Accounts Payable (AP). Opeens valt het op… het staat overal. Maar wat is het precies? Wat kan het, wat kost het? En wat kan Accounts Payable voor u betekenen? In dit item geeft Dico Harteman antwoord op 10 AP-gerelateerde vragen. Ook gaat hij in kort in op de ontwikkelingen van RPA en AI voor factuur- en documentverwerking.
1. Wat betekent Accounts Payable?
"Accounts Payable (afgekort vaak AP) betekent vertaald 'de te betalen rekeningen'. Het gaat om handelingen op de rekening(en) van een organisatie voor de te ontvangen en te betalen facturen, vaak ook wel de crediteurenadministratie genoemd. In de praktijk gaat het bij Accounts Payable (afdelingen) over de verwerking van grotendeels repeterende facturen van in de meeste gevallen bekende leveranciers."
2. Wat is het verschil tussen Accounts Payable en Purchase-to-Pay?
"De begrippen Accounts Payable (AP) en Purchase-to-Pay (P2P) betekenen wezenlijk iets anders maar in de praktijk merk ik dat deze twee termen steeds vaker gewoon door elkaar worden gebruikt..."
Accounts Payable
"Een Accounts Payable-oplossing zorgt ervoor dat alle inkomende facturen (via scan of PDF) automatisch worden ontvangen, herkent en verwerkt (doorgestuurd naar het ERP-systeem of een ander proces ingaan)."
Purchase-to-Pay
"Een Purchase-to-Pay-oplossing is een totaaloplossing. Met een P2P-oplossing automatiseer, standaardiseer en beheers je bedrijfsprocessen vanaf het centraliseren en vóór het autoriseren van de inkopen, het matchen van de inkooporders aan facturen en ev. het matchen van facturen aan contracten tot aan de controle, goedkeuring en betaling van de facturen."
3. Wat is de AP-oplossing van Simac Document Solutions?
"Een goed voorbeeld van een eigentijdse Accounts Payable oplossing is de SAAS software ReadSoft Online. Kleinere en middelgrote bedrijven blijken voor hun digitale factuurverwerking goed uit de voeten te kunnen met ReadSoft Online."
"Bij complexe vraagstukken rondom bijvoorbeeld automatische ordermatching (3-weg matching) met verzamelfacturen, uitgebreide rollen en rechtenstructuur en bij het automatisch genereren van een boekingsvoorstel of flowvoorstel kiezen bedrijven eerder voor onze Purchase-to-Pay software Palette. Wij bieden Palette zowel als cloudoplossing (Palette Online) als een on-premise oplossing aan."
4. Heb je voorbeelden van klanten die met AP of P2P-oplossing werken?
"Jazeker inmiddels hebben we al meer dan 140 klanten die met ReadSoft Online of Palette werken en het aantal klanten blijft gestaag toenemen. Met ons eigen Simac cloud services platform hebben we de perfecte uitgangspositie om nieuwe klanten snel te implementeren en te integreren met welk ERP-systeem dan ook. Bekende namen van ReadSoft Online klanten zijn bijvoorbeeld SodaStream en UNICEF."
UNICEF
Lees het klantverhaal
"Recente voorbeelden van klanten, die sinds dit jaar met onze Purchase-to-Pay oplossing werken, zijn onder andere A.S. Watson en Bidfood Nederland."
A.S. Watson
Lees het klantverhaal
Bidfood
Lees het klantverhaal
5. Wat zijn de belangrijkste voordelen van ReadSoft Online?
"ReadSoft Online is standaard SAAS software voor (geautomatiseerde-) digitale factuur- en/of documentverwerking."
Snelle implementatie/integratie
"Binnen een paar dagen kunnen wij deze oplossing implementeren en naadloos integreren met elk doelsysteem."
Toekomstgerichte oplossing
"Het steeds verder ontwikkelen van de diverse landenprofielen en bijbehorende templates (inmiddels gaan jaarlijks circa 50 miljoen facturen door ReadSoft Online!)."
Gebruikersvriendelijke software
"Het zelflerende karakter en de gebruiksvriendelijkheid van de software zorgen ervoor dat de medewerkers van de financiële administratie zich voornamelijk kunnen gaan bezighouden met de afwijkingen, uitzonderingen of nieuwe leveranciers."
Hoge herkenningsgraad
"De hoge mate van herkenning door vrije tekstherkenning en het automatisch aanmaken van templates op zowel header- als line-item niveau zorgt ReadSoft Online direct voor een hoge mate van automatisering (minimaal 80-95% herkenningsgraad). Of het nu een pdf-factuur of e-factuur (UBL) betreft de oplossing kan deze facturen automatisch verwerken zonder dat u hiervoor veel handmatige handelingen hoeft te verrichten."
"Het is zelfs mogelijk om leveranciersfacturen bij volledige herkenning op zowel header- als factuurregelniveau automatisch (zonder menselijke handelingen) door te sturen naar de goedkeuringsworkflow of bij ordermatching direct door te sturen naar het doelsysteem."
"Ik weet nu dat als we bijvoorbeeld een factuur van KPN krijgen en het factuurbedrag staat altijd op dezelfde plek en je hebt 'm de eerste keer handmatig als goed beoordeeld de software de volgende keer weet: 'dat is KPN en het factuurbedrag staat op die plaats'. ReadSoft Online is zelflerende OCR software. Het laten leren van de applicatie, dat is echt nieuw voor ons."
"Samenvattend heb je met ReadSoft Online een prachtige oplossing in huis om je digitale factuurverwerking (Accounts Payable) te automatiseren!" Aldus Dico Harteman.
6. Wat kost een Account Payable-oplossing?
"Omdat ReadSoft Online een modulaire en standaard SAAS-oplossing voor digitale factuurverwerking is, kunnen we deze vraag snel beantwoorden. Uiteraard zijn er echter een aantal factoren waar dit vanaf hangt. Denk hierbij aan de volgende factoren zoals welke modules (Capture, Line-items, Workflow en Digitaal Archief) neem je wel of niet af, wat is het jaarlijks volume aan facturen (prijs is per 1.000-tal mogelijk), voor welke contractduur wil je gaan (12 maanden of veelvoud hiervan) etc."
"Of ik een indicatie kan geven? Ja, over het algemeen kan ik binnen een paar minuten een budgetindicatie voor zowel de implementatie, integratie als de jaarlijkse softwarekosten van ReadSoft Online geven. Voor bijvoorbeeld 10.000 facturen per jaar liggen de softwarekosten tussen de €140 en €500 per maand. Uiteraard gaat het niet alleen om eenmalige- of jaarlijkse kosten maar kijk vooral wat deze oplossing de organisatie oplevert."
7. Wat zijn de toekomstverwachtingen voor Accounts Payable?
"Je zult versteld staan hoeveel bedrijven hun facturen nog handmatig verwerken; of via de mail ontvangen facturen uitprinten en weer scannen. Voor al die bedrijven biedt onze AP-oplossing ReadSoft Online een enorme optimalisatie die ook nog eens snel te implementeren is."
Verschuiving naar cloudoplossingen
Ik verwacht dan ook dat het aantal ReadSoft Online klanten de komende jaren alleen nog maar toe zal nemen. Dat past ook in de trend van de verschuiving naar cloudoplossingen.
Steeds hogere herkenningsgraad en mate van automatisering
Door de toenemende volumes van originele PDF’s en e-facturen (bijvoorbeeld PEPPOL of UBL-formaat) kunnen we een steeds hogere mate van herkenning op zowel header- als factuurregelniveau garanderen en dat zorgt ervoor we het gehele proces van digitale factuurverwerking incluis ordermatching en goedkeuren van facturen steeds verder kunnen automatiseren.
8. Wat is de rol van RPA en AI in document- en factuurverwerking?
"Er gebeurt natuurlijk ook van alles op gebied van factuur- en documentverwerking met Robotic Process Automation (RPA) of Artificial Intelligence (AI). Dat is ook heel interessant voor onze klanten. We hebben daar ons eigen Business Process Managent platform voor ontwikkeld genaamd Simac Cloud Services!"
"Als Simac nemen we elk bedrijf op elk gewenst moment mee in deze digitale transformatie. Als familiebedrijf blijven we vooral kijken naar de langere termijn. Zo bespreken we regelmatig met onze klanten welke innovatieve oplossingen mogelijk toegevoegd kunnen worden aan de bestaande dienstverlening of oplossing."
Koppeling met AFAS
Zo verwerkt onderwijsklant Noorderpoort via Simac Cloud Services met de koppeling van ERP-systeem AFAS (aan ReadSoft Online) online jaarlijks 25.000 inkomende facturen.
9. RPA en AI voor factuur- en documentverwerking... dat klinkt nog vaag.
Kan je het wat concreter maken?
"Wij zien momenteel een enorme vlucht voor het automatisch verwerken en eventueel matchen van bijvoorbeeld andere documenttypes. En dan kan je echt aan van alles denken zoals pakbonnen, werkorders, opdrachtbevestigingen, inkoop- of verkooporders, gebruikersverklaringen, garantiebewijzen, koopovereenkomsten of certificaten… Doordat wij bij Simac Document Solutions een eigen ontwikkelteam hebben, kunnen we snel en eenvoudig alle gewenste doelsystemen naadloos integreren aan ons platform waardoor we geen hoge implementatiekosten en lange doorlooptijden hoeven te rekenen aan onze opdrachtgevers."
"Met Simac Cloud Services zijn wij in staat alle mogelijke facturen en documenten zonder lange doorlooptijden te herkennen, te controleren en te managen. Het platform koppelt verschillende applicaties aan elkaar (zorgt dat ze met elkaar kunnen praten) en automatiseert daardoor uw data- en bedrijfsprocessen."
10. Klinkt goed maar hoe en waar zet je een eerstvolgende stap?
"Mijn advies voor factuurverwerking maar eigenlijk ook voor documentverwerking in brede zin is heel simpel… begin klein! Zeker als je het geheel qua oplossingen, kosten of wat dan ook niet goed kunt overzien. Het is vaak beter om wat meer stappen te nemen om te komen tot het gewenste resultaat te komen, dan direct een te grote stap met alle risico’s of interpretatieverschillen van dien."
