Lentiz onderwijsgroep vertelt

Onze eerste Purchase-to-Pay klant

Lentiz onderwijsgroep was onze eerste klant waarbij we onze P2P-oplossing hebben ingezet; een combinatie van goedkeuringsoftware Rillion, scanners en ReadSoft software voor de herkenning. En we hebben een koppeling gemaakt met Exact.      

In het kort:

  • Waarom kiest Lentiz voor de P2P-software Rillion?
  • Het implementatieproces
  • Wat heeft 14 jaar werken met Rillion Lentiz onderwijsgroep gebracht?
  • Wat zijn de volgende optimaliseringsstappen?
  • Een kritische noot.
  • Over de samenwerking met Simac.

Terugblik op 14 jaar werken met P2P én met Simac

Wat heeft onze oplossing deze organisatie met 14 scholen, 7800 leerlingen, 700 medewerkers en 12.000 inkomende facturen per jaar tot nu toe gebracht? De implementatie ging goed, alles verliep soepel. Voor de eerste periode werd een bypass gelegd en al in korte tijd konden we live. Ook de koppeling met Exact en de samenwerking met Simac ging goed. 

We zijn nu 14 jaar verder, het systeem is hier niet meer weg te denken. Iedereen kan ermee uit de voeten en weet waar je het over hebt. We weten hoe het werkt en we weten wat er kan met Rillion. Twee collega’s doen hier het applicatiebeheer, zij kunnen lezen en schrijven met de software.

Dus, om een voorbeeld te geven...

Toen er vrij recent een aantal (nieuwe) scholen bijkwamen, was het ‘kom maar op’. Voor de scholen zelf was het natuurlijk wel even wennen, het is toch een andere manier van werken. Aan onze wijze van automatische factuurverwerking was men snel gewend, in korte tijd is het onderdeel van de dagelijkse routine geworden.

Waarom Lentiz onderwijsgroep koos voor Purchase-to-Pay?

14 jaar geleden wilden we de stap naar digitale factuurverwerking maken. Er waren toen nog lang niet zoveel aanbieders als nu, dus toen we een shortlist opstelden, kwam Simac Document Solutions al snel bovendrijven. We kregen een goede demo, de klik was er en er was een aantal specifieke redenen om voor jullie oplossing te kiezen.

De kracht van Rillion software


Gebruiksvriendelijk

Rillion is gebruiksvriendelijk, er is intuïtief mee te werken. Dat maakte dat onze medewerkers er snel mee leerden werken. Dat geldt ook voor nieuwe collega’s; je hebt er geen complexe trainingen voor nodig om er mee aan de slag te kunnen gaan.

Flexibel

De Purchase-to-Pay software Rillion bood veel flexibiliteit bij het inrichten en paste daardoor maximaal bij onze organisatie en onze wensen. 


Rapportage mogelijkheden

Rillion biedt een scala aan rapportagemogelijkheden. Vanuit veel invalshoeken zijn rapporten op te maken, dit was voor ons erg waardevol en we maken hier dan ook veel gebruik van.

Wat heeft 14 jaar werken met P2P Lentiz gebracht?

Wat deze P2P-oplossing ons heeft gebracht kan ik niet echt in kostenbesparingen definiëren, maar dat het een efficiencyslag heeft opgeleverd, vooral aan de kant van de scholen is een ding dat zeker is. Hier op de afdeling financiën brengt de centrale factuurverwerking nog best wat werk met zich mee.

Op het moment dat je facturen zomaar de organisatie in stuurt komen die overal terecht en iedereen gaat er zo zijn eigen dingen mee doen. Je wilt dan toch dat de werkwijze past binnen de basisregels, coderingen, op welk niveau het wordt uitgesplitst, etc. Daar willen we dus graag op voorsorteren.

Wat zijn de volgende optimaliseringsstappen voor Lentiz onderwijsgroep?

De stap van papier naar digitaal, nu 14 jaar geleden, was een omslag en een optimaliseringsslag. Er komt nu veel digitaal binnen maar toch ook nog steeds op papier. Het wordt gelukkig wel steeds minder maar dat gaat heel geleidelijk.

Nu zijn er andere stappen te zetten. Denk aan de processen op onze scholen zelf en het scherp houden van onze eigen mensen. Bijvoorbeeld de wijze van inkopen en de keuze voor leveranciers met het oog op elektronisch facturen en XML-facturen.

We hebben regelmatig overleg met de administratieve medewerkers van onze scholen. Periodiek wordt met hen besproken hoe we dingen beter en efficiënter kunnen doen. We delen ook ervaringen; een slimme werkwijze op de ene school kan vaak ook op een andere school tot een verbetering leiden.

Tijd voor een kritische noot!


Standaardisatie vs. maatwerk

Lentiz heeft in het begin redelijk wat dingen aan laten passen aan onze eigen wensen waardoor we wat verder van de standaard af kwamen te staan. Maar je moet niet te ver van de basis afgaan om er ook goed mee te kunnen werken, want dan ervaar je juist eerder beperkingen.

De les die wij geleerd hebben is dat het soms makkelijker of beter is om aan de voorkant je eigen interne proces iets te veranderen in plaats van (te) veel maatwerk te implementeren. Door dichter bij de standaard te blijven, loop je later minder tegen verrassingen aan.


Communicatie omtrent update

Een aantal jaren geleden kregen we een upgrade en toen liep de communicatie niet helemaal goed. Op een gegeven moment werkte Rillion niet meer stabiel met Windows Explorer. Vanuit Simac werd er gezegd: "Probeer het met Firefox." Maar dat werkte ook niet dus bleef Google Chrome over. Ik had toen wel even het gevoel dat we terug in de tijd waren gegaan i.p.v. dat het een verbetering was.

Uiteindelijk hebben we het samen opgelost en is het weer goed gekomen. Het was wel een leermoment; zowel Simac als wij hadden dingen beter moeten voorbereiden om de upgrade soepeler te laten verlopen.

Over Lentiz onderwijsgroep

Lentiz onderwijsgroep bestaat uit 8 scholen voor voortgezet onderwijs (vmbo, havo en vwo) en 6 scholen voor mbo-onderwijs in de groene sector. Deze 14 unieke scholen bevinden zich in economische regio’s Greenport, Mainport, Midden-Delfland en de Metropoolregio Rotterdam Den Haag en zijn verspreid over 7 gemeenten.

Ruim 7500 leerlingen en studenten volgen onderwijs op een van de scholen in zowel voltijd als deeltijdopleidingen en in de vorm van contractactiviteiten. In het onderwijs worden de leerlingen en studenten voorbereid op de toekomst en gestimuleerd om het beste uit zichzelf te halen. Lentiz vindt het belangrijk dat leerlingen en studenten niet alleen kennis krijgen aangeboden, maar ook een moreel kompas en vaardigheden om zich te ontwikkelen als mens.

Mijn naam is Peter Versteegt, P2P consultant bij Simac. Zet ook de stap en automatiseer uw factuur-verwerking van bestelling tot betaling!
Purchase-to-Pay van Simac
Mijn naam is Peter Versteegt, P2P consultant bij Simac. Zet ook de stap en automatiseer uw factuur-verwerking van bestelling tot betaling!

Lentiz Onderwijsgroep & Simac

14 jaar samenwerking
12.000 inkomende facturen per jaar
Purchase-to-Pay oplossing
Herkenning van facturen
Blijf dichtbij de standaard