractie van de inkomende documenten.

Hoe werkt 'digitalisering verkoopdossiers' via het Cloud platform?

Door de nieuwe (huidige) cloudoplossing is Simac Document Solutions in staat om alle inkomende documenten, zoals ‘inkoopfacturen Renault Nederland’, interne werkorders en tenaamstellingen slim en snel af te handelen. Dit doen we als volgt:

  • De inkomende documenten zijn PDF-documenten die via e-mail worden verstuurd en automatisch worden afgevangen door het Cloud platform.
  • De PDF documenten (bijlagen e-mail) worden vervolgens automatisch naar de RPA module geleid waar de documenten automatisch worden geclassificeerd.
  • Na classificatie wordt door dezelfde RPA module de juiste data geëxtraheerd van de verschillende PDF-documenten.
  • Doordat er gebruik gemaakt wordt van de PDF data is er geen OCR extractie noodzakelijk en bevat de data ook geen fouten (100% herkende data).
  • Na extractie worden de verschillenden documenten aangeboden aan SAM en automatisch toegevoegd aan het juiste verkoopdossier.

Wat zijn de voordelen van de nieuwe cloudoplossing?

Door de gekozen producten en cloudoplossing is het voor Renault STAM niet meer noodzakelijk om alle documenten zelf handmatig te controleren en behoeft alleen de uitzonderingen nog hun aandacht. Dit levert de volgende voordelen op:

  • Kosten besparing op personeel.
    Er is minder interactie van medewerkers noodzakelijk.
  • Werkplezier gaat omhoog!  
    Het controleren van de documenten is vervelend werk en is nu beperkt tot een minimum (uitzonderingen).
  • Verbetering van de kwaliteit van data.
    De documenten worden altijd in het juiste verkoopdossier geplaatst en tevens is de kwaliteit ervan verhoogt.
  • Kostenbesparing op software licenties en onderhoud.
    Onze Cloud oplossing behoeft geen licenties en onderhoud. De kosten worden berekend op basis van verbruik per transactie.
  • Flexibel en opschalen altijd mogelijk.
    U heeft altijd de mogelijkheid om andere processen ook via het Cloud platform te automatiseren. Als u en uw team eenmaal gewend zijn aan een nieuwe manier van werken nemen we samen het volgende proces onder de loep.

Inventarisatie & ontwerp nieuwe oplossing bij Renault STAM


Analyse & inventarisatie

De ontwikkelingen gaan snel en de huidige (oude) situatie was aan vervanging toe. Tevens had Renault STAM besloten om het eigen IT-server park te verhuizen naar een externe partij. Dit zorgde ervoor dat Simac gevraagd werd om mee te denken voor een nieuwe oplossing om bovenstaand proces te ondersteunen. De grootste wens van Renault STAM voor dit nieuwe proces was minder menselijk handelen en de kwaliteit van de aangeleverde data moest omhoog om fouten te minimaliseren.


Ontwerp nieuwe Cloudoplossing 

Na een uitvoerige proces analyse in samenwerking met Renault STAM hebben we de verschillende processen waar nodig aangepast. Hierdoor werd het menselijk handelen geminimaliseerd, de kwaliteit van data verhoogd en alleen de uitzonderingen (uitgevallen documenten) worden nog door mensen afgehandeld.

Hoe werkt deze Cloudoplossing voor ons?
Vanwege AVG-wetgeving moeten we u vragen de marketing-cookies te accepteren.
Mijn naam is Ryan Schmets, Cloud consultant bij Simac. Bent u er ook aan toe om toekomstbestendig uw bedrijfsprocessen te automatiseren?
Simac Cloud Services
Mijn naam is Ryan Schmets, Cloud consultant bij Simac. Bent u er ook aan toe om toekomstbestendig uw bedrijfsprocessen te automatiseren?